Job Description

Multimatic ist ein privat geführtes, globales Unternehmen, das technische Komponenten, Systeme und Dienstleistungen für die Automobilindustrie liefert. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf seiner Fähigkeit, ein Team hochqualifizierter und leidenschaftlicher Menschen anzuziehen und zu motivieren, die die Zukunft des Automobils gestalten wollen.

Multimatic Product Services (MPS)

ist auf die Bereitstellung von Produktentwicklungs- und Vertriebsmanagementaktivitäten für den globalen Kundenstamm und die Unterstützung unserer internen Geschäftseinheiten spezialisiert. Unsere Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, mit einigen der innovativsten Technologien, Fertigungsbetrieben und Automobilkunden auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten.

Zusammenfassung der Position

:

Wir suchen eine hochmotivierte Person zur Unterstützung des Multimatic-Deutschlandbüros als Office Manager(-in). Unser(e) ideale(r) Kandidat(-in) verfügt über eine zukunftsorientierte Karriere im Büromanagement und in der Unterstützung technischer Fachkräfte in einem schnelllebigen, professionellen Umfeld.

Positionsqualifikationen:

Mindestens 5+ Jahre Erfahrung als Büroleiter(-in), Verwaltungsassistent(-in) oder in einer ähnlichen Funktion mit zunehmendem Verantwortungsbereich. Erfahrung in Online-Banking-Prozessen und -Transaktionen ist erforderlich. Fähigkeit, montags bis freitags von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort zu arbeiten, mit gelegentlichen Überstunden oder Zeitplanaktualisierungen je nach Geschäftsanforderungen. Sie müssen fließend Deutsch und Englisch sprechen (Lesen, Schreiben und Sprechen). Italienische Sprache von Vorteil. Hervorragende Computerkenntnisse mit fundierten Kenntnissen in der Software Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Project und Outlook. Umfangreiche Erfahrung im Umgang mit vertraulichem Material. Positiver, kundenorientierter Ansatz zur Betreuung von Mitarbeitern und Gästen. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Fähigkeit, in einem vielfältigen Team mit unterschiedlichen Nationalitäten und Kulturen zu arbeiten. Lösungsbasierter Ansatz zur Problemlösung. Organisiert, genau und aufmerksam auf Details. Eine unternehmerische Denkweise und eine Arbeitsmoral mit hochgekrempelten Ärmeln und Ausdauer. Fähigkeit, unabhängige Entscheidungen zu treffen, die auch komplexer Natur sein können. Erfahrung in der Automobil- oder Fertigungsindustrie von Vorteil.

Hauptverantwortlichkeiten:

Selbstständige Erledigung aller anfallenden Aufgaben, organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im Managementsekretariat des Kölner Büros, insbesondere selbständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Bieten Sie Besuchern eine einladende Umgebung und unterstützen Sie interne und externe Kunden als Erstkontakt mit dem Multimatic-Büro in Köln. Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Verwaltung eingehender Anrufe, E-Mails und Post sowie der Sicherstellung prompter und präziser Antworten. Büromanagement, einschließlich Büromiete und Preisverhandlungen, Büromöbel, Telefonanbieter, Kauf und Verwaltung von Büromaterialbeständen, Gerätereparaturen, Geschenke für Kunden und Mitarbeiter nach Bedarf sowie Überwachung der allgemeinen Büroorganisation und Sauberkeitserhaltung. Entwickeln und pflegen Sie Büroprozesse und -verfahren, verbreiten Sie sie, überprüfen Sie die Einhaltung und identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial. Unterstützen Sie Kollegen bei der Entwicklung, Vorbereitung und dem Druck von Präsentationen (monatliche Abteilungsbesprechungen). Koordinierung aller Niederlassungen einschließlich der Zentrale in Köln. Planen und koordinieren Sie Termine weltweit, z. B. mit Büros in den USA, Kanada, England, China und Asien, einschließlich der jährlichen MPS-Treffen. Vollständige Eventunterstützung bei MPS-Events, z. B. Tech Shows, Vertriebsmeetings, durch Abschluss von Angebotserstellungs-/Rahmenvereinbarungen mit Eventanbietern zur Aushandlung von Sonderpreisen (Hotels usw.). Verwalten Sie den Versandprozess, einschließlich Anfragen und Koordination der Paketabholung/-verteilung. Verhandlung von Sondertarifen nach Bedarf und Reklamationsversand von Gefahrgütern. Unterstützen Sie den deutschen Standort und andere EU-Multimatic-Kollegen bei der Reiseplanung und -organisation. Bereiten Sie bei Bedarf ordnungsgemäße Unterlagen für weltweite Reisen vor, z. B. Arbeitsvisa, überarbeiten Sie Reisekostenabrechnungen und stellen Sie sicher, dass die Reisekosten von der Führung genehmigt werden. Erstellen und überwachen Sie monatliche Unternehmens- und Managerspesenberichte. Verfolgen und melden Sie die Ausgaben der GmbH und der Mitarbeiter getrennt. Gleichen Sie Bürorechnungen ab (Versand, Büromaterial usw.) und koordinieren Sie Zahlungen mit dem Buchhaltungsteam. Verwalten Sie alle Bankgeschäfte für die GmbH Deutschland. Koordinieren Sie Transaktionen für Monatsgehälter mit dem Corporate-Finance-Team in Kanada und kommunizieren Sie mit dem europäischen (externen) Steueramt. Koordinieren Sie mit dem Anwalt des Unternehmens vertragliche Vereinbarungen, z. B. die Kündigung von Mitarbeitern. Verwaltung der deutschen Firmenwagenflotte, einschließlich Autokauf, An- und Abmeldung, Organisation der Wartung und regelmäßigen Inspektion der Autos, Aushandlung des Versicherungsflottentarifs und vereinbarter Sondertarife. Kenntnisse über Buchhaltungsanforderungen für Sub-GmbH-Bereiche (z. B. Subunternehmerlager). Weitere zugewiesene Aufgaben.

