Job Description

#

Die Rolle

Als

Executive Assistant (all genders)

arbeitest du sehr eng mit unserer Unternehmensgründerin Cate zusammen. Du bist ihre vertrauensvolle Unterstützung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf mit mindestens 30 Stunden pro Woche, gerne auch Vollzeit. Hier triffst du auf ein kreatives und unkonventionelles Arbeitsumfeld, indem die Grenzen zwischen Design, Kunst und Events verwischen. Du bietest Cate den nötigen Support und Ruhepol, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, indem du den Überblick behältst, Prozesse steuerst und Schnittstellen professionell koordinierst. Du bist es gewohnt flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen und bist resilient. Du übernimmst die Organisation und Koordination von alltäglichen To Dos. Du besitzt die Fähigkeit Zusammenhänge zu überblicken und löst Probleme proaktiv. Dank deiner Erfahrung im Finanz- und Steuerwesen übernimmst du die Abstimmung mit dem Steuerbüro und der Anwaltskanzlei auf Augenhöhe. Deine Arbeitsweise ist zudem effizient, lösungsorientiert und geprägt von einem hohen Maß an Integrität und Diskretion. Wenn du es liebst, Komplexität zu strukturieren und einen echten Unterschied im Daily Business machen möchtest, wirst du ein perfect match mit Cate bilden!

#

Deine Aufgaben

Administrative Exzellenz:

Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass im hektischen Büroalltag nichts untergeht.

Struktur & Effizienz:

Du erkennst Optimierungspotenziale in Workflows und setzt diese eigenverantwortlich um.

Finance & Compliance:

Du steuerst die Kommunikation mit Steuerbüro, Anwaltskanzleien und Versicherungen – fachlich kompetent und in „Behördendeutsch“ sicher.

Datenmanagement & Analysen:

Du bereitest Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Listen verständlich auf, analysierst diese kritisch und denkst mit.

Dokumentenmanagement:

Du sorgst für eine ordentliche Ordnerstruktur und findest die Nadel im Heuhaufen.

Vertrauliche

Aufgaben

Du übernimmst Aufgaben, die höchste Diskretion und Vertraulichkeit erfordern.
#

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung und konntest bereits erste Erfahrungen im Assistenzbereich sammeln. Du verfügst über einen soliden Finance Background und bringst ein ausgeprägtes Zahlenverständnis mit. Du bist ein Organisationstalent mit einem natürlichen Drang, Ordnung und Struktur in komplexe Zusammenhänge zu bringen. Du bist technikaffin und hast eine strukturierte sowie lösungsorientierte Arbeitsweise. Du bist intrinsisch motiviert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung. Ehrlichkeit, Loyalität und Verschwiegenheit sind für dich Ehrensache. Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht. Du sprichst deutsch und englisch souverän und verhandlungssicher.
#

Why WIN?

Gute Work-Life-Balance durch Jahresarbeitszeitkonto, Betriebsferien, Gleitzeit, Teilzeit, flexible Homeoffice-Tage oder workation Unterstützung bei beruflicher & persönlicher Weiterbildung, z.B. kostenlose Sprachkurse Toleranz, Diversity und gegenseitiger Support werden gelebt und gefeiert Zuschuss Urban-Sports-Club & Deutschlandticket Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen Erfrischungsgetränke sowie (gesunde & ungesunde) Snacks stehen kostenlos zur Verfügung Feel Good-Managerinnen auf 4 Pfoten
Ein großartiges WINnerinnen Team, das gerne auch mal feiert :- )

#

Über uns

Wir sind WIN: Seit dem Jahr 1997 fest am Markt etabliert und heute

die größte inhaberingeführte Packaging Design und Trend-Agentur im DACH-Raum

. Neben der Gründerin Cate Wind arbeiten rund 100 Verpackungsvernarrte in den Bereichen

Marktforschung, Trends, Strategie, Packaging Design, KI und Images

nahtlos zusammen, um Marken zu schaffen, auf die Kund*innen stolz sein können.