Job Description

Der Fachbereich Jugend und Schule ist neben vielfältigen weiteren Aufgaben unter anderem für die äußeren Schulangelegenheiten verantwortlich, die sowohl die personelle Ausstattung der Schulen mit Hausmeister*innen und im Schulsekretariat, als auch das Raumangebot für Unterricht, OGS und Mensa abdecken. Ein Zukunftsthema ist darüber hinaus die Digitalisierung der Schulen.



In der Abteilung „Schule“ (FB 45/500) des Fachbereichs Jugend und Schule sind im Bereich der städtischen Schulen fortlaufend Stellen für Schulsekretär*innen (m/w/d) in Voll- und Teilzeit (mindestens sechs Stunden) zunächst befristet zu besetzen. Perspektivisch wird die Übernahme in ein

unbefristetes Beschäftigungsverhältnis angestrebt. Es ist sowohl möglich, dass ein Einsatz als Sekretär*in an einer oder mehreren Stammschulen als auch ein wechselnder Einsatz als Springerkraft erfolgt. Die Besetzung und Einteilung der unterschiedlichen Stellen erfolgt bedarfsorientiert sowie in Absprache mit Ihnen.


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Ihre Aufgabenschwerpunkte

allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie z.B. telefonische und persönliche
Beratung, Auskunftserteilung, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost,

Registraturarbeiten, Botengänge
Materialbeschaffung Bearbeitung von Angelegenheiten der Schüler- und Lehrerschaft
(Aktenführung/-verwaltung)
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, hier u.a. Abwicklung des
Zahlungsverkehrs und Führen des Inventarverzeichnisses
Unterstützung der Schulleitung u.a. bei allgemeinem Schriftverkehr,
Terminplanung und Wiedervorlage, Auswertung von Statistiken,

Gästebewirtung
Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson
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Das bringen Sie mit

eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zurzum KauffrauKaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
oder eine abgeschlossene Berufsausbildung zurzum KauffrauKaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung. Oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellter.
Belastbarkeit, Organisationsgeschick und eine gute
mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
eine ausgeprägte soziale Kompetenz ein freundliches und sicheres Auftreten im persönlichen Umgang
mit den Schüler*innen und Lehrkräften

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Wünschenswert

Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit Erfahrung im öffentlichen Dienst
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Das bieten wir

Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeberinnen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung respektvolle und faire Arbeitsbedingungen Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung Vereinbarkeit von Beruf und Familie flexible Arbeitszeitmodelle Jobticket für den ÖPNV Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.



Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus

einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Mit der Übertragung der Funktion ist der Besuch der internen

Fortbildungsreihe „Verwaltungskunde für Mitarbeiter*innen ohne spezifische

Verwaltungsausbildung” verbindlich vorgeschrieben, sofern keine Ausbildung

zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder der Verwaltungslehrgang I

absolviert wurde.



Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und

aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit

Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und

Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.



Bewerbungsprozess der Stadt Aachen
Kennzeichen 45/510-2025-003350


Teilzeit / Vollzeit beides


Befristung befristet mit Option auf unbefristete Weiterbeschäftigung


Stunden / Woche mind. 6 Std. bis 39 Std.


Vergütung EG 6 TVöD

Kontakt

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Stellenprofil

Vanessa Kaußen 0241 432-45412
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Bewerbungsformalitäten

Saskia May 0241 432-11314

Allgemeine Bewerbungshinweise

Die Stadt Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir streben an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von qualifizierten Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Fachbereich Kinder, Jugend und Schule FB 45

Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule ist mit ca. 1.500 Mitarbeitenden ein Wegbegleiter für Kinder, Jugendliche und deren Familien durch alle Lebensphasen von der Geburt bis zum Eintritt ins Erwachsenenalter. Beginnend mit einem System früher Hilfen für werdende Eltern und junge Familien sowie die Trägerschaft für 56 städtische Kindertageseinrichtungen und neun städtische Offene Ganztage (OGS) an Grundschulen.