Job Description

Stadt Mönchengladbach
41061 Mönchengladbach, Lüpertzender Straße 83, Fachbereich Weiterbildung und Musik - Musikschule
Berufserfahrung
Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung

Teilzeit
Publizierung bis: 16.11.2025
Kennziffer: 44.00-2326
Eine Stadt der Vielfalt: Als größte Stadt am linken Niederrhein bieten wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. Wir setzen uns als Stadtverwaltung Mönchengladbach dafür ein, unseren Bürger*innen zur Seite zu stehen, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und mit unserem Handeln zur Lebensqualität in Mönchengladbach beizutragen.



Sie möchten beruflich etwas bewegen und unsere Stadt mit Ihrer Motivation prägen? Wir suchen Sie

zum 01.12.2025 befristet bis zum 30.11.2028 mit einem Stundenumfang von 19,5 Wochenstunden an drei Tagen in der Woche

Vergütung nach

Entgeltgruppe E 7 TVöD-V.

Aufgaben - Was Sie bei uns erwartet

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Mit diesen Tätigkeiten leisten Sie einen aktiven Beitrag für das Gemeinwohl in unserer Stadt:

Instrumentenvermietung

– Sie schließen Mietverträge für die Stadt Mönchengladbach ab, verlängern bestehende Verträge und fordern bei Bedarf Instrumente zurück. Sie geben Mietinstrumente aus, fordern Versicherungsnachweise an und klären im Schadensfall die Abwicklung mit dem Fachbereich Recht. Außerdem übernehmen Sie den notwendigen Schriftverkehr sowie die Beratung und Betreuung von Kundinnen und Lehrer*innen

Unterstützung bei der Organisation des Vertretungsunterrichts

- Sie koordinieren den Einsatz von Poolkräften und Vertretungslehrerinnen bei Krankmeldungen, bearbeiten Krankmeldungen und prüfen Erstattungsansprüche gemäß Musikschulordnung. Zudem erfassen Sie Leistungsdaten der Musikschullehrer*innen, beantragen Überstunden und bearbeiten notwendige Rechnungsänderungen.

Allgemeine Verwaltungsaufgaben

– Sie erteilen Auskünfte und beraten Eltern und Schülerinnen und unterstützen in Stoßzeiten bei der Dateneingabe in „Amadee“. Sie bearbeiten An- und Abmeldungen und stellen Kontakte zu Fachleitungen und Lehrkräften her. Darüber hinaus holen Sie Auskünfte aus OK-EWO und dem Meldeportal NRW ein, und betreuen das Notenarchiv. Ebenso fertigen Sie Protokolle für (Gesamt-)Konferenzen an und übernehmen die Abrechnung von Konzerten und sonstigen Musikschulveranstaltungen. Sie betreuen zudem das technische Inventar von der Beschaffung, über die Inventarisierung bis hin zur Ausleihe und unterstützen bei der Organisation notwendiger Wartungen.

Unterstützung der Musikschulleitung

– Sie übernehmen die Datenpflege, unterstützen bei der Veranstaltungsplanung und -betreuung und sorgen für eine reibungslose Planung der Unterrichtsräume.

Verwaltungsfachliche Aufgaben und Sachbearbeitung

- Sie unterstützen die Lehrkräfte und Fachleitungen bei der Einteilung und Unterrichtsplanung und bei der Kontrolle der Anwesenheiten. Sie leiten Maßnahmen z. B. bei unentschuldigtem Fehlen ein, stellen Schul- und Teilnahmebescheinigungen aus und bearbeiten Anmeldungen und Kündigungen

Profil - Was Sie mitbringen

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Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes alternativ abgeschlossene Verwaltungsfachangestelltenausbildung / abgeschlossener Verwaltungslehrgang I

oder

Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf; zusätzlich wird mindestens zweijährige, aufgabenbezogene Berufserfahrung oder mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt





Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:


Selbstständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation Hohe Kommunikationskompetenz (schriftlich und mündlich) sowie sprachliches Feingefühl in Bezug auf unterschiedliche Zielgruppen Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft in Bezug auf das Aufgabengebiet Vertrauensvoller und respektvoller Umgang mit Teamkolleginnen sowie Kund*innen
Ein sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten Word und Excel Kenntnisse und Erfahrungen mit der Software Amadé

Benefits - Was wir bieten

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Sicherer Arbeitsplatz und berufliche Perspektiven

– Schlüsselfunktion als regionale Arbeitgeberin und Tätigkeit im öffentlichen Dienst

Zeitliche und örtliche

Flexibilität

– Arbeitszeitkonto, Gleitzeit 6:30-20:00 Uhr ohne Kernarbeitszeit, 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche und zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei, Möglichkeit zur mobilen Arbeit*

Betriebliches Gesundheitsmanagement

– u. a. Präventionsangebote, externe Beratungsangebote durch pme Familienservice und Betriebssport

Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf

– Individuelle Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten

Gleichberechtigung und Diversität

– Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur

Karriereförderung

– Arbeitsplatz- und personenbezogene Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten

Teamwork

– Aktiver Einbezug bei Veränderungsprozessen und konstruktive Feedbackkultur

Gemeinschaftliche Aktivitäten

– Offene und gemeinschaftliche Atmosphäre durch Mitarbeitendenevents

Finanzielle Leistungen

– Zusätzlich zur tariflichen Vergütung: Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge

Vergünstigungen

– Deutschlandticket (bei Tarifbeschäftigten), Corporate Benefits und Prime Benefits

Hinweise

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Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf sind Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.



Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u. a. über aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein. Daher bitten wir darum, entsprechende Unterlagen bereits mit der Bewerbung einzureichen.



Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden bei Tarifbeschäftigung.


Informationen über verwaltungsnahe Berufe und zum Verwaltungslehrgang I finden Sie unter: https://www.moenchengladbach.de/fileadmin/user_upload/FB10/10.00/Info_VerwaltungsnaheBerufe.pdf


Zur Sicherstellung des Dienstbetriebes sind die Wochenstunden auf drei Arbeitstage zu verteilen. Dabei müssen an zwei dieser Tage – wahlweise am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag – nachmittags die Servicezeiten bis 16 Uhr abgedeckt werden.



Die Servicezeiten sind:



Montags bis Donnerstags 8.00 – 16.00 Uhr



Freitags 8.00 – 13.00 Uhr

So geht’s weiter:

Noch unsicher? Auf unserer Karriereseite (www.stadt.mg/wirmachenmg) erhalten Sie viele Informationen zu einem Einstieg bei der Stadtverwaltung Mönchengladbach.



Fragen zum Job? Kontaktieren Sie uns gerne persönlich: Alle fachspezifischen sowie tätigkeitsbezogenen Fragen beantwortet Ihnen Merve Bianca Sorgente (Tel. 02161 25-6453) aus dem Fachbereich Weiterbildung und Musik. Zu allen Fragen rund um den Bewerbungsprozess gibt Ihnen Leonie Ostsieker (Tel. 02161 25-3019) seitens des Personalmanagements eine Auskunft.



Unser Stellenangebot überzeugt? Finden wir gemeinsam heraus, ob wir zueinander passen: Wenn Sie sich mit unserem Stellenangebot identifizieren, nutzen Sie einfach und direkt die

Möglichkeit zur Online-Bewerbung bis spätestens

16.11.2025

unter www.stadt.mg/karriere (

Kennziffer 44.00-2326

).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!