Job Description

Die Verwaltungskraft im Sekretariat eines Pflegebildungsinstituts ist zentrale Anlaufstelle für alle administrativen und organisatorischen Belange. Sie unterstützt sowohl Teilnehmende als auch das pädagogische Team und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Bereich der Weiterbildungen. Zu den Kernaufgaben gehören die Verwaltung von Teilnehmerdaten, die Kommunikation mit Behörden und Kooperationspartnern, die Organisation des Büroalltags sowie die Mitwirkung im Rechnungs- und Kassenwesen.

Aufgabenbereiche im Detail

1. Ansprechpartner und Kommunikation

Erste Anlaufstelle für Teilnehmende, Dozent:innen und externe Partner Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Empfang von Besuchern Erstellung, Versand und Ablage von Korrespondenz, Informationsmaterialien und Bescheinigungen Kommunikation mit Behörden, Kooperationspartnern und Dienstleistern
2. Administrative und organisatorische Aufgaben

Führung, Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten (Anmeldungen, Bescheinigungen, Zertifikate) Organisation und Verwaltung der Posteingänge und -ausgänge Unterstützung des pädagogischen Teams bei Termin- und Raumkoordination Bestellung und Verwaltung von Büro- und Schulmaterialien Pflege der Webseite sowie weiterer digitaler Plattformen des Instituts
3. Buchhaltung und Finanzverwaltung

Erstellung von Rechnungen für Weiterbildungsveranstaltungen Bearbeitung und Kontrolle von Zahlungseingängen Übernahme von Aufgaben im Kassen- und Rechnungswesen in enger Abstimmung mit der Institutsleitung
4. Betreuung der Weiterbildungsteilnehmenden

Beratung bei organisatorischen Fragen zur Teilnahme an Weiterbildungen Bearbeitung von Anmeldungen, Ummeldungen und Abmeldungen Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Verwaltungs- oder Bildungsbereich von Vorteil Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und digitalen Plattformen Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit Freundliches und professionelles Auftreten im direkten Kontakt mit Teilnehmenden und Dozent:innen

Wir bieten

Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet im Bildungswesen Enge Zusammenarbeit mit einem engagierten Team von Pädagog:innen und Verwaltungskräften Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung Einen modernen Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Pflegebildungsinstitut
Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 1.500,00€ - 2.000,00€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 20 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge
Arbeitsort: Vor Ort

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.10.2025