Job Description

Teamassistenz Service-Innendienst (m/w/d)

Rüsch GmbH – Service & Kundendienst

Wir bauen unseren Servicebereich weiter aus und suchen eine Teamassistenz im Service-Innendienst, die administrative Exzellenz liefert und den Kundendienst operativ stabilisiert. Die Rolle ist das organisatorische Rückgrat des Servicebereichs: zentrale Schnittstelle, Schaltstelle und erste Eskalationsprävention.

Ziel der Stelle

Diese Position stellt die administrative, organisatorische und kommunikative Unterstützung des Serviceleiters und der Servicetechniker sicher. Sie ist das Bindeglied zwischen Kunden, Technikern und Serviceleitung und sorgt für einen effizienten, reibungslosen und kundenorientierten Serviceablauf – vom Erstkontakt bis zur Rechnung.

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

A. Auftragsannahme & Disposition

Telefonische und schriftliche Annahme von Kundenanfragen, Störungen und Wartungsanforderungen Aufnahme und Qualifizierung aller relevanten Informationen (Kunde, Standort, Anlagentyp, Problembeschreibung, Dringlichkeit) Erstellung von Kleinaufträgen, Reparaturaufträgen und Wartungsverträgen im Powerbird (ERP-Programm) Einsatz- und Terminplanung für Servicetechniker inkl. Routen- und Tourenplanung Abstimmung mit Technikern via Telefon, WhatsApp und Powerbird-Kalender Terminbestätigungen und Abstimmungen mit Kunden Bereitstellung aller digitalen Einsatzunterlagen wie Anlagenbeschreibungen und Prüfprotokolle

B. Kundenkommunikation & -betreuung

Proaktive Kommunikation zu Terminen, Verzögerungen und Statusmeldungen Bearbeitung von Rückfragen zu Einsätzen, Terminen und Rechnungen Pflege von Kunden- und Anlagenstammdaten im Powerbird Annahme und Weiterleitung von Reklamationen an die Serviceleitung

C. Administration & Backoffice

Prüfung, Plausibilisierung und digitale Archivierung der Serviceberichte Materialwirtschaft für den Kundendienst: Verbrauchsmaterial, Prüfgas, Batterien, Kleinmaterial usw. Materialbestellungen für Reparaturaufträge Allgemeiner Schriftverkehr wie Angebote nach Vorlage, Bestätigungen, Korrespondenz

D. Fakturierung (Rechnungsstellung)

Vorbereitung der Fakturierung auf Basis geprüfter Serviceberichte Erstellung von Rechnungen (Wartung, Reparatur, Störung) gemäß Vorgaben Versand der Rechnungen Unterstützung im Mahnwesen sowie Klärung von Differenzen

Schnittstellen der Rolle

Intern:

Serviceleiter (direkte Abstimmung, Eskalationen, Reporting) Servicetechniker (Disposition, Informationsaustausch, Rückfragen) Buchhaltung (Rechnungen, Mahnungen)

Extern:

Kunden Lieferanten Partnerfirmen und Subunternehmen

Kompetenzen & Befugnisse

Eigenständige Terminvereinbarung und verbindliche Technikerdisposition Anlage und Bearbeitung von Serviceaufträgen im Powerbird Erstellung von Servicerechnungen Erstellung einfacher Angebote (Reparaturen, Wartungen)

Tools & Arbeitsmittel

ERP:

Powerbird

MS Office (Outlook, Excel, Word) Telefonanlage via MS Teams + Diensthandy

Was du mitbringen solltest

Erfahrung im Büro/Serviceumfeld, idealerweise Gebäudetechnik, Sicherheitstechnik oder Handwerk Hohe Struktur, Verbindlichkeit und Organisationstalent Starke Kommunikationsfähigkeiten - intern wie extern Souverän im Multitasking, schnelle Auffassungsgabe Hohe Eigenständigkeit, Lösungsorientierung und Priorisierungsstärke Ausgeprägtes digitales Mindset sowie sichere PC- und Softwarekenntnisse

Was wir bieten

Klare Rolle, klares Mandat, klare Wirksamkeit Saubere Prozesse, moderne Tools, eingespieltes Serviceteam Weiterbildungen Stabile Perspektive in einem wachsenden Unternehmen der Sicherheits- und Elektrotechnik Leistungsgerechte Vergütung, flache Entscheidungswege, Bonuszahlungen
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 3.000,00€ - 4.400,00€ pro Monat

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Erfolgsbeteiligung Firmenevents Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort