Job Description

Berlin
Berufserfahrung

Publiziert: 19.12.2025
Stellen-ID: 1873

Du liebst es, den Überblick zu behalten und für reibungslose Abläufe zu sorgen? In dieser vielseitigen Rolle kombinierst du die Unterstützung unseres CEO mit dem Management unseres neu gegründeten Berliner Offices. Dabei erwartet dich eine spannende Mischung aus organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.


Die

Thieme Gruppe

ist marktführender Anbieter von Informationen und Services, die dazu beitragen, Gesundheit und Gesundheitsversorgung zu verbessern. Mit digitalen Lösungsangeboten in Medizin und Chemie unterstützt Thieme Informations- und Kommunikationsprozesse in Wissenschaft, Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie in der Patientenversorgung. Gemeinsam mit einem breiten Experten- und Partnernetzwerk stellt der digitale Gesundheitsdienstleister sicher, medizinisch-wissenschaftlich, aber auch didaktisch-technologisch Taktgeber zu sein. Die weltweit tätigen über 1000 Mitarbeitenden des Familienunternehmens setzen sich mit innovativen Neu- und Weiterentwicklungen tagtäglich für eine bessere Medizin und mehr Gesundheit im Leben ein.

Bereich:

Management Board

Start:

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer:

Unbefristet

Arbeitszeit:

Teilzeit (25h/Woche)
Deine neue Leidenschaft

als Executive Assistant (m/w/d)

Du unterstützt unseren CEO bei der Kommunikation im Büroalltag – von der Korrespondenz per E-Mail und Telefon bis hin zur Bearbeitung und Weiterleitung von Posteingängen. Das Termin- und Reisemanagement liegt in deiner Verantwortung: Du planst Meetings und Veranstaltungen, organisierst Raumbuchungen und Catering und buchst Hotels und Transportmittel. Auch die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie der Gesellschafterversammlung gehört zu deinem Aufgabenbereich: Dazu zählen das Schreiben der jeweiligen Agenda, das Dokumentenmanagement sowie die Versendung von Einladungen und Unterlagen.

als Office Manager (m/w/d)

Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf in unserem neuen Berliner Office, indem du Post und Pakete annimmst, weiterleitest und das Zutrittskontrollsystem sowie die Schlüsselverwaltung betreust. Als zentrale Schnittstelle bist du Ansprechpartnerin für Dienstleister*innen und die Hausverwaltung, organisierst Besprechungen, setzt Arbeitssicherheitsmaßnahmen um und stellst sicher, dass Büromaterial und Kantinenbedarf jederzeit verfügbar sind.
In enger Abstimmung mit unserem FM-Team aus Stuttgart empfängst du Gäste und Mitarbeitende und organisierst Bewirtungen sowie Konferenzen. Damit begeisterst Du uns

Mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktionen, idealerweise in einem dynamischen Umfeld Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools für Termin- und Reisemanagement Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch sowie ein professionelles Auftreten Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten Das bieten wir Dir

Durch die Möglichkeit zur Gleitzeit (38h/Woche bei Vollzeit) und zum mobilen Arbeiten innerhalb Deutschlands, gestaltest du deine individuelle Arbeitsweise. Nutze modernste Hardware, die wir dir selbstverständlich zur Verfügung stellen. Ein familiengeführtes, international agierendes Unternehmen - Sei Teil unserer digitalen Transformation und gestalte die Zukunft im Gesundheitswesen aktiv mit. Begleite zukunftsweisende Innovationen im Bereich der Digitalisierung und setze gemeinsam mit uns neue Maßstäbe. Erlebe eine New Work Kultur der Partizipation - bei uns stehen Empowerment und der wertschätzende Umgang miteinander im Mittelpunkt. Profitiere von individuellen Angeboten der Thieme.ACADEMY, die deine Stärken fördern und deine persönliche Entwicklung vorantreiben.
Profitiere von diversen Gesundheits- und Sportangeboten.
Marcella Scheckenbach
Recruiter