Job Description

Du bist der

Möglichmacher,

der für reibungslose Abläufe sorgt

=========================================================================


Du meisterst den Spagat zwischen Organisation, Kommunikation und Improvisation. Mit Deinem Einsatz stellst Du sicher, dass alles wie am Schnürchen läuft – und schaffst den Rahmen, in dem alle produktiv arbeiten können.



Dein Job als Office Manager

(m/w/d)

bei comito


Du liebst es, den

Überblick

zu

behalten

, Abläufe zu

organisieren

und dafür zu sorgen, dass alles rund läuft?

Dann ist der Job als Office Manager (m/w/d) bei comito genau Dein Ding! In dieser zentralen Rolle bist du der

Dreh- und Angelpunkt im Bürobetrieb

, koordinierst die

Kundenangebote

, bereitest die

Buchhaltung

vor,

unterstützt die Geschäftsleitung

und bist

Ansprechpartner für Kollegen, Kunden und Dienstleister

. Du sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büro alles reibungslos funktioniert – von der dringenden Terminsache, bis zum letzten ToDo.

Office Management

Du managst den Büroalltag und kümmerst Dich um die Themen, die im Tagesgeschäft anfallen. Dazu gehören z.B. Telefonate, Bestellungen, Wünsche & Anregungen der Kollegen und vieles mehr.

Auftragsverwaltung

Du erstellst Angebote, bearbeitest Bestellungen und pflegst die Kundendaten im System. Die Angebote überführst Du in Aufträge, Lieferungen und Rechnungen und kümmerst Dich um den reibungslosen Ablauf.

Bewerberkontakt

Du führst Gespräche mit unseren vielversprechenden Bewerbern und qualifizierst diese für die Teamleitung und Geschäftsleitung vor. Dabei geht es ausschließlich um eingehende Bewerbungen (keine Recruiting-Tätigkeit).

Deine Benefits

------------------


Bei uns stehst

Du im Mittelpunkt

– und das zeigen wir auch. Wir legen großen Wert darauf, dass Du Dich

wohlfühlst

und Dich optimal

entfalten

kannst. Ob Du gerne im

Homeoffice

arbeitest oder im

Büro

, bei uns hast Du die Freiheit, hybrid zu wechseln. Durch regelmäßige

Fortbildungen

bleibst Du immer auf dem

neuesten Stand

, und wir unterstützen Dich aktiv bei Deiner

beruflichen Weiterentwicklung

. Als Teil unseres Teams profitierst Du von zahlreichen

Benefits

, die Deine Arbeit nicht nur

angenehmer

, sondern auch

erfolgreicher

machen.

Wertschätzung

Als Mensch in unserem Team bist Du nicht irgendeine Nummer, sondern aktiver Mitgestalter.

Eigenverantwortliches Arbeiten

Du erhältst bei uns den Raum, eigenverantwortlich zu arbeiten und Entscheidungen selbstständig zu treffen.

Hybrid-Modell

Bei uns kannst Du anteilig im Homeoffice oder im Büro arbeiten – so, verbinden wir das beste aus beiden Welten.

Familienfreundlich

Wir unterstützen Dich dabei, Beruf und Familie durch individuelle Lösungen in Einklang zu bringen.

Top-Ausstattung

Modernes Notebook, drei Monitore, höhenverstellbarer Schreibtisch? Das gehört bei uns zur Grundausstattung.

Lichtdurchflutetes Büro

Unser modernes Büro schafft durch große (öffenbare) Fenster und viel Sonne eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Team-Events

Team-Events bieten Dir die Möglichkeit, Kollegen auch abseits des Arbeitsalltags besser kennenzulernen und etwas gemeinsam zu unternehmen. Wenn Du möchtest.

Einarbeitung nach Maß

Du erhältst bei uns eine Einarbeitung, die auf Deine Vorkenntnisse und Bedürfnisse abgestimmt ist, damit Du optimal in Deine neue Rolle starten kannst.

Chefs auf Augenhöhe

Unsere Teamleiter und Geschäftsführer begegnen Dir auf Augenhöhe und sorgen für einen angenehmen Austausch.

Leistungsbonus

Gute Leistung wird extra honoriert. Hierfür gibt es einen jährlichen Bonus, der nach klaren Regeln erreicht werden kann.

