Job Description

Datum: 16.01.2026





In der Gemeinde Kleinmachnow ist ab dem 01. Mai 2026 unbefristet eine Stelle als Persönliche/-r Referent/-in des Bürgermeisters zu besetzen.

Entgeltgruppe 10 TVöD-V | 100 % der Arbeitszeit | 39 Wochenstunden



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Organisationstalent mit strategischem Blick gesucht

Als Persönliche /-r Referent /-in des Bürgermeisters sind Sie weit mehr als organisatorische Unterstützung: Sie sind Taktgeber /-in, weitsichtige Begleitung und zentrale Schnittstelle zugleich. Mit strategischem Blick, hoher Eigenverantwortung und feinem Gespür für politische Zusammenhänge steuern Sie die Themen des Bürgermeisters, bereiten Entscheidungen fundiert vor und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zielgerichtet zusammenlaufen. In dieser Schlüsselposition verbinden Sie operative Exzellenz mit inhaltlicher Tiefe – und tragen maßgeblich dazu bei, dass Führung wirksam, vorausschauend und handlungsfähig bleibt.


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Ihre Aufgaben bei uns:

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Bürokoordinierung des Bürgermeisters

vorausschauendes Termin- und Zeitmanagement einschließlich inhaltlicher Priorisierung und Vorbereitung von Terminen Koordinierung des Besucherempfangs Steuerung, Priorisierung und Filterung aller eingehenden Vorgänge, Anfragen und Kommunikationswege

Inhaltliche Vor- und Nachbereitung

Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen durch Recherche, Analyse und strukturierte Aufbereitung komplexer Sachverhalte Erstellung von Reden, Grußworten, Präsentationen sowie schriftlicher Korrespondenz in enger Abstimmung mit dem Bürgermeister Organisation sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Bürgermeisters einschließlich Fristen- und Aufgabencontrolling Mitwirkung bei bzw. Koordination von Sonderprojekten mit strategischer Bedeutung

Kommunikation

Zusammenarbeit und Koordination des Informationsflusses zwischen dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin, den Fachbereichen/Ämtern und den Gremien der Gemeindevertretung Koordination und Bearbeitung brisanter oder komplexer Bürger- oder Presseanfragen in Abstimmung mit der Kommunikation
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Das bringen Sie mit:

erfolgreich abgeschlossene Hochschulbildung (Bachelor / Diplom (FH)), in den Fachrichtungen Verwaltungs-, Politik- oder Kommunikationswissenschaften oder vergleichbaren Inhalten oder erfolgreich abgeschlossene mind. 3-jährige Ausbildung mit mindestens fünfjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Aufgabengebiet oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten nachgewiesene mehrjährige Erfahrung im Management eines politischen Büros, einem Verband oder einer überregionalen Einrichtung fundierte Kenntnisse über Aufbau, Abläufe und Zuständigkeiten in der Verwaltung einer Gebietskörperschaft sowie Gremienstrukturen und Sitzungsdienst hervorragende schriftliche und mündliche Ausdrucksweise sowie Fähigkeit zur Erstellung amtlicher, politischer und repräsentativer Texte in deutscher und englischer Sprache sehr sicherer Umgang mit Office-Software, Erfahrung mit digitalen Termin- und Gremienverwaltungssystemen sowie hohe digitale Anwendungskompetenz (z.B. Web-, Cloud- und KI-Anwendungen)
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Darüber hinaus sind von Vorteil:

Erfahrungen in der kommunalen Parlamentsarbeit hohe Affinität und Erfahrung in der Kommunalpolitik sowie ein ausgeprägtes Verständnis für politische Abläufe und Interessenlagen höchstes Maß an Organisationsfähigkeit zur effizienten Steuerung des Bürgermeisterbüros, des Terminkalenders und als Filter und Prioritätenverwalter absolute Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit im Umgang mit politisch und persönlich sensiblen Informationen souveränes und verbindliches Auftreten als direkte Vertretung des Bürgermeisters in allen Kontaktlagen (intern und extern) Fähigkeit zur schnellen inhaltlichen Erfassung und zur zielorientierten Reduktion komplexer Themen unter Berücksichtigung politischer Tragweite hohe Stresstoleranz und die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
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Benefits:

Mitarbeiterevents Möglichkeit einen Teil der Jahressonderzahlung in Urlaub umzuwandeln kostenlose Parkplätze mit Lademöglichkeit für E-Fahrzeuge unmittelbar vor dem Rathaus Einkaufsmöglichkeiten im Umfeld des Rathauses Fahrradleasing Möglichkeit die Stelle in Teilzeit auszuüben Vermittlung von Kitaplätzen (Kleinmachnow)


Für die Gemeinde Kleinmachnow hat eine diskriminierungssensible Arbeitsumgebung hohe Priorität. Wir streben an, gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) auch innerhalb der Beschäftigten widerzuspiegeln. Wir begrüßen daher Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion, Nationalität, Weltanschauung und sexueller Orientierung.



Schwerbehinderte Bewerber/-innen (m/w/d) werden bei gleicher Eignung und Befähigung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Fügen Sie bitte ggf. einen Nachweis einer Schwerbehinderung Ihrer Bewerbung bei. Da bei Terminen mit Dritten die Barrierefreiheit eingeschränkt sein kann, ist die Stelle für Bewegungseingeschränkte nur bedingt geeignet.



Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und anderweitige Nachweise) senden Sie bitte bis zum

01. Februar 2026

an die:

Gemeinde Kleinmachnow, FD Personal

Adolf-Grimme-Ring 10, 14532 Kleinmachnow

oder per E-Mail (Anlagen als „.pdf“) an:

bewerbung@kleinmachnow.de

Die Vorstellungsgespräche sind für den

13. Februar 2026

geplant.



Mit der Zusendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass die erforderlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens vorübergehend gespeichert werden. Eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt nur gegen einen ausreichend frankierten A4-Rückumschlag. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden ausschließlich mit Anlagen im „.PDF“-Format entgegengenommen.