Job Description

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit, die unser gesamtes Backoffice eigenverantwortlich betreut und die Geschäftsführung sowie das Team unterstützt. Die Position vereint Aufgaben aus den Bereichen Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung und Personalmanagement.

Die Stelle ist angesiedelt bei der IFB Leipzig, einem gemeinnützigen Unternehmensverbund aus vier GmbHs, der sich mit vielfältigen Angeboten und Projekten für eine inklusive Gesellschaft einsetzt. Unsere Arbeit verfolgt das Ziel, Teilhabe für alle Menschen zu ermöglichen – unabhängig von Behinderung, Alter oder Herkunft.

Der Einsatz erfolgt an zwei Standorten in Leipzig: in Leipzig-Plagwitz (Birkenstraße 11) sowie im Leipziger Zentrum (Littstraße 8).

Der Stundenumfang beträgt 35–40 Stunden pro Woche. Die Stelle dient sowohl als operative Unterstützung bestehender Strukturen als auch zur Vertretung und Ergänzung vorhandener Mitarbeitender im Backoffice.

Vergütung in Anlehnung an den TVöD VKA E7 - je nach Erfahrung verhandelbar.

So könnte dein Tätigkeitsbereich aussehen:

Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Koordination und Pflege interner Dateiablagen und digitaler Ordnerstrukturen Verwaltung und Ablage von Verträgen sowie Fristenüberwachung Prüfung und Aufbereitung von Kreditkartenabrechnungen Schlüsselmanagement (Ausgabe, Rücknahme und Dokumentation) Übernahme kleinerer, standortbezogener Aufgaben und organisatorischer Erledigungen (z. B. Materialbestellungen, Dienstleisterkoordination)

Teamassistenz

Organisation, Koordination und Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Zuarbeit für die zuständigen Bereichsleitungen in administrativen und organisatorischen Aufgaben Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung von Abrechnungen Kontrolle von Pflege- und Assistenznachweisen auf Richtigkeit und Vollständigkeit Ansprechperson für Mitarbeitende und Klient:innen bei alltäglichen Anliegen Prüfung eingereichter Unterlagen auf Vollständigkeit und Nachverfolgung fehlender Dokumente Überwachung und Nachbestellung von Lebensmitteln für unsere Betriebsküche

Buchhaltung / Finanzwesen

Verantwortung für vorbereitende Buchhaltung und finanzielle Abläufe

Sortierung und digitale Aufbereitung von Belegen für die externe Buchhaltung Nutzung der cloud-basierten Software

Candis

zur Belegverwaltung und -freigabe Verwaltung der Handkasse sowie Management des Handkassengeldes Bearbeitung offener Posten (OPOS-Listen) in enger Abstimmung mit den Bereichsleitungen Unterstützung im Mahnwesen und Nachverfolgung offener Forderungen

Personalmanagement

Verwaltung und Organisation HR-relevanter Themen im Tagesgeschäft

Entgegennahme und Dokumentation von Krankmeldungen aus der Belegschaft Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Fragen rund um das Arbeitszeitkonto Kommunikation mit der Personalabteilung der Hauptverwaltung in Wiesbaden Versand von relevanten Personalunterlagen und Krankmeldungen an die Hauptverwaltung

Anforderungsprofil

Das bringst du idealerweise mit:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der Büroorganisation, Assistenz oder im administrativen Bereich Sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise Organisationstalent und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Softwarelösungen Grundverständnis für buchhalterische Abläufe (z. B. Belegsortierung, OPOS) Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeit Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen Verlässlichkeit und Verbindlichkeit

Wir bieten:

Eine sinnstiftende Tätigkeit im Feld der Inklusion Einen humorvollen, aber seriösen Arbeitsalltag Spaß, Menschen mit Behinderungen ein gutes Leben zu bereiten Möglichkeit zu Home-Office Ein sehr kollegiales und wertschätzendes Miteinander 30 Tage Urlaub pro Jahr Jährliche Sonderzahlung Mitarbeiterkarte (monatlich 50 € Einkaufsgutschein bei Vollzeitstelle) Zusatzversorgung für die Rente Regelmäßige Teamevents Teilnahme an Messen und Fachveranstaltungen Anerkennung und Achtung der Leistung unserer Kolleg:innen Weiterbildungen, je nach Bedarf (bspw. KI, Management etc.)
Im ersten Jahr wirst du hauptsächlich für die Gemeinnützige Zuhause Leipzig GmbH tätig sein, einem Assistenz- und Pflegedienst für erwachsene Menschen mit Behinderung. Du wirst parallel dazu bereits erste Kolleginnen und Kollegen sowie Prozesse, aus den verbunden Unternehmen Gemeinnützige Känguru Kindertagesstätten Leipzig GmbH und Gemeinnützige Känguru Mobil Leipzig GmbH kennenlernen. Die Anstellung erfolgt zu 100% in der Gemeinnützigen Zuhause Leipzig GmbH.

Wenn das für dich interessant klingt und du aber noch Fragen hast,
kontaktiere mich direkt. Ansonsten freue ich mich auf deine Bewerbung!

Gemeinnützige Zuhause Leipzig GmbH
Martin Becker
Birkenstraße 11
04177 Leipzig

Telefon: 01622904909

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit

Gehalt: 2.897,00€ - 3.564,00€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 35–40 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Betriebsarzt/Betriebsärztin Betriebskindergarten Firmenevents Firmenhandy Gleitzeit Homeoffice-Möglichkeit Kinderbetreuung Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort