Job Description

Was ist dein Job bei uns:

Finanzbuchhaltung:

Unterstützung des Buchhaltungs-Teams Operative Buchhaltung (HGB) + Rechnungseingang und -ausgang
+ Kontierung
+ Debitoren-/Kreditorenpflege
+ Zahlungsverkehr
+ Mahnwesen
+ Kontenabstimmungen
+ Pflege der Stammdaten
Monatsabschluss + Durchführung der Monatsabschlüsse (z.B. Belege, Abgrenzungen, OP-Listen)
Reise- und Spesenmanagement + Prüfung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen
+ Richtlinienkonformität und Verbuchung
Jahresabschluss-Vorbereitung + Der Jahresabschluss selbst wird von der Steuerberatung durchgeführt. Es müssen jedoch alle notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchgeführt werden
Weiteres: + Ansprechpartnerin für das Finanzamt, Wirtschaftsprüferinnen und Steuerberater*innen
+ Durchführung Mahn- Und Inkassowesen
+ Kontenklärung mit Lieferanten und Kunden
+ Verantwortlich für Bonitätsprüfungen der Kundinnen und Geschäftspartnerinnen

Personalwesen:

Unterstützung des HR-Teams HR-Administration: + Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnissen
+ Pflege der Personalakten und Stammdaten (DSGVO-konform)
Payroll-Vorbereitung + Sammeln/prüfen der variablen Daten (z.B. Zeiten, Zulagen)
+ Übergabe an Lohnbüro/Steuerberatung
+ Plausibilitätscheck der Lohnabrechnungen
Recruiting-Koordination + Ausschreibungen erstellen
+ Bewerbungen vor sortieren
+ Interviews terminieren
+ Kandidatenkommunikation über das Bewerbermanagement (z.B. Softgaren) in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
On-/Offboarding und People-Prozesse + Ablaufplanung
+ Equipment- und Rechtekoordination mit IT
+ Einarbeitungspläne
+ On-/Offboarding Checklisten
Betreuung der Auszubildenden + Durchführung von Kickoff-Terminen
+ Abgleich Ausbildungsrahmenlehrplan
+ Planung Prüfungsvorbereitung
Weiteres: + Unterstützung bei Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfungen

Übergreifend:

Schnittstellenmanagement Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Fachbereichen, Steuerberatung sowie externen Dienstleistern - pragmatisch, lösungsorientiert, vertraulich

Was du dafür mitbringst:

Background + Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industrie-/Bürokaufmann/-frau)
+ oder betriebswirtschaftliches Studium – mit mehrjähriger Praxis in Buchhaltung und/oder HR in einem dynamischen KMU-Umfeld. Alternativ ein vergleichbarer Werdegang
Fachwissen Finance + Sicher in der laufenden Buchhaltung nach HGB
+ Routine in OP-Listen, Zahlungsverkehr, Kontenabstimmungen sowie Monatsabschlüsse und Vorbereitung von Jahresabschlüssen
Fachwissen HR + Solide Kenntnisse in Arbeitsrecht-Grundlagen und Lohn & Gehalt/Sozialversicherung (auf Vorbereitungsniveau) sowie strukturierter HR-Administration
Tools + Guter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Excel, Teams, SharePoint)
Arbeitsweise & Mindset + Sorgfältig, organisiert und diskret – mit Hands-on-Mentalität, hoher Serviceorientierung und Lust, Prozesse gemeinsam besser zu machen
Kommunikation + Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
+ Freundliches, verbindliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen, Bewerber:innen und externen Partnern
Sonstiges + Führerschein Klasse B

Was wir dir bieten:

Eine Mission. Wir formen einen

nationalen

Champion

am IT-Systemhausmarkt! Gemeinsam stark. Wir arbeiten zusammen & kommen aus ganz Deutschland einmal im Jahr

zum gemeinsamen Sommerfest

zusammen. Ein agiles Arbeitsumfeld. Deinen Aufgabenbereich gestaltest du aktiv mit. Du profitierst von

schlanken Strukturen

,

stetigen Fortbildungsmöglichkeiten

und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, auch über Standortgrenzen hinaus. Erhalte über unsere Plattform bei

corporate

benefits

regelmäßig attraktive Mitarbeiterkonditionen, Angebote und Rabatte bei namhaften Anbietern. Mehr Bewegung. Wir legen Wert auf unsere Gesundheit! Nutze unsere Firmenmitgliedschaft bei

EGYM Wellpass

in hochwertigen Sport-, Fitness-, und Freizeiteinrichtungen. Eine Zukunft. Wir unterstützen dich beim Aufbau einer Zusatzrente durch Arbeitsgeberzuschüsse im Rahmen der

betrieblichen

Altersvorsorge

Die

citadelle systems West GmbH

mit ihren vier Standorten in Bochum, Lüdenscheid, Iserlohn und Neuss gehört zu den führenden IT-Systemhäusern in der Region. Seit über 25 Jahren betreuen sind wir die externe IT-Abteilung mittelständischer und großer Unternehmen sowie öffentlicher Institutionen. Unser Leistungsportfolio reicht von der IT-Management-Beratung, IT-Infrastruktur, Cloud bis hin zur IT-Sicherheit und Managed Services.

Bei uns findest du echte IT mit Herz und Verstand.

Wir sind citadelle systems – eine deutschlandweit wachsende IT-Systemhausgruppe mit Hauptsitz in Essen und derzeit 13 Standorten. Rund 230 Mitarbeitende setzen sich täglich mit Herzblut dafür ein, mittelständische Unternehmen mit passgenauen IT-Lösungen zu unterstützen – von klassischer Infrastruktur über Cloud- und Managed Services bis hin zur strategischen IT-Beratung.



Unsere Kunden schätzen die Qualität und das Engagement unserer Teams vor Ort: In den Jahren 2023 und 2024 wurde die citadelle systems AG jeweils unter die Top 3, im

Jahr 2025 sogar auf Platz 1 der Service Provider in Deutschland

gewählt. Auch bei Kununu wurden wir

2025 erneut als Top-Arbeitgeberin

ausgezeichnet – das macht uns stolz.

Interesse?

Dann nichts wie los! Bewirb Dich jetzt. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.