Job Description

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An der Universität Potsdam ist im Präsidialamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle unbefristet zu besetzen:



Sachbearbeiter/-in für die Gremienbetreuung (w/m/d)



Kenn-Nr. 54/2025



DieArbeitszeitumfasst40Wochenstunden(100%);dieEingruppierungerfolgtnachEntgeltgruppe 9b der Entgeltordnung zumTV-Länder.



Ihr Arbeitsbereich:



Das Aufgabengebiet der ausgeschriebenen Stelle umfasst die Gremienbetreuung und die Geschäftsstelle zentraler Kommissionen, Betreuung der akademischen Angelegenheiten sowie die Digitalisierung der Arbeitsprozesse der Gremienverwaltung.



Ihr Aufgabengebiet umfasst:


Gremienbetreuung und Geschäftsstelle zentraler Kommissionen + Organisation, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen zentraler Gremien und Kommissionen
+ Erstellung von Tagesordnungen, Einladungsschreiben und Protokollen
+ Ansprechperson für Gremienmitglieder und interne Stellen
Akademische Angelegenheiten + Kommunikation mit Fakultäten und zentralen Einheiten zu Anträgen in Berufungs- und Besetzungsverfahren
+ Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität
+ Unterstützung bei der Durchführung akademischer Verfahren
Digitalisierung von Arbeitsprozessen in der Gremienverwaltung + Analyse und Optimierung bestehender Prozesse im Rahmen der Digitalisierung
+ enge Zusammenarbeit mit IT- und Fachabteilungen

Sie bringen Folgendes mit:


Universitätsabschluss bzw. Fachhochschulausbildung oder Äquivalent (Verwaltungs-Betriebswirt (VWA) oder Berufserfahrung im Bereich der Gremienbetreuung/Akademische Angelegenheiten) Berufserfahrung im Bereich der Gremienbetreuung/Akademische Angelegenheiten hervorragende Beherrschung der deutschen Sprache Fähigkeit, Sachverhalte komprimiert schriftlich wiederzugeben gute EDV-Kenntnisse (Textverarbeitung, Datenbank) erste Erfahrungen mit einem Wiki (z.B. Confluence) sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich in ein Wiki einzuarbeiten Affinität, sich mit technischen Neuerungen auseinanderzusetzen (z.B. KI) ausgeprägte Konzentrationsfähigkeit und Organisationstalent Aufgeschlossenheit gegenüber ständig neuen Anforderungen Flexibilität, Kontaktfreudigkeit, sicheres Auftreten, Zuverlässigkeit

Unser Angebot an Sie:



Als Universität vereinen wir die Entwicklungsstärke einer Lehr- und Forschungseinrichtung mit den attraktiven Arbeitsbedingungen des öffentlichen Dienstes. Die Universität Potsdam ist eine zuverlässige Arbeitgeberin, die ihre Beschäftigten mit vielfältigen Angeboten und Leistungen unterstützt:


Profitieren Sie von betrieblicher Altersvorsorge, einer Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen. Alle Standorte bieten eine gute Verkehrsanbindung. Sie können einen monatlichen Zuschuss zum ÖPNV-Jobticket erhalten und Campus-Fahrräder nutzen. Entwickeln Sie sich und Ihre Kompetenzen in verschiedenen Fortbildungsangeboten weiter; nutzen Sie die vielfältigen Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Hochschulsports. Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bietet die Universität Potsdam ihren Beschäftigten flexible Arbeitszeiten, anteilige mobile Arbeit (z.B. Home-Office) sowie die Option zur Arbeit in Teilzeit an. Sie verfügen über 30 Urlaubstage im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) und sind zusätzlich am 24.12. und 31.12. vom Dienst befreit. Unser Service für Familien berät Sie zu Fragen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Bewerbungsgespräche sind voraussichtlich für die Kalenderwoche 36 und 37 geplant – wir bitten Sie, sich in diesem Zeitraum nach Möglichkeit für ein Gespräch zur Verfügung zu halten.

Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht
Ihre Bewerbung:



Reichen Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und entsprechenden Qualifikationsnachweisen über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam ein (Kenn-Nr. 54/2025). Bitte stellen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten pdf-Datei bereit. Die Bewerbungsfrist endet am 11.08.2025.



Jetzt online bewerben:


https://spp.uni-potsdam.de/karriere
Sollten Sie Hochschulabschlüsse außerhalb der EU absolviert haben, reichen Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Bewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) ein. Ersatzweise bitten wir Sie um Zusendung eines PDF-Auszuges aus der Datenbank zur Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise (ANABIN).



Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).



Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG). Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.



Für nähere Informationen und Fragen zur Ausschreibung steht Ihnen die Leiterin des Präsidialamts, Frau Dr. Claudia Scharioth, per E-Mail: scharioth@uni-potsdam.de
und Telefon: +49 331 / 977 – 1527, gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an bewerbung@uni-potsdam.de
wenden.