Job Description

Über das CISPA

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz- Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas.

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet:

Zuständigkeit für anfallende Administrations- und Koordinationstätigkeiten im Back Office der in- und ausländischen leitenden Wissenschaftler:innen am Zentrum Dienstreiseplanung, -buchung und -abrechnung für leitende Wissenschaftler:innen Erledigen von Korrespondenz per E-Mail und mittels anderer, meist elektronischer Kommunikationswege Organisation und Dokumentation der Prozesse und Abläufe an und zwischen den Standorten und in der Abteilung CISPA Office Management als Schnittstelle zu allen Verwaltungsabteilungen, Wissenschaftler:innen sowie dem Science Support Enge Zusammenarbeit mit dem Purchase Request Team, dem Front Offices Team, dem Eventservice und dem Travel Team Mitwirken bei der teambezogenen und abteilungsübergreifenden Prozessoptimierung und -dokumentation Mitwirken bei Implementierung neuer digitaler Anwendungen im Aufgabengebiet der Abteilung Office Management Erledigung typischer Rezeptionsaufgaben wie Gäste-Empfang, Raumbuchungen, Post- und Büromaterialorganisation
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen

Ilona Müller

per E-Mail als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. englischsprachig orientierte Fachschulqualifikation oder gleichwertiger Abschluss Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer in hohem Maße fremdsprachlich geprägten, verantwortungsvollen Assistenzrolle Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office), eine hohe IT-Affinität und Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen Ausgeprägtes Organisationstalent Sicheres und repräsentatives Auftreten, gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen Teamfähigkeit und hohe Serviceorientierung Freude an interkultureller Zusammenarbeit Akzeptanz der Regeln für steuerfinanzierte Gesellschaften Belastbarkeit, Voraussicht und Verlässlichkeit Die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets souverän und strukturiert zu arbeiten

Was wir bieten:

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Vergütung abhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 8 Die Stelle ist unbefristet zu vergeben Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich Flexible Arbeitszeiten Betriebliche Altersvorsorge (VBL) Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen DeutschlandJobticket Soziale und teambildende Aktivitäten Betriebliches Gesundheitsmanagement
CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität.

Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden.

Bitte laden Sie die Unterlagen als PDF

ausschließlich in unserem Bewerbermanagementsystem

hoch.

Bewerbungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden.

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Erwartete Arbeitsstunden: höchstens 39 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Firmenevents Flexible Arbeitszeiten Gleitzeit Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 66386 Sankt Ingbert