Job Description

Du bist auf der Suche nach einem Job, in dem Sie nah an Entscheidungen arbeiten, den Überblick behalten und mit Ihrer Organisation dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann starten Sie in eine neue berufliche Herausforderung beim DRK Kreisverband Müggelspree e. V.

Als Teil der weltweit größten Hilfsorganisation übernimmt der DRK Kreisverband Müggelspree e. V. Verantwortung, hilfesuchende Menschen in gesundheitlichen oder sozialen Notlagen umfassend zu unterstützen und zu betreuen. Als Unternehmensgruppe führen wir soziale Projekte in den Bezirken Lichtenberg, Friedrichshain, Neukölln und Treptow-Köpenick durch, bieten ferner Pflege- und sonstige Dienstleistungen, vor allem im Bereich der Breitenausbildung an und engagieren uns in der Flüchtlingshilfe.

Ab sofort

möchten wir unser Team mit einer

Vorstandsassistenz (m/w/d)

verstärken. Wir suchen eine offene Persönlichkeit, die

kommunikativ, diskret und strukturiert

arbeitet und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen. Die Stelle ist

zunächst befristet

mit

30 Wochenstunden

. Sie arbeiten in einem

jungen Team mit flachen Hierarchien

, kurzen Entscheidungswegen und in enger Abstimmung mit der Verwaltung – sowie im Austausch mit

Ehrenamtlichen

und

externen Partnern

.

Wir bieten Ihnen:

eine Beschäftigung in Teilzeit (30 Wochenstunden), zunächst befristet Arbeiten in einem jungen Team mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation einen krisenfesten Job in einem sinnstiftenden Umfeld Jobticket (im Rahmen der betrieblichen Regelungen) eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und leistungsstarken Team, eine transparente Trägerstruktur mit klarer Aufgabenverteilung und kurzen Entscheidungswegen persönliche Entfaltungs- und Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Aufgabengebietes

Ihre Aufgaben:

Assistenz und Koordination des Vorstandsalltags:

Termin- und Fristenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Terminen, Protokolle sowie Nachhalten von Beschlüssen und Aufgaben

Administrative Steuerung in enger Zusammenarbeit mit der Verwaltung:

Abstimmung der Abläufe, Sicherstellen eines strukturierten Informationsflusses sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Übersichten

Kommunikation und Schnittstellenmanagement:

Korrespondenz und Abstimmung mit Mitarbeitenden (Hauptamt), Ehrenamtlichen sowie externen Partnern (z. B. Behörden, Dienstleister, Kooperationspartner)

Versicherungsmanagement (Kreisverband und Unternehmensgesellschaft):

Koordination von Verträgen, Meldungen/Schadenfällen, Fristen, Dokumentation und Ansprechpartnerfunktion gegenüber Maklern

Drittmittel/Fördermittel:

administrative Begleitung von Beantragungen, Unterlagen- und Nachweisführung, Fristenmonitoring sowie Koordination von Zuarbeiten aus den Fachbereichen

Personalbereich (unterstützend):

organisatorische Zuarbeit in personalbezogenen Prozessen, Terminierung, Rücklaufkontrolle und Unterstützung beim Onboarding

Objektbetreuung des Kreisverbandes:

Koordination standortbezogener Themen, Dienstleistersteuerung im Tagesgeschäft, Fristen-/Wartungsübersichten und Dokumentation

Projektarbeit und Weiterentwicklung:

Mitwirkung an Projekten des Kreisverbandes, eigenständige Übernahme von Teilaufgaben sowie Einbringen eigener Ideen und Initiativen zur Prozessverbesserung

Wir brauchen von Ihnen:

eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Verwaltung, Office Management, Personal/Organisation) wünschenswert ist Berufserfahrung in der Assistenz, in einer koordinierenden administrativen Rolle oder in einer vergleichbaren Funktion sehr gute Organisationsfähigkeit, Priorisierungskompetenz und eine selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern (intern/extern, Haupt- und Ehrenamt) sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und digitale Affinität Freude daran, Prozesse zu strukturieren, Verbesserungen anzustoßen und Verantwortung zu übernehmen Identifikation mit den Grundsätzen des Deutschen Roten Kreuzes
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (Lebenslauf, relevante Nachweise/Zeugnisse, frühestmöglicher Eintrittstermin).

DRK Kreisverband Müggelspree e. V.

Waldowallee 101, 10318 Berlin

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 25.000,00€ - 30.000,00€ pro Jahr

Erwartete Arbeitsstunden: 25–30 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Weiterbildung Firmenevents Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Gleitzeit Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 10318 Berlin