Job Description

Die Calia Akademie GmbH ist eine zertifizierte Bildungseinrichtung mit Fokus auf praxisnahe Weiterbildungen in Digitalisierung, Online-Marketing und KI-gestützter Automatisierung. Wir suchen eine verlässliche Unterstützung, die unsere Akademieorganisation im Tagesgeschäft strukturiert voranbringt.

Ihre Aufgaben

Sekretariat & Office:

Termin- und Kalenderkoordination, Post-/E-Mail-Korrespondenz, Telefonannahme, Dokumenten- und Vorlagenpflege.

Kurs- & Dozentenorganisation:

Planung von Unterrichtseinheiten (Kalender/ Online-Slots), Kommunikation mit Dozenten und Teilnehmern, Pflege des Lernmanagementsystems (z. B. Kurslisten, Anwesenheiten, Zertifikate).

Abrechnung & Buchhaltung (vorbereitend):

Erfassung und Prüfung von Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Honorarübersichten für Dozenten, Reisekosten-/Auszahlungslisten, Übergabe an den Steuerberater.

Recruiting Dozenten:

Ausschreibungen veröffentlichen, Bewerbungen sichten, Erstvorauswahl, Terminierung von Gesprächen, Pflege des Talentpools.

Teilnehmenden-Support:

Onboarding, Vertrags-/Teilnahmeunterlagen, Bescheinigungen, Zertifikatsversand, Auswertung von Feedback.

Qualitätsmanagement (unterstützend):

Pflege relevanter Dokumente, Prozess-Checklisten, Vorlagen und Nachweise; Mithilfe bei internen Audits; Monitoring von KPIs (z. B. Teilnehmendenzufriedenheit, Abschlussquoten etc.).

Kursplanung/-weiterentwicklung (je nach Qualifikation):

Zuarbeit bei Curricula, Termin-/Modulabstimmung, Material- und Trainerbriefings.

Ihr Profil

Kaufmännische Ausbildung

oder

Erfahrung im Schulbetrieb

oder

Ausbildung im Bereich Rechtsanwaltsfachangestellte & Steuerfachangestellte willkommen Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Freude an Kommunikation. Sicher mit MS Office/Google Workspace; idealerweise Erfahrung mit Lernplattformen / Video-Tools Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; freundlich-verbindliches Auftreten. Plus (kein Muss): Erfahrung mit Dozenten- / Lehrkraftkoordination, Rechnungs- / Honorarwesen.

Wir bieten

Sinnvolle Aufgabe:

Bildung mit echtem Praxisnutzen für Unternehmen.

Flexibilität:

Planbare Zeiten, Teilzeit möglich.

Entwicklung:

Interne Weiterbildungen (u. a. KI-Tools, Digitalisierung), klare Einarbeitung, Perspektiven Richtung Kursplanung / QM.

Ausstattung & Tools:

Moderne Arbeitsmittel, effiziente Software-Workflows.

Rahmen & Hinweise

Arbeitsort: Chemnitz (Hybrid/Homeoffice nach Absprache) Arbeitszeit: 20–30 Std. / Woche Vertragsart: Unbefristet Diskretion & Chancengleichheit sind selbstverständlich.

Bewerbung

Kurzanschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse / Zertifikate und möglicher Starttermin bitte per E-Mail an

personal@calia-akademie.de

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: ab 18,00€ pro Stunde

Leistungen:

Betriebliche Weiterbildung Erfolgsbeteiligung Flexible Arbeitszeiten Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz
Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:

Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Wünschenswert) Sektretär: 1 Jahr (Wünschenswert) Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)
Sprache:

Deutsch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort