Job Description

An der Fakultät für Geschichte und Kunst- und Regionalwissenschaften, Orientalisches Institut ist folgende Stelle zu besetzen:

Sekretär/-in (m/w/d/x)

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Stellenausschreibung vom 03.12.2025 · Kennziffer 183/2025
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Vergütung

Entgeltgruppe 6 TV-L
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Befristung

unbefristet
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Umfang

75 % einer Vollbeschäftigung
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Beginn

zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

Das sind Ihre Aufgaben

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selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Instituts/Fakultätssitzungen (inkl. Protokollierung), selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage, Social Media und Newsletter (mit Brevo) durch Aktualisierung von Inhalten Aufgaben mit haushaltsrechtlichem Bezug: Überwachung und Verwaltung von zugewiesenen Haushaltsmitteln (einschließlich der Drittmittel), Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Bearbeitung von Rechnungen, Inventar- und Transponderverwaltung Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere Betreuung von Auswahlverfahren, Erstellung von Bewerberübersichten und Auswahlprotokollen, Ausfüllen der Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar- und Werkverträge Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Koordinierung der Lehr- und Raumplanung sowie Erstellen des Vorlesungsverzeichnisses, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache) Einpflegen von Prüfungsergebnissen im AlmaWeb Veranstaltungsmanagement, vor allem Organisation von internen und externen Veranstaltungen

Das bringen Sie mit

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erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss einschlägige Sekretariatserfahrung, vorzugsweise an einer Hochschule oder einem vergleichbaren Umfeld ist wünschenswert sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams), Präsentationssoftware (bspw. Prezi und Brevo), sowie moderner Kommunikationstechnik erforderlich; TYPO 3, Canva oder Adobe Express, Camtasia von Vorteil, Moodle wünschenswert. Kenntnisse im elektronischen Verwaltungsmanagement- und Informationssystem (ELVI) erwünscht bzw. Bereitschaft sich schnell in dieses Programm einzuarbeiten sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sowie Geläufigkeit im Verfassen schriftlicher Texte, sichere Beherrschung von Orthographie und Interpunktion Kenntnisse im Haushalts-, Reisekosten- und Personalrecht sowie in der Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln wünschenswert selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, Serviceorientierung gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, gute organisatorische Fähigkeiten (unter Einbindung von Doodle und Zoom) inklusive ausgeprägtem Zeit- und Selbstmanagement (bspw. durch Einbindung von OneNote oder Evernote) sowie freundliches und verbindliches Auftreten

Das bieten wir Ihnen

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einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket) umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.

Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter schwerbehindertenvertretung@uni-leipzig.de.