Sekretariat der Offenen Kinder- und Jugendarbeit (OKJA)
Arbeitsbereich
Verwaltung
Arbeitsort
KJR-Geschäftsstelle
Arbeitsbeginn
01.03.2026
Arbeitsumfang
39 Stunden
IHR ARBEITGEBER
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Das Engagement für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene ist unser Auftrag. Als Arbeitsgemeinschaft der Münchner Jugendverbände und als Träger von Freizeitstätten und Kindertageseinrichtungen im gesamten Stadtgebiet kennen wir die Anliegen, Interessen und Bedürfnisse junger Menschen und verschaffen ihnen Gehör. Wir fördern die Chancengleichheit aller Beschäftigten, so dass unsere Organisation die Vielfalt der Gesellschaft widerspiegelt. Entsprechend unserer Vision und Leitlinien erwarten wir von allen sich bewerbenden Personen, diese Haltung mitzutragen. Wir begrüßen alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, sozialer und ethnischer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.
IHR ARBEITSPLATZ
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Das moderne Büro in der Geschäftsstelle des Kreisjugendring München-Stadt liegt zentral in unmittelbarer Nähe der U-Bahn-Haltestelle Theresienwiese (U4/U5).
IHRE AUFGABEN
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Im gemeinsamen Sekretariatsbüro sind Sie mit aktuell einer weiteren Kollegin erste Ansprechperson für Einrichtungsleitungen, pädagogische Fachkräfte sowie externe Besucherinnen bei den verschiedensten Fragen und Anliegen. Unterstützung von aktuell zwei (von vier) Abteilungsleitungen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit im direkten Zuständigkeitsbereich
Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie zum Beispiel Telefondienst, Postbearbeitung, Korrespondenz, Datenbankpflege, Ablage (digital und in Papierform)
Protokollführung (von mehrstündigen Gremien), Erstellung von Präsentationen und Statistiken
Erstellung, Kontrolle und Nachbearbeitung von Anträgen für Drittmittel sowie deren Abrechnung
Anleitung von Auszubildenden für Bürokommunikation in allen anfallenden Sekretariatstätigkeiten
Organisation und Abwicklung von Konferenzen, Tagungen und Projekten inklusive einfacher Bewirtung
Gewährleistung von Informationsfluss zu allen relevanten internen und externen Schnittstellen
Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie Bearbeitungsfristen
Durchführung von Buchungen im hauseigenen Haushaltssystem
UNSERE ERWARTUNGEN
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abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmannfür Bürokommunikation/Büromanagement oder vergleichbare Berufsqualifikation
mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld
sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
umfassende und sichere Kenntnisse und Fähigkeiten in den Programmen von MS-Office, insbesondere Outlook
hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit der Priorisierung vielfältiger Aufgaben
selbständiges, zielorientiertes, flexibles und zuverlässiges Arbeiten
sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
hohes Maß an Engagement und Freude im Umgang mit Menschen
Abdeckung der Kundinnenverkehrszeiten des Sekretariats OKJA von Montag bis Freitag im Rahmen der Gleitzeit vollständige, aussagekräftige Bewerbungsunterlagen
WIR BIETEN
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individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Verantwortung
umfangreiche Kooperationsmöglichkeiten bei einem großen Träger
die Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit weitreichenden Unterstützungsangeboten
die Bezahlung nach TVöD in EG 7 zzgl. aller Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. Münchenzulage und einem hohen Fahrtkostenzuschuss für das DeutschlandticketJob
Fortbildungsmöglichkeiten und interne Entwicklungsmöglichkeiten
die Stelle ist vorerst bis 31.12.2026 befristet.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Abteilungsleitung OKJA regional Süd Armin Schroth,