Job Description

Wir suchen:

Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

Einstellungstermin: 01.01.2026

Beschäftigungsart: Vollzeit

Befristung: unbefristet

Besoldung bzw. Eingruppierung: EG 6 TVöD

Organisationseinheit: Amt für Schulen und Kultur, Abteilung Schulamt

Dienstort: Neuss



Die Verwaltungstätigkeit im Schulamt umfasst zum einen die organisatorische Unterstützung der Schulaufsichtsbeamtinnen und – beamten wie z. B. Entgegennahme von Beratungsfragen, Terminvergabe, Protokollierung und Textverarbeitung, Besprechungseinladungen und Koordinierungstätigkeiten für die einzelnen Generalien der Schulaufsichtsbeamtinnen/-beamten sowie Unterstützung bei der Koordination der Externenprüfung in den Monaten Mai und Juni. Die Sekretärinnen im Bereich des Amtes vertreten sich gegenseitig und gewährleisten die reibungslosen Abläufe in den einzelnen Abteilungen. Die Inanspruchnahme des Jahresurlaubs in den (Sommer-) Ferien ist wünschenswert.

Aufgabenschwerpunkte:

Telefonmanagement: Entgegennahme von Beratungsanfragen von Eltern, Lehrkräften und Schulleitungen aus bis zu 72 Grundschulen sowie mit 9 Schulverwaltungsämtern Protokollführung, Textverarbeitung Terminmanagement: Führung der Kalender der Schulaufsichtsbeamten Fertigung von E-Mails und Schreiben, Wiedervorlagen Unterstützung der Schulaufsichtsbeamten bei der Aktenführung Planung und Organisation von Besprechungen und Konferenzen: Sitzungsmanagement, Rekrutierung von Referenten, Raumbuchungen, Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, Catering Koordinierungstätigkeiten für die einzelnen Generalia der Schulaufsichtsbeamten Digitale Archivierung von Miet- und Pachtverträgen (zukünftig E-Akte) Erstellen von Broschüren für die Schulaufsichtsbeamten (Druckdatenbank) Erstellung und Auswertung von Statistiken Formale Prüfung der Anträge auf außerschulische Förderung und Korrespondenz mit den Jugendämtern, den Sozialämtern und den Schulen Externenprüfungen, Abrechnung der Externenprüfungen, Annahmeanordnung durchlaufender Gelder von der Bezirksregierung zur Erstattung der Kosten der Externenprüfungen, Auszahlungsanordnungen / Erstattung der Kosten an die Prüfer Weiterleitung der eingegangenen Emails im Schulamts-Postfach an die zuständige Stelle

Des Weiteren obliegt der Stelleinhaberin/dem Stelleninhaber neben den üblichen Bürotätigkeiten auch die Durchführung der Sprachstandserhebungen.

Ihr Anforderungsprofil:

abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung gute schreibtechnische Fähigkeiten (10-Finger-Schreiben am PC) MS-Office Kenntnisse (Word/Excel) Daneben muss die Bereitschaft, sich in die für die Schulaufsicht notwendigen Abläufe und Systeme einzuarbeiten sowie an den hierfür notwendigen Fortbildungen aktiv teilzunehmen, vorhanden sein. Hohes persönliches Engagement Flexibilität sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten eine gute Organisationsfähigkeit ein sicheres Auftreten und Offenheit im Umgang mit ratsuchenden Bürgerinnen und Bürgern werden ebenfalls erwartet.

Wir bieten Ihnen:

eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvorschriften einen sicheren Arbeitsplatz flexible Arbeitszeitmodelle für die bessere Vereinbarkeit von Familie/Pflege und Beruf die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen einer Dienstvereinbarung eine sinnstiftende und erfüllende Tätigkeit für die Gesellschaft im öffentlichen Dienst gute Aufstiegschancen und ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot im Rahmen unserer Personalentwicklung Zusatzversorgung (Betriebsrente) wertschätzende Führung eine gute und angenehme Arbeitsatmosphäre im Team unserer modernen und zukunftsorientierten Kreisverwaltung betriebliche Gesundheitsförderung Betriebsausflüge und -feste

Informieren Sie sich gerne vielseitig und nutzen Sie ebenfalls die Möglichkeit, für nähere Informationen zum Aufgabengebiet die Leiterin des Amtes für Schulen und Kultur, Frau Heinen-Dauber, unter der Rufnummer 02131/928-4000 zu kontaktieren.

Allgemeine Bewerbungshinweise:

Der Rhein-Kreis Neuss fördert die berufliche Gleichstellung seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als moderne Kreisverwaltung verfolgen wir offensiv das Ziel, gegenwärtig und in Zukunft einen ausgewogenen Anteil von Frauen und Männern in unserer Verwaltung sicherzustellen. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Auf die Möglichkeit der Besetzung der Stelle in Teilzeit wird hingewiesen. Dabei sollte eine ganztägige Besetzung des Arbeitsplatzes gewährleistet sein. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung und ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Darüber hinaus begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Einwanderungsgeschichte, Religion, Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Wir wertschätzen Vielfalt und freuen uns auf eine entsprechende Bereicherung unseres Kollegiums.

Interesse geweckt?



Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte bis zum 22.10.2025unter https://www.rhein-kreis-neuss.de/stellen online einreichen können.