Job Description

Programmmanager
Aufgabenbereich
Der Programmmanager (PM) arbeitet täglich mit dem Lieferpartner zusammen und hat eine doppelte Verantwortung: Er muss kundenorientierte Programme erfolgreich umsetzen und ist für Aktivitäten im Zusammenhang mit der Leistungserbringung verantwortlich. Letztere Verantwortung umfasst Kundenzufriedenheit, Projektsteuerung und Projektabrechnung. Diese Aufgaben werden im Folgenden näher beschrieben.
Aufgaben
Stakeholder-Management

• Sicherstellung der Identifizierung der wichtigsten Stakeholder in Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten

• Aufrechterhaltung regelmäßiger Kontakte zu allen identifizierten wichtigen Stakeholdern, einschließlich der Sponsoren von Kundenprogrammen

• Erreichen der richtigen Eskalationsstufe, wenn die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung nicht erfüllt sind.

Programm-Governance

• Sicherstellen, dass wichtige Governance-Kontaktpunkte in angemessenen Abständen organisiert werden und die relevanten identifizierten Stakeholder daran teilnehmen.

• Organisieren und moderieren Sie wöchentliche operative Kontaktpunkte mit dem Programmteam, um Fortschritte und Hindernisse zu identifizieren.

• Definieren Sie gemeinsam mit dem Kunden die KPIs, um sicherzustellen, dass der Fortschritt gemessen werden kann, und teilen Sie diese dem Kunden mit. Kommunizieren Sie alle definierten KPIs/Kennzahlen an das Projektteam, einschließlich der Art und Weise, wie der Kunde den Erfolg messen wird.

• Nehmen Sie am Feedback-Mechanismus von Zifo teil, um die Zufriedenheit/Unzufriedenheit der Kunden zu erfassen, und teilen Sie das Feedback mit dem beteiligten Zifo-Team.

• Bearbeiten Sie alle Unzufriedenheiten über die Zifo-Unzufriedenheitsanwendung und stellen Sie sicher, dass der Kunde über die eingeleiteten Maßnahmen zur Minderung der Unzufriedenheit vollständig informiert ist. Stellen Sie sicher, dass die Lösungen überwacht werden, und berichten Sie über den Fortschritt/die Umsetzung jeder Lösung.

• Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan mit dem Kunden, einschließlich Status- und Governance-Meetings und Eskalationsprozessen.

• Erstellen Sie eine klare Rollen- und Verantwortungsmatrix, um diese innerhalb der Projektstruktur klar zu definieren.

Projektressourcenmanagement

• Stellen Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten sicher, dass für die Durchführung des Projekts angemessene Ressourcen zur Verfügung stehen. Stimmen Sie die Anforderungen mit dem Manager des Lösungsteams ab. Stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten der Ressourcen mit denen übereinstimmen, die dem Kunden im Rahmen der Leistungsbeschreibung vorgeschlagen wurden.

• Stellen Sie sicher, dass die Leistung des Remote-Teams maximiert wird. Achten Sie auf die Mischung aus lokalen und Remote-Ressourcen und stellen Sie sicher, dass diese Mischung den strategischen Anforderungen von Zifo entspricht.

• Stellen Sie sicher, dass das zugewiesene Team als Team und nicht nur als Einzelpersonen arbeitet.

• Lösen Sie alle Ressourcenkonflikte oder Leistungsprobleme, die während des Lebenszyklus des Auftrags auftreten.

• Stellen Sie sicher, dass die einem Auftrag zugewiesenen Ressourcen vollständig genutzt werden und dass ihre Zeit dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Wenn es Hindernisse für die Arbeit gibt, eskalieren Sie diese an Ihren Vorgesetzten.

• Antizipieren/verhindern/lösen Sie Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand für zukünftige Zeiträume. Besprechen Sie mit dem Projektmanager oder dem Projektleiter Strategien zur Vermeidung von Unterauslastung.

• Stellen Sie sicher, dass das Personalzuweisungssystem vollständig auf dem neuesten Stand ist und die zugewiesenen Ressourcen definiert sind – dies sollte sowohl laufende als auch geplante Projekte umfassen.

Projektbuchhaltung

• Überwachen und aktualisieren Sie die Aufteilung der juristischen Personen, während das Projektteam Anpassungen während des Projektlebenszyklus vornimmt.

