Job Description

Wir suchen keine Assistenz.
Wir suchen die Person, die unsere Geschäftsführung

mit strukturiert

– und damit das Tempo der Company mitbestimmt.

NIFTEE Velvet Pass

ist das unfälschbare Ticketing-Produkt für Live-Entertainment. Wir helfen Veranstalter:innen, Sportclubs, Artists und Brands, Ticketing auf ein neues Level zu bringen – und Fans bekommen die

sicherste Ticketing-Technologie

.

Um unseren Wachstumskurs zu beschleunigen, suchen wir eine:n

Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

: strukturiert, vorausschauend, belastbar – und absolut vertrauenswürdig.

NIFTEE ist kein Heimatfilm und das hier kein Konzern-„Vorzimmer“-Job.

Du sitzt nicht vor der Tür – du bist

im Raum, und bist ein wichtiger Faktor bei allen Entscheidungen

. Du arbeitest nicht To-dos ab – du

priorisierst, treibst, schließt Loops

.

Deine Rolle

Als Executive Assistant to the CEO bist du die zentrale Steuerstelle zwischen Geschäftsführung, Produkt/Tech, Operations, Sales/Partnerschaften und Investoren. Du sorgst dafür, dass Entscheidungen sauber vorbereitet werden, Prioritäten nicht verwässern und CEO-Initiativen nicht „laufen“, sondern

landen

: klar, terminiert, mit Owner, Outcome und Follow-up.

Du beherrschst die Mischung aus

Instinkt und Struktur

: Du siehst, was als Nächstes kommt, liest Situationen schnell, schützt den Fokus – und machst Dinge möglich, bevor andere überhaupt merken, dass es ein Problem gibt.

Deine Aufgaben

1) CEO Management, Prioritäten & Entscheidungen

Informationen aus allen Bereichen sammeln, filtern und

entscheidungsreif

aufbereiten Relevantes verdichten, Unwichtiges konsequent rausnehmen – inkl.

klarer Empfehlung

CEO-Entscheidungen in konkrete nächste Schritte übersetzen (

Owner, Deadline, Outcome

) Social Media/Personal Brand Begleitung des CEOs (LinkedIn, Podcast, Instagram) – strukturiert, nicht zufällig

2) Projekt- & Aufgabensteuerung (CEO-Level)

CEO-Projekte koordinieren (z. B. strategische Partnerschaften, Rollouts, Prozess-Setups) Fortschritte, Blockaden und Risiken sichtbar machen –

ohne Drama, mit Klarheit

Follow-ups einfordern, Deadlines halten, Umsetzung sichern Dinge schließen. Nicht nur anfangen.

3) Meeting- & Kommunikationssteuerung

Agenden, Briefings und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten Protokolle ergebnisorientiert festhalten (

Decisions, Actions, Open Questions

) Teams synchronisieren und sicherstellen, dass nichts verloren geht – intern wie extern „Meeting“ heißt am Ende:

Outcome

.

4) Schnittstelle zwischen Geschäftsführung & Organisation

Enge Abstimmung mit Leads und Schlüsselrollen Klare Kommunikation nach innen und außen Schutzschild für den Fokus des CEOs: Kanäle steuern, Prioritäten verteidigen, Unruhe rausnehmen

Das Wichtigste in einem Satz

Wenn du eine Rolle suchst, in der du nur Kalender pflegst und Mails sortierst:

falscher Job

. Wenn du Führung strukturieren willst, Verantwortung magst und Dinge wirklich ins Ziel bringst:

let’s talk

.

Dein Profil

Fachlich

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, in einer C-Level-nahen Rolle oder im Projektmanagement in dynamischen Umfeldern (Startup/Scale-up/Tech)

ODER

*

du bist hungrig und ambitioniert genug, dich schnell auf das Level zu bringen

Absolute Bereitschaft, dich mit klaren Prozessen schnell einzuarbeiten Ausgeprägte Struktur- und Priorisierungsstärke (du erkennst, was wirklich zählt) Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch (schriftlich & mündlich)

Sicherer Umgang mit Microsoft 365

(Outlook Kalender, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive/SharePoint) Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen und verständlich aufzubereiten

Persönlich

Absolute Diskretion, Loyalität und Verantwortungsgefühl Du bist präsent, ohne laut zu sein – und verbindlich, ohne unnötig hart zu werden Du liest den Raum schnell, behältst die Nerven und bleibst freundlich, auch wenn’s brennt Du schützt Fokus und Zeit der Geschäftsführung wie ein Profi: du gatekeepst smart, nicht arrogant Verlässlichkeit und Ownership: du

schließt Loops

, statt sie zu öffnen Humor. Und ein sehr gutes Gefühl für Timing.

Warum diese Rolle zählt

Diese Rolle ist ein Hebel für den Erfolg von NIFTEE Velvet Pass. Du arbeitest eng, direkt und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung –

on site

, auf Augenhöhe, mit hoher Verantwortung.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und den CEO spürbar entlastet – nicht jemanden, der nur Aufgaben verwaltet.

https://velvetpass.eu/

Art der Stelle: Vollzeit

Berufserfahrung:

Executive Assistant: 1 Jahr (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort