Job Description

1. Hauptaufgabe des Arbeitsplatzes

Der Sachbearbeiter im Kundendienst ist verantwortlich für die administrative und organisatorische Unterstützung des Kundendienstes. Er sorgt für eine reibungslose Abwicklung von Serviceaufträgen, die Betreuung von Kundenanfragen und die Sicherstellung eines effizienten Ablaufs der Serviceprozesse.

2. Aufgaben und Tätigkeiten

2.1 Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung:

Annahme und Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mail Erstellung und Nachverfolgung von Service- und Wartungsaufträgen in EC-Lift, sowie buchen dazugehöriger Wareneingänge Beschaffung von Ersatzteilen für Servicetechniker und Kunden Terminabstimmung und -koordination mit Kunden und Servicetechnikern Monatliches versenden von Erinnerungsschreiben in Bezug auf UVV + Wartung (Kundengeräte) und nachfassen bei Kunden die keine Rückmeldung geben Pflege und Aktualisierung von Kundendaten in ERP- und CRM-Systemen
· Bereitstellung von Leihgeräten für Kunden bei längeren Reparaturen (Absprache mit Disposition und Werkstattleitung)

Bearbeitung von Reklamationen und Serviceanfragen

2.2 Administrative Tätigkeiten:

Erstellen von Angeboten/Aufträgen und Kostenvoranschlägen für Wartungen und Reparaturen Erstellen von Werkstattaufträgen, Abhollieferscheinen und Rücklieferscheinen Rechnungsstellung und Kontrolle von Serviceberichten Kontrolle von Bestellungen / Lieferscheinen (Wareneingänge Lager und Serviceaufträge) / Rechnungen Pflege der Servicedokumentation und Archivierung von Unterlagen Bestellung von Werkzeugen, Soft- und Hardware gemäß vorhandenen Listen in Absprache mit dem Kundendienstleiter Verwaltung von Wartungsverträgen und Überwachung von Fristen (z. B. UVV-Prüfungen) Unterstützung bei der Planung von Ersatzteilbestellungen in Abstimmung mit dem Lager Abholung / Leerung veranlassen der Müllcontainer (Restmüll, Papier)

2.3 Unterstützung des Serviceteams:

Zusammenarbeit mit den Außendiensttechnikern zur Auftragsabwicklung Koordination von Leih- und Mietgeräten für Kunden bei defekten Kundengeräten (z.B. Angebot schreiben, Auftragsinformationen an Miet- und Dispoabteilung weitergeben) Sicherstellung einer schnellen Informationsweitergabe zwischen Kunden, Technikern und anderen Abteilungen Erstellung von internen Reports und Auswertungen für die Kundendienstleitung

2.4 Prozessoptimierung:

Identifikation von Verbesserungspotenzialen in der Serviceabwicklung Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozesse zur Effizienzsteigerung Mitwirkung an Projekten zur Weiterentwicklung des Kundendienstes

3. Anforderungen an den Arbeitsplatz

3.1 Fachliche Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder technische Ausbildung mit kaufmännischem Hintergrund Erste Berufserfahrung im Kundendienst oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Flurförderzeug-, Maschinenbau- oder Nutzfahrzeugbranche Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) sowie Erfahrung mit ERP- und CRM-Systemen Technisches Verständnis für Flurförderzeuge oder vergleichbare Produkte von Vorteil

3.2 Persönliche Anforderungen:

Hohe Kunden- und Serviceorientierung Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten am Telefon Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Teamfähigkeit und Belastbarkeit in stressigen Situationen Organisationsgeschick und lösungsorientiertes Denken

3.3 Arbeitsumgebung:

Büroarbeitsplatz mit moderner IT-Ausstattung Gelegentliche Abstimmung mit Außendiensttechnikern vor Ort Arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit direktem Kundenkontakt

4. Arbeitsbeziehungen und Schnittstellen

Interne Schnittstellen:

Kundendienstleitung (Berichterstattung und Koordination) Außendiensttechniker (Terminplanung und Auftragsdetails) Vertrieb/Mietabteilung/Disposition (Kundenabstimmung und Serviceangebote) Buchhaltung (Rechnungsstellung und Zahlungsklärung) Lager/Logistik (Ersatzteilversorgung)

Externe Schnittstellen:

Kunden (Auftragsabwicklung, Reklamationen, Terminabstimmungen) Lieferanten (Ersatzteile, technische Informationen)

5. Ziele und Erfolgskriterien

Hohe Kundenzufriedenheit durch schnelle und zuverlässige Serviceabwicklung Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLA) Effiziente Terminplanung und reibungslose Serviceprozesse Fehlerfreie Dokumentation und Einhaltung von Fristen Unterstützung der Servicetechniker zur Minimierung von Standzeiten
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.136,67€ - 3.738,08€ pro Monat

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Firmenevents Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz
Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort