Job Description

Du willst Organisation, Sinn und Verantwortung verbinden – und dabei den Laden wirklich zusammenhalten? Dann könnte diese Rolle genau dein Ding sein.
Bei emcra – Co-shaping Europe arbeitest du an der Schnittstelle von Zivilgesellschaft, Organisationsentwicklung und europäischer Zusammenarbeit. Als Office Manager:in bist du nicht „nur“ für Administration zuständig, sondern eine zentrale Stütze unserer Arbeit: Du sorgst dafür, dass Prozesse laufen, Qualität gesichert ist und unser Team sich auf das konzentrieren kann, was zählt – Organisationen zukunftsfähig zu machen.
Die Rolle verlangt Überblick, Verlässlichkeit und Freude an Komplexität – bietet dafür aber echten Gestaltungsspielraum, Verantwortung und die Möglichkeit, einen konkreten Beitrag für eine starke Zivilgesellschaft und Demokratie zu leisten.
Aufgaben
Office Mamagement

• Du verantwortest und koordinierst die Tätigkeiten des Office Teams.

• Du koordinierst eingehende Anliegen und berätst Interessent:innen zu emcra Weiterbildungen und weiteren Dienstleitungen. Bei umfangreicheren Anliegen arbeitest Du eng mit unseren Bildungsreferent:innen und Berater:innen zusammen. Du verantwortest die Qualitätssicherung der emcra Bildungsberatung.

• Für die Teilnehmenden der emcra Berlin School of Funding & Change erstellst Du Teilnehmendenverträge, Lernpläne etc. und verantwortest das Dokumentenmanagement nach unseren Qualitätsstandards (AZAV und ISO 9001).

• Gemeinsam mit dem Team administrierst Du die Online-Lernplattform von emcra.

• Das administrative Management unserer externen Referent:innen (Verträge etc.) entsprechend unserer QM-Standards liegt in Deiner Verantwortung.

• Anfragen zu Beratung werden von Dir koordiniert. Hier arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, dem Team und externen Berater:innen zusammen, erstellst Angebote, bist Ansprechparter:in für alle Beteiligten und begleitest den Prozess administrativ.

• Zu Deinen allgemeinen Bürotätigkeiten gehören u. a. Posteingang, Ablage, Bestell- und Reiseorganisation, Daten- und Verteilerpflege, Veranstaltungsorganisation.

• Du unterstützt die Geschäftsführung bei ihren Aufgaben, u. a. Terminkoordination und vorbereiten von Gesprächen und Vorträgen.

Qualitätsmanagement

• Du hast einen Blick auf unsere Zusammenarbeit im Bereich der Berlin School of Funding & Change (AZAV-Standards), identifizierst Potenzial für Optimierung und begleitest die Implementierung.

• Du begleitest das Team bei der Umsetzung unseres Qualitätsmanagements (AZAV und ISO 9001) und unterstützt bei der Vorbereitung des jährlichen Audits.

Digitalisierung

• Ab Mitte 2026 unterstützt Du die Einführung eines CRM und übernimmst im Nachgang die Verantwortung für die Pflege und Auswertung der Daten.

Qualifikation
Hard Skills

• Mind. drei Jahre Berufserfahrungen, z.B. im Bereich Bürokommunikation, Teamassistenz, Teamleitung oder einem ähnlichen Berufsfeld (z. B. Hotellerie). Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen.

• Kenntnisse und praktische Erfahrungen zum administrativen Management von Organisationen/ (sozialen) Unternehmen

• Hohe digitale und technische Affinität sowie Kompetenz im Umgang mit digitalen Apps

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen, Internet und Basiskenntnisse in der Anwendung von KI

• Gute Kenntnisse der deutschen Sprache (C1), gute Kenntnisse der englischen Sprache (B2)

• Moodle-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht notwendig

• AZAV-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht notwendig

Soft Skills

• Kommunikationsstärke und eine hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung

• Freude und Sicherheit im persönlichen Umgang sowie im Telefonkontakt mit Menschen

• Mitdenkend, vorausschauend und sicherer Umgang mit Komplexität und Prioritätssetzung

• Verständnis für Wirtschaftlichkeit und Effizienz sowie Organisationstalent

• Selbständiges Arbeiten und Freude an Verantwortung und Mitgestalten

• Delegieren von Aufgaben und Monitoring der Arbeitsergebnisse

• Geübtes Schreiben von gut lesbaren Texten, z. B. E-Mails, Guidelines zu Prozessen

• Offen für unterschiedliche Aufgaben und Flexibilität

Benefits

• Eine dynamische und europäisch tätige Organisation ist Dein künftiger Arbeitgeber.

• Du arbeitest in einem motivierten, internationalen und interdisziplinären Team.

• Du hast die Möglichkeit, emcra Themen und Angebote aktiv mitzugestalten und Dinge zu bewegen.

• Dein Arbeitsort ist Berlin. Das Büro ist gut mit dem ÖPNV erreichbar – direkt am S-Bahnring (Hohenzollerndamm).

• Wir bieten Dir eine moderne Arbeitswelt.

• Du hast 29 Tage Urlaub, der 24. und der 31. Dezember sind zusätzlich arbeitsfrei.

• Weiterbildung ist uns wichtig und wird während der Arbeitszeit ermöglicht.

• Du hast die Möglichkeit, an emcra Weiterbildungen teilzunehmen.

• Deine Arbeitssprachen sind Deutsch und teilweise Englisch (E-Mailkommunikation).

• Dir wird eine Vollzeit-Anstellung mit langfristigem Vertragsverhältnis angeboten. Teilzeit ist im Rahmen einer Fünftage-Woche möglich (30 Std./Wo.).

• Der Arbeitsantritt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt geplant.

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten die Diversität unseres Teams fördern. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
emcra-Co Shaping Europe
emcra – Co-shaping Europe begleitet Organisationen der Zivilgesellschaft auf ihrem Weg zu mehr Resilienz und Zukunftsfähigkeit. Seit über 20 Jahren zählen wir zu den führenden Anbietern von Weiterbildung und Beratung in den Bereichen öffentliche Fördermittel, Fundraising und Organisationsentwicklung in Deutschland und Europa.
Wir unterstützen Organisationen von der Projektidee über Antragsstellung bis zur Umsetzung und Evaluation von Förder- und Fundraisingprojekten und begleiten Veränderungsprozesse u. a. zu Leadership, digitaler Transformation, Projektmanagement sowie inklusiven und selbstorganisierten Strukturen.
Als Konsortialführer und Projektpartner setzt emcra seit vielen Jahren EU-geförderte Bildungs- und Innovationsprojekte um und arbeitet mit einem europaweiten Partnernetzwerk. Unser Team arbeitet weitestgehend soziokratisch und eigenverantwortlich. Ziel unserer Arbeit ist es, resiliente Organisationen und eine starke Zivilgesellschaft zu fördern.

Skills Required