Job Description

Aufgabe:


? Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.


Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten



? Veranstaltungsmanagement


Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitern Terminorganisation mit anderen ÜNBs sowohl in Kunden-Räumlichkeiten als
auch außerhalb




? Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen


Mitarbeitern (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)


? Unterstützung bei der Anlage von IT-Tickets im Ticketsystem Heat


? Unterstützung und Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien


? Durchführen von Bestellvorgängen im SAP für Waren und Dienstleistungen


inkl. deren Abrechnung


? Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern


? Pflege der Ablage/Dokumentation


? Besuchermanagement - Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern


? Berichtswesen


? Vorbereitung von Foliensätzen für interne Stakeholder


? Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und Erinnerung der Verantwortlichen


Statusabfrage über Prozesse und Arbeitsstände
? Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs für Office-DC-Links


? Durchführung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitenden inkl. Unterstützung bei der Einarbeitung




Anforderungen:


? Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement


oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung


? Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen




Kenntnisse und Erfahrungen in:


oben genannten Aufgaben
- bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 4 Jahren)


? Deutsch (vergleichbar C1) und Englisch (vergleichbar B2)