Job Description

Assistenz der Geschäftsleitung/Office Management (m/w/d)

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Das Regensburg Center for Ultrafast Nanoscopy (RUN) ist der erste Forschungsbau der Universität nach Art. 91b GG. Rund 100 Forschende aus mehr als 20 Arbeitsgruppen verschiedenster naturwissenschaftlicher Fachgebiete arbeiten hier gemeinsam an hochaktuellen Fragestellungen. Mit neuartigen, höchstauflösenden Zeitlupenkameras beobachten sie ultraschnelle Quantenbewegungen von Atomen und Molekülen – sowohl in biologischen Systemen als auch in Nanomaterialien – um diese Prozesse besser zu verstehen und für zukünftige Bio- und Quantentechnologien nutzbar zu machen.

Vertragsarten: Vollzeit,Teilzeit

Angebot

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Ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit ausführlicher Einarbeitung in einem dynamischen Team Eine höchst moderne Ausstattung für das Arbeiten Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung Gleitende Arbeitszeit und “Homeoffice”-Möglichkeit nach Vereinbarung Weiterbildungsmöglichkeiten Jobticket

Aufgaben

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Administrative Unterstützung bei der Abwicklung aller Geschäftsvorgänge im RUN wie z. B. Bearbeitung von Posteingang/Postausgang, Beschaffungsanträgen, Vorbereitung von Einstellungen, Werk- und Honorarverträgen, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Inventarisierung, Email-Verteiler, Einkauf usw. Assistenz des Direktoriums in allen organisatorisch-administrativen und Koordinierungsaufgaben Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Direktoriums und weiterer Gremien sowie der Mitgliederversammlung, Erstellen der Unterlagen Unterstützendes Finanzmanagement, Buchhaltung, Ausgabenkontrolle, Abrechnung, selbständige Haushalts- und Drittmittelverwaltung Verwalten der Homepage Organisation von internationalen Konferenzen und internen wissenschaftlichen Tagungen, Seminartagen, Kolloquien Management des Gästeprogramms einschließlich der Betreuung von ausländischen Gästen Öffentlichkeitsarbeit

Profil

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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Fremdsprachenausbildung (Englisch auf Niveau B2/C1) Ausgeprägte Eigeninitiative, mit der Fähigkeit, anfallende Aufgaben selbstständig zu erkennen, zu priorisieren und zuverlässig umzusetzen Hohe Kommunikationskompetenz im Umgang mit Forschenden, Mitarbeitenden sowie externen Partnern Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise Idealerweise Berufserfahrung in Verwaltung oder Sekretariat, vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie sicherer Umgang mit gängigen Verwaltungs- und Organisationsprogrammen Idealerweise Erfahrung in der Buchhaltung Ausgeprägtes Interesse im Bereich Projektmanagement, insbesondere an größeren Drittmittel- oder Verbundprojekten sowie an der Organisation von Seminarprogrammen, internationalen Tagungen, Workshops und vergleichbaren wissenschaftlichen Veranstaltungen

Über uns

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Die Universität Regensburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Universität Regensburg setzt sich besonders für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein (nähere Informationen unter https://www.uni-regensburg.de/universitaet/jobs-und-karriere/familien-service). Bei im Wesentlichen gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugt eingestellt. Bitte weisen Sie auf eine vorliegende Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin. Bitte beachten Sie, dass wir Kosten, die bei einem etwaigen Vorstellungsgespräch für Sie anfallen sollten, nicht übernehmen können.