Job Description

Über Uns

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Der Präsident des Hessischen Rechnungshofs sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine überdurchschnittlich qualifizierte




Sachbearbeitung Digitalisierung mit Leitung der Registratur (w/m/d)


und der Fachadministration für DMS 4.0

im Referat Z 2 der Zentralabteilung



Es steht eine Stelle des gehobenen Dienstes zur Verfügung. Die Eingruppierung erfolgt, je nach Erfüllung der entsprechenden Voraussetzungen, nach den Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (TV-H).

Ihre Aufgaben

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Aufgabenschwerpunkte:



Leitung der Fach- bzw. Mandantenadministration für DMS 4.0 im

Geschäftsbereich des Hessischen Rechnungshofs und damit zentrale

Ansprechperson für die drei Dienststellen im Geschäftsbereich zu allen

entsprechenden Fragen des DMS 4.0 im Sinn eines ganzheitlichen Records

Managements

Stetige Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Aktenordnung, des

Aktenplans und sonstiger organisatorischer Regelungen bezüglich der

Aktenführung und entsprechender Geschäftsprozesse im Geschäftsbereich

Eigenständige operative Behandlung der aktenrelevanten Dokumente, inklusive

deren Aufbewahrung bis hin zur Aussonderung / Archivierung

Laufende Optimierung und Dokumentation der Registratur-Strukturen und

Verfahren sowie die Mitarbeit an deren strategischer Weiterentwicklung; auch

unter Berücksichtigung IT-technischer Sicherheitsmaßnahmen in Anlehnung an

die Handlungsempfehlungen des BSI nach IT-Grundschutz (Schnittstelle der

Registratur zur IT)

Mitwirkung bei der Umsetzung von E-Government-Prozessen / Implementierung

von Elementen des elektronischen Workflows

Selbstständige Koordination des Registraturteams in Abstimmung mit der

Referatsleitung

Bei Bedarf Mitarbeit in der täglichen Erfassung und Zuordnung der eingehenden

Unterlagen (digital und analog) sowie sachliche Zusammenführung von

Dokumenten und Vorgängen zu Akten im DMS 4.0

Ansprechpartner und Schnittstelle der Zentralabteilung für alle Abteilungen sowie

für das Prüfungsamt des Hessischen Rechnungshofs in Bezug auf das

Registraturwesen

Unsere Anforderungen

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Fachliches Anforderungsprofil:



Zum Zeitpunkt der Einstellung ein erfolgreich abgeschlossenes Fachhochschul- oder Hochschulstudium (Bachelor / Diplom) im Bereich Informationstechnik, Informationsrecht oder ein vergleichbarer Studiengang mit IT-/Digitalisierungs-Bezug Praktische Erfahrung in der Verwaltung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und / oder Erfahrungen im Rahmen von entsprechender Projektarbeit sind von Vorteil Gute Kenntnisse der bei der Aktenverwaltung geltenden Regeln (z. B. Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen, Hessisches Archivgesetz, Hessisches E-Government-Gesetz) sind von Vorteil; die Bereitschaft, sich in diese Regeln vertieft einzuarbeiten wird vorausgesetzt Erfahrungen in der Anwendung von E-Akten bzw. von Software zur elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie zum elektronischen Dokumenten- und Aktenmanagement sind vorteilhaft Kenntnisse im Bereich IT-Grundschutz in Bezug auf die elektronische Aktenführung sind wünschenswert; vorausgesetzt wird die Bereitschaft, sich auch aus dieser informationssicherheitstechnischen Perspektive mit dem Thema DMS und elektronischer Workflow zu befassen Sicherer Umgang mit dem Internet, internetbasierten Anwendungen sowie gängigen IT-Anwendungen (MS Office Programme) wird vorausgesetzt


Persönliches Anforderungsprofil:



Zielorientiertes Denken, gute Auffassungsgabe und die Fähigkeit zur konzeptionellen Umsetzung von fachlichen Vorgaben Eigenverantwortliche und zielgruppenorientierte Denk- und Arbeitsweise Ausgeprägte Fähigkeit zum selbständigen, verantwortungsbewussten und sorgfältigen Arbeiten sowie Bereitschaft zur Teamarbeit bei gleichzeitig hoher Serviceorientierung ausgeprägte IT-Affinität bei gleichzeitiger Affinität zu den Themen rund um die Aktenführung Fähigkeit, in Zusammenarbeit mit Dienstleistern bedarfsgerechte IT-Lösungen im Bereich E-Government zu implementieren und dokumentieren Gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen sowie überdurchschnittliches Engagement, Verantwortungsbewusstsein, hohe Belastbarkeit in einem von Veränderung geprägten Umfeld auch bei zeitkritischen Aufgaben Sicheres und verbindliches Auftreten Bereitschaft zu regelmäßigen bedarfsorientierten Weiterbildungen Bereitschaft zu Dienstreisen

Unsere Angebote

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Wir bieten Ihnen:


Vielseitiges, verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen sowie kurze Entscheidungswege Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit tariflich abgesicherter Vergütung sowie einer betrieblichen Altersversorgung (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder – VBL) und allen weiteren Sozialleistungen des öffentlichen Diensts Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten des mobilen Arbeitens unter Berücksichtigung dienstlicher Anforderungen Interne und externe Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten Anbindung des Arbeitsplatzes an den öffentlichen Personennahverkehr und kostenlose Nutzung durch das derzeitige Landesticket Vielfältige Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements E-Ladesäulen kostenneutral Ausreichend kostenfreie Parkplätze auf dem Gelände Gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie:


Der Hessische Rechnungshof trägt das Gütesiegel "Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen".

Allgemeine Hinweise

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Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Stelle voll besetzt ist.



Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern wird gewährleistet.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.



Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Tätigkeit dienlich sind.



Auf dieses Stellenangebot können Sie sich über karriere.hessen.de online bewerben.

Die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf der Grundlage des § 23 des Hessischen Datenschutz und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG). Informationen zum Datenschutz für Bewerberinnen und Bewerber erhalten Sie auf unserer Internetseite.