DU-Form

Wir sind per Du. Im Team sowieso und auch mit vielen Kunden.

Lockerer Kleidungsstil

Bei uns kannst Du Dich kleiden, wie Du Dich wohlfühlst – ein lockerer Kleidungsstil ist willkommen. Anzüge sieht man bei uns nie.

Job-Ticket

Wir bieten Dir ein Job-Ticket, damit Du entspannt und kostengünstig zur Arbeit kommst.

Firmen-Parkplatz

Für Kollegen die mit dem Auto zur Arbeit kommen, stehen Parkplätze zur Verfügung. Einen Fahrradraum gibt es selbstverständlich auch.

Zentrale Lage

Wir sitzen im Kölner Rheinaufhafen im Microsoft-Gebäude. In der Nähe gibt es Restaurants, eine Einkaufsstraße und Bus- und Bahnverbindungen.

Kein Obstkorb

Jetzt mal ernsthaft - wer wählt denn seinen Arbeitplatz wegen des schönsten Obstkorbes aus? Viel wichtiger: Eine sinnstiftende Tätigkeit, die meistens auch Spaß macht. Wertschätzung und Verständnis durch Mitarbeiter und Vorgesetzte. Ein kollegiales Team vor dem man nicht davonlaufen möchte und das einem hilft, wenn Hilfe gebraucht wird. Das macht uns bei comito aus und wir passen zu Dir, wenn Du es ähnlich siehst. Übrigens: Kalt- und Heißgetränke sind bei uns natürlich kostenlos

Herzlich Willkommen bei comito!

-----------------------------------


Mein Name ist

Matthias Sieburg

und ich bin einer der

Teamleiter

bei comito. Mit mehr als 13 Jahren bei comito bin ich eins der “Urgesteine” hier und freue mich, Dich durch unseren Bewerbungsablauf zu führen.


Wir legen sehr großen Wert auf

Kollegialität,

Transparenz und Wertschätzung

. Das Ziel ist es, dass Du uns während des Prozesses so gut

kennenlernst

, dass Dir die Entscheidung, bei uns anzufangen, leicht fällt.


Als

Outsourcingpartner

sind wir die

IT-Abteilung unserer Kunden

. Das kann man sich im Prinzip wie eine interne IT-Abteilung vorstellen, nur dass wir eben nicht direkt zum Kunden gehören. Der Vorteil: Du bekommst auch als Mitarbeiter im Inside Sales einen

Einblick in viele IT-Umgebungen

und bleibst in der IT-Welt immer am Ball.


Wir erledigen für die Kunden…

alle IT-Projekte die Systemadministration den Support das Monitoring die IT-Leitung

… und vieles mehr rund um die IT.


Auf dieser Seite gibt es noch eine Menge weitere Details über den Job bei uns. Sollten Dir Informationen fehlen, ruf uns gerne an, oder reiche die Kurzbewerbung ein und stelle die Fragen im ersten kurzen Kennenlerntelefonat.


Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.

Wie sieht die Tätigkeit genau aus?

--------------------------------------


Im Kern übernimmst du die klassischen Aufgaben im Office Management und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft. Du behältst den Überblick über sämtliche administrativen Abläufe und packst dort an, wo es nötig ist. Als IT-Dienstleister sind wir natürlich digital organisiert – Papierakten und Ordner sind bei uns daher eher die absolute Ausnahme.

Office Management

In Deiner Rolle nimmst du interne und externe

Anfragen

per Telefon, E-Mail oder Teams entgegen und bist die

erste Anlaufstelle für alle organisatorischen Belange

. Du

koordinierst Abläufe

, und

stimmst Dich eng mit der Geschäftsleitung sowie den einzelnen Fachbereichen ab

, um

reibungslose Prozesse

sicherzustellen.



Darüber hinaus unterstützt Du bei der

Vorbereitung von Meetings

, kümmerst Dich um

Terminplanung

und

Büroorganisation

und bist

zentraler Ansprechpartner

für Kollegen, Dienstleister und Besucher. Du bist die

verbindende Schnittstelle

zwischen allen Beteiligten und sorgst dafür, dass der Büroalltag wie am Schnürchen läuft.

Auftragsverwaltung

Du

erstellst Angebote

, bearbeitest

eingehende Aufträge

, koordinierst die anschließenden

Lieferungen

und erstellst die dazugehörigen

Rechnungen

.




