Job Description

In deiner Rolle als vorbereitender Lohnbuchhalter (m/w/d) verantwortest du die vorbereitende, gesetzeskonforme Payroll-Abwicklung für mehrere EUA?Länder - mit Fokus auf Deutschland. Du stellst sicher, dass jede Gehaltsabrechnung korrekt, pünktlich und audit-sicher erfolgt. Darüber hinaus steuerst du externe Dienstleister, löst komplexe Payroll-Fälle, optimierst Prozesse und unterstützt als Backup die Payroll

Responsibilities: Deine Aufgaben

Payroll Operations

Du führst eigenständig die monatliche End?to?End?Gehaltsabrechnung für mehrere EUA?Länder durch (Hauptland: Deutschland). Du validierst sämtliche Payroll?Inputs, führst Pre?Pay?Checks sowie Gross?to?Net?Prüfungen durch und verantwortest Freigaben und Zahlungen. Du pflegst und steuerst den Payroll?Kalender (Cut-offs, Genehmigungen, Off?Cycles, Retro-Regeln, Jahreswechselprozesse). Du führst Abstimmungen zwischen Payroll, HR?Daten, GL, Steuern, Benefits und Pensionen durch. Du erstellst und prüfst Buchungsdateien und arbeitest eng mit Finance beim Monatsabschluss zusammen.

Compliance & Controls

Du stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen in Deutschland sicher (ELStAM, DEÜV, Sozialversicherung, ELSTER, Kirchensteuer, Lohnsteuerbescheinigung). Du sorgst für Compliance im gesamten EMEA?Bereich und hältst relevante Arbeits- und Steuerregularien ein. Du pflegst SOPs, Kontrollmechanismen und Dokumentationen (z. B. Maker?Checker, Variance?Thresholds, Zugriffsprüfungen). Du unterstützt interne und externe Audits (inkl. SOX/ICFR). Du gehst sorgsam mit personenbezogenen Daten um und hältst DSGVO?Standards ein.

Vendor- & Stakeholder-Management

Du arbeitest täglich mit dem Payroll?Aggregator sowie lokalen Payroll?Providern zusammen. Du führst Governance?Meetings durch und überwachst SLAs, Fehlerberichte und Verbesserungsmaßnahmen. Du arbeitest eng mit HR Ops (Oracle HCM), ServiceNow HRSD, Rewards/Benefits, Tax, Legal, Treasury, Works Councils (wo relevant) und Finance/GL zusammen. Du kommunizierst klar und serviceorientiert mit Mitarbeitenden zu allen Payroll?Themen.

Case Management & Issue Resolution

Du bearbeitest Payroll?Tickets (Tier 2) im ServiceNow HRSD. Du analysierst Ursachen von Fehlern und entwickelst präventive Maßnahmen. Du führst Off?Cycle?Abrechnungen bei dringenden Korrekturen, Austritten oder gesetzlichen Anforderungen durch.

Projekte & Continuous Improvement

Du arbeitest in Projekten zu Prozessstandardisierung, Automatisierung oder Dienstleisterwechseln mit. Du dokumentierst Prozesse und schulst deine Teamkolleg:innen. Du unterstützt bei Integrationen neuer Benefits, Pensionsanpassungen und Equity/RSU?Prozessen. Du springst bei Bedarf als Backup für die Payroll Managerin EUA ein.

Qualifications: Dein Profil

Must-have

Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, davon mind. 3 Jahre in EMEA?Payroll und tiefes Wissen im deutschen Payroll? und Steuerrecht. Sehr gute Kenntnisse im deutschen Lohnsteuer? und Sozialversicherungsrecht sowie im Jahresendgeschäft. Sehr starke Excel?Fähigkeiten (INDEX/XMATCH oder VLOOKUP, PivotTables, Power Query). Erfahrung mit HRIS/HCM-Systemen (bevorzugt Oracle HCM), ServiceNow HRSD und Payroll?Aggregatoren. Erfahrung in Kontrollen, Abstimmungen, Audits und Deadline?Management. Sehr gute Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse mind. B2 für Behörden- und Vendor?Kommunikation.

Nice?to?Have

Payroll?Zertifizierungen (z. B. CIPP UK, GPA, CPP/FPC oder deutsche Abschlüsse). Erfahrung mit Power BI, CSV/XML?Schnittstellen oder Equity-/RSU?Payroll. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten und Tarifverträgen

Was wir dir bieten

Einen langfristig sicheren Arbeitsplatz in einer krisenfesten Organisation Beitrag zu gesellschaftlich relevanten und nachhaltigen Dienstleistungen Kurze Entscheidungswege durch eine flache Hierarchie Mental Wellness + Social Day zusätzlich zum vertraglichen Urlaub Betriebliche Altersvorsorge, Dienstfahrrad-Leasing

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Mit Hauptsitz in Ann Arbor, Michigan, USA, und mehr als 2.800 Mitarbeitern weltweit erbringen wir Dienstleistungen in 180 Ländern an 60 Labor- und Bürostandorten. Unser Labor in Rheda-Wiedenbrück führt Lebensmittel-, Futtermittel- und Umweltprüfungen für Kunden u.a. aus der Lebensmittelindustrie und dem Einzelhandel durch. Das Labor beschäftigt derzeit 180 Mitarbeiter.


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