Job Description

Zur Verstärkung des

Sport- und Schulverwaltungsamt

suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Schulsekretär

(m/w/d)

unbefristet

in

Vollzeit

(Teilzeit möglich) in der Staatlichen Berufsbildenden Schule für Wirtschaft Ernährung und Verwaltung (Standort Ernst-Busse-Straße 2 in Weimar).


Als Ansprechpartner für Lehrer, Eltern und Schüler werden Sie ein Teil des lebendigen Schulalltags. Bringen Sie ihr organisatorisches Geschick in ein freundliches Team ein und werden Sie Schulsekretär (m/w/d)!

Ihre Aufgaben:

Sekretariatsaufgaben

In Ihren Aufgabenbereich fällt die Abwicklung des gesamten Postverkehrs, sowie die Terminplanung, -koordinierung und -überwachung für den Abteilungsleiter. Sie übernehmen den Schriftverkehr für die Schulleitung, sowie die Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs und die die Bearbeitung und Weiterleitung von Anträgen und Vordrucken. Die Protokollführung für interne Beratungen gehört genauso zu Ihrem Aufgabenspektrum wie die Schriftgutverwaltung, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Mitwirkung bei statistischen Meldungen, Erfassung der Krankmeldungen und Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen.

Haushalts-/ Kassen- und Rechnungswesen

Sie übernehmen die Überwachung der Haushaltsmittel der Schule und die Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Beschaffung von fachspezifischen Lehrmitteln, Ausstattungsgegenständen, Erste-Hilfe-Material und ggf. Pflegeleistungen/ -mitteln

In Ihren Zuständigkeitsbereich fallen die Bedarfsermittlung und Zusammenstellung der Bedarfe in Abstimmung mit der Schulleitung, das Einholen und die Prüfung von Angeboten, sowie die Entgegennahme und Prüfung der Lieferungen.

Inventarisierung

Sie führen jährliche Inventuren vor und übernehmen die Inventarisierung des beweglichen Vermögens.

Schülerverwaltung/ - angelegenheiten

Sie wirken bei der Durchführung der Anmeldeverfahren mit, beim Stempeln und Kopieren der Zeugnisse, sowie bei der Entgegennahme der Krankmeldungen und der Verlängerung der Schülerausweise. Außerdem übernehmen Sie die Erstellung und Aktualisierung der Schülerlisten und Klassenlisten und unterstützen bei den Prüfungsvorbereitungen.

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Ihr Profil*:

eine abgeschlossene Berufsausbildung


zum Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d), zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d), zum Fachangestellten für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Bürokauffrau/Bürokaufmann





Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen!


Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.


Es werden auch Bewerber (m/w/d) berücksichtigt, die sich aktuell im berufsqualifizierenden Prüfungsverfahren befinden. Der erforderliche Abschluss muss zwingend zum Einstellungszeitpunkt, spätestens 3 Monate nach Bewerbungsschluss vorliegen.*

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware freundliches und sicheres Auftreten Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit Teamfähigkeit Kenntnisse in der Ersten Hilfe (Nachweis Erste-Hilfe-Kurs)

Das bieten wir:

einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der

Entgeltgruppe E 5

, jährliche Jahressonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst Firmenfitness „Hansefit“ Möglichkeit des Fahrradleasings





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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum

23.12.2025

.

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.

Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.

Ansprechpartner

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Bewerbermanagement

Franziska Bergmann
03643 762 217
03643 762 217

Ausbildung

Julia Schurig
03643 762 296
03643 762 296

Praktikum

Anja Storch
03643 762 335
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