Gemeinsam mit dem Team übernimmst Du die

Monatsabrechnung

unserer Waren und Dienstleistungen und sorgst dafür, dass auch die

Cloud-Abrechnung

vollständig und korrekt erfolgt.



Außerdem behältst Du den

Warenbestand

im Blick und stellst sicher, dass alle Ressourcen rechtzeitig verfügbar sind. Bei

Reklamationen

kümmerst Du Dich um eine schnelle und

kundenorientierte Abwicklung

, damit unsere Kunden jederzeit zufrieden sind.

Bewerberkontakt

Du betreust den gesamten

Bewerbungsprozess

– von der

Sichtung

eingehender Bewerbungen über die

Terminorganisation

bis hin zur

Koordination und Durchführung von Erstgesprächen

mit vielversprechenden Bewerbern. Dabei bist Du zentraler Ansprechpartner und sorgst für eine professionelle, wertschätzende Kommunikation.



Gemeinsam mit den Teams

stimmst Du Dich zu Auswahlprozessen ab

, bereitest Unterlagen vor und

stellst sicher, dass alle Beteiligten jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind

. Mit Deinem Organisationstalent trägst du dazu bei, dass der gesamte Recruiting-Prozess reibungslos und effizient abläuft.

Der Ablauf Deiner Bewerbung

-------------------------------


Mein Name ist

Matthias Schlipf

und ich bin einer der beiden

Geschäftsführer

der comito GmbH und kümmere mich neben der technischen Leitung auch um den

reibungslosen Ablauf Deiner Bewerbung

. Überhaupt arbeiten bei uns quasi nur

technik-affine Personen

, denn wir mögen keinen Overhead. So schaffen wir es, dass unternehmensweit ein sehr

großes IT-Verständnis

herrscht und unerfüllbare Aufgaben ausbleiben.


Um mit Deiner Zeit

wertschätzend

umzugehen, haben wir den Bewerbungsablauf so effizient wie möglich gestaltet. Diesen darfst Du Dir so vorstellen:

1. Video-Call mit Paul

Deinen

ersten Kontakt

hast Du

mit Paul

. Paul arbeitet bei uns in der Büroorganisation und ist der Dreh- und Angelpunkt aller comito Aktivitäten. Gemeinsam mit ihm sprichst Du

ca. 15 Minuten

über Dich und Deine

Wünsche und Vorstellungen

. Ihr findet gegenseitig heraus, ob wir ein

Match

sind und sich der weitere Ablauf für beide Seiten anbietet – wertschätzend eben!

2. Teamleiter-Talk mit Matthias oder Mario

Nun hast Du den ersten Schritt geschafft und stimmst mit uns einen Termin für den Teamleiter-Talk ab. Das Gespräch kannst Du Dir als

Dialog

vorstellen, bei dem

Vorstellungen und Erwartungen

noch einmal

im Detail

besprochen werden. Wir interessieren uns für

Deinen Werdegang

und

Deine Fähigkeiten

und geben Dir Gelegenheit, Deine

Detailfragen

rund um den Job und comito loszuwerden.

3. Team-Tag bei comito

Glückwunsch! Bis hier hin scheinen wir sehr gut zusammenzupassen. Da die Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses für beide Seiten einen großen Schritt darstellt, möchten wir – und Du bestimmt auch – wirklich sicher sein. Am Team-Tag gibt es daher die Gelegenheit für ein

ungezwungenes Kennenlernen

. Du kommst für einige Stunden in die Firma, schaust den verschiedenen

Kollegen

über die Schulter, erledigst

kleinere Aufgaben

und nimmst an der

gemeinsamen Mittagspause

teil.


An dem selben Tag lernst Du auch Matthias Schlipf oder Stefan Soubusta kennen, die die Firma leiten. Dabei hast Du die Gelegenheit über

organisatorische Dinge

, wie z.B. Gehaltsvorstellungen, Bonus und Jobticket zu sprechen.

4. Dein persönliches Angebot

Geschafft! Du hast uns

restlos überzeugt

und wir Dich hoffentlich auch. Du erhältst von uns ein Angebot für einen Job bei comito. Wenn Du einverstanden bist, schreiten wir jetzt zur

Vertragsunterzeichnung

.

Wir freuen uns auf Deinen Start bei comito.