Job Description

Vollzeit oder Teilzeit | Standort Berlin

Über uns

Wir sind ein wachsendes Unternehmen im Bereich Sicherheits- und Elektrotechnik. Damit Projekte, Serviceeinsätze und Technik reibungslos laufen, braucht es klare Strukturen im Hintergrund.
Für genau diese Aufgabe suchen wir eine zuverlässige, strukturierte Mitarbeiterin.

Diese Position ist

operativ

,

prozessorientiert

und

klar abgegrenzt

.
Keine klassische Assistenzrolle. Keine Improvisation. Keine Sonderlösungen.

Deine Rolle

Du sorgst für Ordnung, Klarheit und Struktur in den Büro- und Serviceabläufen.
Du arbeitest nach festen Regeln und definierten Prozessen und entlastest Projektleitung, Service, Technik und Controlling messbar.

Wichtig:

Du arbeitest systematisch, nicht nach Gefühl.
Einzelabsprachen, Zurufe oder Sonderwege sind nicht vorgesehen.

Deine Hauptaufgaben

1. Warenannahme & Material (Kernaufgabe)

Vollständige Annahme aller Lieferungen Prüfung der gelieferten Ware Zuordnung zu Projekten oder Bestellungen Saubere Erfassung im internen ERP-/Verwaltungssystem Richtige Einlagerung oder Weiterleitung Dokumentation des Wareneingangs im internen Aufgaben-/Ticketsystem

Ziel:

Jeder weiß jederzeit, was geliefert wurde, wo es liegt und wozu es gehört.

2. Telefon, Empfang & Besucher

Annahme aller eingehenden Telefonate Strukturierte Erfassung der Anrufe im internen System Keine Zurufe oder Einzelabsprachen Freundlicher Empfang von Besuchern Organisation von Konferenzräumen und Weiterleitungen

Ziel:

Ein professioneller, ruhiger und klarer Außenauftritt.

3. Service-Termine (operativ)

Abruf und Bearbeitung vorbereiteter Service-Termine Einhaltung fester Regeln bei Terminänderungen Klärung von: Zugang Schlüsseln Ansprechpartnern vor Ort Abstimmung bei Abweichungen nach festgelegtem Eskalationsweg Pflege aller Daten im internen System

Ziel:

Reibungslose, planbare Serviceeinsätze ohne Chaos.

4. Ordnung & Arbeitsumfeld

Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit im täglichen Betrieb Pflege und Ordnung in: Konferenzraum Küche Foyer- und Eingangsbereich Tägliche Pflege und Funktionskontrolle der Kaffeemaschine Allgemeiner Überblick über den Zustand der Arbeitsbereiche

Ziel:

Ein ordentliches, funktionierendes und gepflegtes Arbeitsumfeld.

5. Post, Versand & Dokumente

Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Zuordnung und Dokumentation Organisation von Versand und Paketen Digitalisierung von Unterlagen Saubere Ablage nach vorgegebenem System

Ziel:

Alles ist auffindbar, nachvollziehbar und korrekt abgelegt.

So arbeitest du

Nach Prozessen, nicht nach Bauchgefühl Alles Relevante wird im internen System dokumentiert Keine Einzelabsprachen Keine Abkürzungen Keine Sonderwege Unklar? Erst nachfragen, dann sauber umsetzen.

Das bringst du mit

Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise Erfahrung im Office, Empfang oder Backoffice von Vorteil Sicherer Umgang mit digitalen Systemen Klare Kommunikation und Durchsetzungsfähigkeit Ruhe auch bei hohem Tagesgeschäft

Das bieten wir

Klar definierte Rolle mit Verantwortung Strukturierte Einarbeitung und feste Prozesse Stabiles, wachsendes Unternehmen Direkte Zusammenarbeit mit Teamleitung und Geschäftsführung Langfristige Perspektive
Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Gehalt: 15,80€ - 18,72€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 30–40 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Betriebsarzt/Betriebsärztin Firmenevents Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Kostenlose Getränke Mitarbeiter-Rabatt Zusätzliche Urlaubstage
Arbeitsort: Vor Ort