Job Description

Mitarbeiter/in für den Bereich Gremienmanagement (m/w/d)

Vollzeit | befristet auf 2 Jahre

Das sind wir:

Wir - der Nahverkehr Westfalen-Lippe (NWL) - gestalten, organisieren, vermarkten und finanzieren den SPNV in Westfalen-Lippe als Teil des Mobilitätsangebotes in NRW. Darüber hinaus entwickeln wir nachhaltige, vernetzte Mobilitätskonzepte und -lösungen im Umweltverbund und wirken darauf hin, diese mit unseren Partnern umzusetzen, um einen Beitrag zur Verkehrswende zu leisten. Am Hauptsitz in Unna sowie in den regionalen Geschäftsstellen in Münster, Bielefeld, Paderborn und Siegen arbeiten rund 150 Mitarbeitende gemeinsam an der Umsetzung sowie Weiterentwicklung dieser Ziele für die Bürgerinnen und Bürger der Region.



Wer den gesellschaftlichen Wandel aktiv mitgestalten will, kann befristet für einen Zeitraum von zwei Jahren zukünftig als Mitarbeiter/in (w/m/d) im Sachgebiet Gremienmanagement Teil der Abteilung Kommunikation & Gremienmanagement werden. Dies erfordert eine gelegentliche Präsenz am Standort Unna.

Das bringen Sie mit:

Abgeschlossenes Studium in einem für den Tätigkeitsbereich relevanten Fachgebiet (Politik- oder Sozialwissenschaften, Verwaltungswissenschaft oder ein vergleichbarer geisteswissenschaftlicher Studiengang) bzw. Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der Administration und Pflege von digitalen Sitzungsmanagementsystemen (idealerweise SD.NET) Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung, Koordination sowie Begleitung der Sitzungen von politischen Gremien Idealerweise praktische Berufserfahrung im Verwaltungs- und/oder im politischen Umfeld Idealerweise Erfahrung in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen Professionelles Auftreten gegenüber Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern, Amtsträgerinnen und Amtsträgern, Behörden und Ministerien Routinierter Umgang mit Microsoft-Office-Produkten (insb. Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift Strukturierte, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise, Belastbarkeit sowie Organisationstalent Bereitschaft, technische und organisatorische Veränderungsprozesse im Stabsbereich aktiv mitzugestalten Bereitschaft zu Dienstreisen und zur Dienstwahrnehmung außerhalb der üblichen Arbeitszeiten (insbesondere in den Abendstunden)

Das sind Ihre Aufgaben:

Organisatorische Betreuung und Koordination der politischen Gremien des NWL (genaue Gremienzuteilung erfolgt nach Absprache); Begleitung von Sitzungen inkl. Schriftführung Administration und Pflege des Sitzungsmanagementsystems (SD.NET) sowie des Gremieninformationssystems (RIM) Anwenderunterstützung und technischer Support für die verwaltungsinterne Arbeit mit dem Sitzungsmanagementsystem sowie dem Gremieninformationssystem Sitzungsdienst: Erstellung von Sitzungsvorlagen, Tagesordnungen und Niederschriften, verwaltungsinterne Kontrolle von Workflows und des digitalen Beschlusscontrollings Abrechnung und Abwicklung von Aufwandsentschädigungen Ansprechperson für die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger der politischen Gremien sowie für die Mitgliedszweckverbände des NWL; allgemeine Kommunikation mit Dienstleistern, Behörden, Ministerien und sonstigen externen Stakeholdern Begleitung von Sonderprojekten und Mitarbeit an besonderen Aufgaben im Stabsbereich Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von internen Besprechungen und Sitzungen Erstellung von Listen, Präsentationen, Stellungnahmen und sonstigen Dokumenten Recherche- sowie allgemeine Büro- und Ablagetätigkeiten; Aufbereitung von Informationen und Vorbereitung/Abstimmung von Schriftverkehren Mitwirkung und Weiterentwicklung von Maßnahmen und Projekten im Bereich der politischen Kommunikation

Das bringen wir ein:

eine aufgaben- und verantwortungsadäquate Bezahlung nach Entgeltgruppe 12 TVöD eine leistungsstarke Betriebsrente Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen einen sicheren Arbeitsplatz mit einem arbeitnehmerfreundlichen Tarifvertrag nach TVöD ortsunabhängiges, mobiles Arbeiten nach Absprache flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ein Gleitzeitkonto zur Erfassung und dem Abbau von Überstunden attraktive Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung 30 Tage Jahresurlaub plus Heiligabend und Silvester frei

Bei Rückfragen zum Verfahren wenden Sie sich gerne an Sabrina Glaß vom Sachgebiet Personal


(Tel.: 0151-57258120, E-Mail: personal@nwl-info.de).



Ihre Unterlagen richten Sie bitte in elektronischer Form (zusammengefasst in einer pdf-Datei) bis zum 27.11.2025 an die E-Mail-Adresse bewerbung@nwl-info.de.



Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Auch Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten nach dem SGB sind uns willkommen.



Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.