• Überwachen Sie das Projektbudget und berichten Sie dies dem Kunden, überwachen Sie den aktuellen Status und prognostizieren Sie zukünftige Ausgaben, um frühzeitig vor Über- oder Unterausgaben des Kundenbudgets zu warnen.

• Sicherstellen, dass alle Zeiten ordnungsgemäß im Zeiterfassungssystem erfasst werden. Fehlende Zeiten werden schnell behoben und Streitigkeiten über abrechnungsfähige/nicht abrechnungsfähige Zeiten werden gemildert.

• Sicherstellen, dass alle für ein Zeit- und Materialprojekt erfassten Zeiten dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

• Die erfassten Zeiten überprüfen und eine angemessene Bewertung der erfassten Zeiten vornehmen, um die Zeiten auf die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Abrechnungsregeln oder auf ein angemessenes Mindestniveau zu runden. Bewerten Sie die nicht abrechnungsfähige Zeit, die für ein Projekt erfasst wurde, und stufen Sie diese nach Bedarf neu ein.

• Stellen Sie sicher, dass die Abrechnung gemäß den internen Finanzprozessen rechtzeitig erfolgt. Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungshinweise und Rechnungsgenehmigungen je nach den Anforderungen des Kunden an diesen übermittelt bzw. von diesem empfangen werden.

• Bearbeiten Sie alle Rechnungsanomalien, die vom Kunden oder vom Rechnungsstellungsteam gemeldet werden.

Interne Aufgaben

• Beitrag zur Leistungsbewertung von Mitarbeitern durch Weiterleitung von Leistungsbeurteilungen an die Vorgesetzten der Berater

• Kontinuierliche Serviceverbesserungen, Identifizierung und Leitung von Initiativen zur Verbesserung des Lieferprozesses von Zifo und zur Stärkung der Zifo-Kultur.

Kundenmanagement

• Arbeiten Sie gemeinsam mit dem CSM an einem Kundenkonto. Unterstützen Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Manager die Vorverkaufsaktivitäten.

• Die Kundenbeobachtung kann eine gemeinsame Aufgabe mit dem CSM sein: Legen Sie Zeitpläne für Feedback und Austausch fest, identifizieren Sie Schwachstellen, feiern Sie Erfolge und beziehen Sie den Kunden mit ein.

• Wenn sich während der Kundeninteraktion neue Möglichkeiten ergeben, teilen Sie diese Ihrem Vorgesetzten mit.

Über Sie
Erfahrung

• Sie verfügen über Erfahrung im Projekt- und Programmmanagement und in der Umsetzung komplexer Programme.

• Sie verfügen über Erfahrung in der Beratung und sind sich der damit verbundenen Qualitätsanforderungen bewusst.

• Sie verfügen über Erfahrung mit Biopharma- oder Biotech-Unternehmen.

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Remote-Teams ist ein großes Plus.

Kenntnisse

• Hintergrundwissen über die Besonderheiten der Pharmaindustrie ist ein Muss.

• Kenntnisse im Bereich der pharmazeutischen Herstellung und Lieferung sind von Vorteil.

• Kenntnisse im Bereich Laborinstrumentenmanagement sind von Vorteil.

Sprachen

• Englisch – fließend

• Deutsch – fließend

Wer ist Zifo:
Zifo RnD Solutions ist ein schnell wachsendes globales Unternehmen mit Niederlassungen in den USA, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Japan, China, Singapur, der Schweiz, Spanien, Irland, Kanada und Indien. Zifo unterstützt Unternehmen bei der Strategieentwicklung, Konzeption, Implementierung und Betreuung ihrer Systeme in den Bereichen Laborinformatik, wissenschaftliches Datenmanagement, klinische Biometrie, Genominformatik und Compliance-Lösungen.
Wenn Sie die Idee reizt, Teil eines Teams zu werden, in dem die Mitarbeiter maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen und in dem Vertrauen, Eigenverantwortung und Selbstentwicklung mehr als nur leere Worte sind, dann könnte Zifo das richtige Unternehmen für Sie sein. Hier bei Zifo bilden diese Werte das Rückgrat unserer Unternehmenskultur.
Closing Date
Thursday 26 February 2026

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