Zertifikate, Lizenzen, Registrierungen:

Fähigkeit, legal in Deutschland zu arbeiten.

Unser Arbeitsumfeld und körperliche Anforderungen:

Bis zu 10 % Reisekosten – lokal und international. Die Fähigkeit, in einer Büroumgebung zu arbeiten. Dazu kann es gehören, den größten Teil des Tages im Sitzen oder Stehen zu verbringen. Auch wenn es selten vorkommt, kann es sein, dass Sie Material heben, tragen, schieben und ziehen müssen. Es können angemessene Vorkehrungen getroffen werden, damit Menschen mit Behinderungen die wesentlichen Funktionen erfüllen können.
Multimatic setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein und alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Behindertenstatus, Genetik, Status als geschützter Veteran, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck usw. für eine Anstellung in Betracht gezogen Alle anderen Merkmale, die durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützt sind.

Multimatic is a privately held global enterprise supplying engineered components, systems, and services to the automotive industry. The company’s success has been fueled by its ability to attract and motivate a team of highly skilled and passionate individuals who want to shape the future of automobiles.

Multimatic Product Services (MPS) specializes in providing Product Engineering and Sales Management activities to the global customer base and supporting our internal business units. Our employees are provided with opportunities to work with some of the most innovative technologies, manufacturing operations and automotive customers throughout the world.

Position Summary:

Seeking a highly motivated individual to support the Multimatic Product Services office in Köln, Germany, as Office Manager. Our ideal candidate has a progressive career in office management, and experience supporting technical professionals in a fast paced, professional setting.

Position Qualifications:

Minimum of 5+ years of experience as an Office Manager, Administrative Assistant, or related role, with a progressive scope of responsibility. Experience in online banking processes and transactions (HSBC) is required. Ability to work on site from 8am-5pm, Monday-Friday, with occasional overtime or schedule updates based on business needs. Must be fluent in German and English (reading, writing, and speaking). Italian language beneficial. Excellent computer skills, with a strong working knowledge of Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Project, and Outlook software. Extensive experience in managing confidential material. Positive, customer centric approach to supporting employees and guests. Excellent communication skills and ability to work in a diverse team with different nationalities and cultures. Solutions-based approach to problem solving. Organized, accurate, and attentive to details. An entrepreneurial mindset and roll-up-the-sleeves work ethic with perseverance. Ability to make independent decisions that may be of a complex nature. Experience within the Automotive or Manufacturing industry is a plus.

Key Responsibilities:

Independent performance of daily tasks, organizational and administrative activities in the management secretariat of the Köln office, including independent handling of internal and external correspondence in German and English language. Provide a welcoming environment for visitors by supporting internal and external customers as the first contact with the Multimatic Köln office. Administrative duties which include management of incoming calls, emails, mail, and assuring prompt and accurate responses. Office management which includes office rental and price negotiations, office furniture, telephone providers, purchase and management of office supply inventory, equipment repairs, gifts for customers and employees as needed, and overseeing general office organization and cleanliness maintenance. Develop, maintain, and disseminate office processes and procedures, reviewing compliance, and identifying areas for improvement. Support colleagues with presentation development, preparation, and printing (monthly division meetings). Coordinate all branch offices including head office in Köln. Plan and coordinate appointments worldwide, e.g., with USA, Canada, England, China, and Asian offices, including the yearly MPS meetings. Complete event support at MPS events e.g., Tech Shows, Sales Meetings by completing offer preparation/framework agreements with event providers to negotiate special prices (hotels, etc.). Manage shipping process including requests and coordination of package pickup/distribution. Negotiation of special rates as needed and complying with shipping of dangerous goods. Support German site and other EU Multimatic colleagues with travel planning and organization. Prepare proper documentation for global travel as required e.g., work visas, revise travel expense reports, and ensure approval of travel expenses with leadership. Prepare and supervise monthly Company & Manager Expense Reports. Track and report GmbH and employees’ expenses separately. Reconcile office invoices (shipping, office supplies, etc.) and coordinate payments with the accounting team. Manage all banking transactions for GmbH Germany. Coordinate transactions for monthly salaries with corporate finance team in Canada and communicate with European tax (external) office. Coordinate with the company lawyer on contractual agreements e.g., termination of employees. Manage Germany Company Cars Fleet, including purchase of cars, registration and deregistration, arrangement of service and regular inspection for the cars, negotiation of insurance fleet tariff and agreed special tariffs. Knowledge of accounting requirements for sub-GmbH divisions (e.g., sub-contractor warehouses). Other duties as assigned.

Certificates, Licenses, Registrations:

Ability to legally work in Germany.

Our work environment and physical demands:

Up to 10% travel – local and international. The ability to work in an office environment. This may include sitting or standing for most the day. Although infrequent you may need to lift, carry, push, and pull material. Reasonable accommodation may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
Multimatic is an equal opportunity employer, and all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state, or local laws.

Job Type: Full-time

Pay: 40.000,00€ - 55.000,00€ per year

Language:

German (Required) English (Required)
Work Location: In person