Job Description

Unser Aus- und Fortbildungszentrum in Wilhelmshaven sucht Dich!
Unser Aus- und Fortbildungszentrum in Wilhelmshaven sucht Dich!

Deine Aufgaben

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Unterstützung der Ausbilder:innen in allen organisatorischen und administrativen Belangen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Bereich der Aus- und Fortbildung sowie Vertretungstätigkeiten im Bereich der Assistenz der Leitung der Energy Assets Nordwest

Administrative Unterstützung + Interner und externer Schrift- und Telefonverkehr, Terminorganisation, Kalenderpflege sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
+ Erstellung und Bearbeitung von internem und externem Schriftverkehr, Präsentationen, Protokollen und Schulungsunterlagen
+ Pflege von Anwesenheitslisten sowie allgemeine Ablage
Partnerfirmen-, Teilnehmer-, Dozentenbetreuung + Erstellen von Angebots- und Vertragsunterlagen aller Leistungen des Ausbildungszentrums inkl. abschließender Rechnungsprüfung
+ Kommunikation mit Teilnehmenden, Dozent:innen und externen Partner:innen
+ Pflege von Teilnehmerlisten und Anwesenheitsnachweisen
+ Organisation von Einladungen, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
Organisation und Koordination + Mitarbeit bei Marketingaktivitäten und der Erstellung von Konzepten im Sinne des Ausbildungszentrums
+ Raum- und Ressourcenmanagement (z. B. Technik, Materialien, Verpflegung)
+ Unterstützung bei der Vorbereitung von Evaluierungen und Feedbackprozessen sowie Audits und Zertifizierungen
+ Durchführung und Nachverfolgung von Bestellprozessen (u.a. Verbrauchsmaterialien, PSA, Kurse, Hilfsmittel, Wartung von Anlagen, etc.)
Datenpflege und Auswertung + Pflege von Datenbanken, Verwaltung von Teilnehmerdaten und Ausbildungsnachweisen
+ Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Berichten
Rechnungs- und Budgetunterstützung + Vorbereitung von Abrechnungen, Dienstreisen und Beschaffungsanträgen
+ Unterstützung bei der Kontrolle von Kostenstellen und Budgets

inkl. Bearbeitung von Förderanträgen

Dein Profil

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Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Büromanagement) Berufserfahrung im Assistenz- oder Bildungsbereich wünschenswert Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Serviceorientierung Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit Bildungsmanagementsystemen Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten * Erfahrung im Umgang mit Bestellprozessen und Rechnungsprüfung