Job Description

Management Assistenz

Die Position im Bereich Management Assistenz spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Effizienz und Organisation. Diese Person ist für die Koordination administrativer Tätigkeiten wie Telefon, Termine, Ablagen, E-Mail und Events verantwortlich. Organisationstalent, eine dienstleistungsorientiert proaktive Arbeitsweise und starkes Kommunikationstalent sind für diese Rolle von entscheidender Bedeutung.

Zweck der Rolle

Die Management-Assistenz hält dem Vorstandsmitglied im operativen Alltag den Rücken frei und sorgt für Struktur, Effizienz und Transparenz – insbesondere im Zusammenspiel zwischen Investoren, Kapitalströmen und Immobilienverwaltung.

Deine Aufgaben

Du übernimmst das Management und die Priorisierung der E-Mail-Kommunikation Du unterstützt in der Investorenkommunikation, bereitest Informationen, Präsentationen und Reports professionell auf und hältst den Kontakt zu bestehenden und potenziellen Investoren Du koordinierst und überwachst die Zahlungsflüsse aus Immobilienbeteiligungen und Mieteinnahmen und stellst sicher, dass vereinbarte Zahlungen fristgerecht eingehen Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen dem Vorstand, den Immobilienverwaltern und externen Dienstleistern und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss Du entwickelst bei auftretenden Herausforderungen selbstständig mehrere Lösungsansätze und präsentierst diese zur Entscheidung Du übernimmst die Vermietungskoordination für die Immobilien und stellst sicher, dass Leerstände effizient vermarktet und neu vermietet werden Du erstellst ein monatliches Reporting über Mieteingänge, Investorenaktivitäten und relevante Kennzahlen Du überwachst laufende Vertragsverhältnisse (z. B. Strom- und Gasverträge) und vergleichst Konditionen, um wirtschaftlich optimale Lösungen zu sichern Du unterstützt bei der Pflege der Social-Media-Präsenz

Dein Profil

Du bist proaktiv und dienstleistungsorientiert Du verhältst dich flexibel und bist diskret Du besitzt sehr gute Immobilienkenntnisse Du besitzt ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium Du hast eine hohe Affinität für Excel, Asana und Nutzung der IT Du besitzt eine hohe Organisationsfähigkeit Du kannst auch unter Druck konzentriert arbeiten und kannst operative Prozesse verbessern Du arbeitest lösungsorientiert und sorgfältig Du hast mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit Du beherrschst Deutsch und Englisch sehr gut in Wort und Schrift
Art der Stelle: Vollzeit

Gehalt: 42.000,00€ - 55.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

Aktienoptionen Betriebliche Weiterbildung Empfehlungsprogramm Erfolgsbeteiligung Essenszuschuss Firmenevents Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke Zusätzliche Urlaubstage
Bewerbungsfrage(n):

Waren Sie bisher in der Immobilienwirtschaft tätig?
Ausbildung:

Abitur oder gleichwertig (Wünschenswert)
Berufserfahrung:

Bürotätigkeiten: 5 Jahre (Wünschenswert)
Sprache:

Englisch (Erforderlich) Deutsch (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.12.2024