Job Description

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In der Fakultät für Biologie ist die folgende Position zu besetzen:
Teamassistentin / Office Managerin (m/w/d)


Kennziffer:

Tech25378

Start: nächstmöglich Vollzeit Vergütung nach E8 TV-L unbefristet Die Fakultät für Biologie ist eine der größten Fakultäten der Universität Bielefeld. Ihr Profil und ihre Struktur sind wesentlich geprägt durch das Zusammenspiel des Wissenschaftsbetriebs mit mehreren Bachelor- und Masterstudiengängen sowie den verschiedenen fakultätseigenen Bereichen einschließlich Werkstätten, Gärtnerei, Tierpflege und EDV-Abteilung.



DerDie Stelleninhaberin wird zwei Arbeitsgruppen (Computational Biology und Biotechnologie der Pflanzen) administrativ verstärken. Es handelt sich dabei um internationale und diverse Teams mit vielen spannenden Aufgaben. Die beiden Arbeitsgruppen arbeiten in Forschung und Lehre eng zusammen.
Ihre Aufgaben
allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere + Erledigung der Korrespondenz
+ Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung
+ Betreuung der Website der jeweiligen Arbeitsgruppe
+ Bibliotheks- und Literaturarbeiten
+ Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
+ Beschaffungsangelegenheiten
+ unterstützende Arbeiten für die Studien- und Prüfungsverwaltung
übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %) + Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben
+ laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel
+ Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben
+ Mithilfe bei Erstellung von (Drittmittel-)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)



Es handelt sich teilweise um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr derdes Stelleninhaberin auf die ursprüngliche und durch diese Ausschreibung nur zeitweise vertretene Stelle ist eine Aufgabenänderung im Arbeitsbereich möglich.
Unser Angebot
Vergütung nach E8 TV-L unbefristet Vollzeit interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten Vereinbarkeit von Familie und Beruf flexible Arbeitszeiten 30 Tage Urlaub FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld) Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten gute Verkehrsanbindung betriebliche Zusatzversorgung (VBL) kollegiale Zusammenarbeit offene und angenehme Arbeitsatmosphäre spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten Ihr Profil
Das erwarten wir
abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann, Fremdsprachensekretärin, Sekretärin, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r),

alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit sehr gute Kenntnisse in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit sehr hohe Organisationsfähigkeit Eigeninitiative und Engagement ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein Bereitschaft, in der lernenden Organisation Universität kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken

Das wünschen wir uns
Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP) Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kundinnen
Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen) Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 21.11.2025

Kontakt

Nils Strüber

0521 106-4757

nils.strueber@uni-bielefeld.de

Anschrift

Universität Bielefeld

Fakultät für Biologie

Nils Strüber

Universitätsstraße 25

33615 Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

Datenschutzeinstellung

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