Job Description

Projektassistenz / Administrative Assistenz (m/w/d)

Über uns

Wir sind ein dynamisches, mittelständisches Unternehmen und legen Wert auf Teamarbeit sowie eine praxisnahe Medienkompetenz. Bei uns unterstützt jeder dort, wo Hilfe gebraucht wird – mit Flexibilität, Engagement und Freude an der gemeinsamen Zielerreichung. Wir legen Wert auf eine offene Kommunikation, kurze Entscheidungswege und die Bereitschaft, auch mal über den eigenen Kernbereich hinaus Verantwortung zu übernehmen.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Administration & Assistenz

Unterstützung der Geschäftsleitung und Projektleitung in administrativen und organisatorischen Belangen Terminplanung und -koordination (Videokonferenzen, Telefonate, Präsenztermine) Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Agenda-Erstellung, Protokollführung (Minutes of Meeting) und Abstimmung mit internen/externen Teilnehmern Erstellung und Versand geschäftlicher Korrespondenz (Deutsch und Englisch) Betreuung von Post, Paketen und Versandorganisation (UPS, DHL, Dachser, Direktfahrt) Erstellung von Rechnungen und Basic Buchungs-/Abrechnungsaufgaben (SAP)

Projekt- & Dokumentenmanagement

Pflege und Verwaltung von Projekt- und Kundenunterlagen, inkl. Erstellung von Projektordnern Kontinuierliche Aktualisierung von Projektübersichten und -dokumentationen Eigenständige Korrespondenz mit Kunden und externen Partnern gemäß Vorgabe Erstellung von Präsentationen und Unterstützung bei Angebots- und Auftragserstellung Material- und Ressourcenerfassung sowie Stammdatenpflege (Kunden, Produkte) Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP

Logistik & Versand

Erstellung von Lieferscheinen, Rechnungen und Versanddokumenten Organisation des Versands von Bauteilen Ablage von Arbeitskarten und Versandbelegen in SAP Mitarbeit in der Lagerverwaltung und bei praktischen Tätigkeiten

Ihr Profil

Gute Kenntnisse in MS Excel Grundkenntnisse in SAP Erste Erfahrungen in der Erstellung von Zeitplänen Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung Körperliche Belastbarkeit und Freude am Anpacken

Wir bieten

Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen, engagierten Team Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Projektleitung Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Vielfältige Aufgaben mit Raum für eigene Ideen und Gestaltungsspielraum
Art der Stelle: Teilzeit, Befristeter Vertrag

Gehalt: 15,00€ - 17,00€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 24–30 pro Woche

Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Sprache:

Deutsch, Englisch (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort