Job Description

Als freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit zwei Geschäftsführungen und zwei verlässlich arbeitenden Verwaltungsangestellten möchten wir unsere internen Abläufe weiter stärken und professionalisieren. Dafür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Person, die digitale Verwaltungsprozesse mitentwickelt, organisatorische Aufgaben souverän übernimmt und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt. Wenn Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem sinnvollen Arbeitsumfeld schätzen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der bestehenden Verwaltung und der Geschäftsführung:

· Digitalisierungskoordination:

o Unterstützung bei der Digitalisierung der Trägerstrukturen (z. B. elektronische Aktenführung, Cloud-Nutzung)

o Organisation und Begleitung von Digitalisierungsprozessen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

·

Immobilienverwaltung:

o Koordination von Reparaturen, Instandhaltungsmaßnahmen und Anschaffungen

o Kommunikation mit Handwerksbetrieben, Dienstleistern und Hausverwaltungen

·

Mietenverwaltung:

o Pflege und Überwachung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Mahnwesen

·

Zuarbeiten zur Geschäftsführung:

o Erstellung von Protokollen, Listen, Übersichten

o Unterstützung bei Terminplanung, Koordination und organisatorischen Abläufen

·

Personalakquise:

o Pflege und Aktualisierung von Online-Stellenausschreibungen

o Bearbeitung eingehender Bewerbungen (Eingangsbestätigung, Sortierung, Weiterleitung an Bereichsleitungen)

Ihr Profil:

· Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokauffrau/-mann, Immobilienkauffrau/-mann o. ä.)

· Digitale Kompetenz, sicherer Umgang mit MS Office und insbesondere mit digitalen Verwaltungstools und Cloud-Systemen

· Erfahrung in der Immobilienverwaltung und/oder Personalverwaltung von Vorteil

· Gute organisatorische Fähigkeiten und selbstständige Arbeitsweise

· Kommunikationsstärke, Teamgeist und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten

Wir bieten:

· Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit

· Flexible Arbeitszeiten und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld

· Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

· Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Art der Stelle: Teilzeit

Erwartete Arbeitsstunden: 25–30 pro Woche

Sprache:

Deutsch (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort