Job Description

Deine Aufgaben
Du bist die gute Seele im Büro und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen und der Alltag reibungslos läuft. Mit deinem Organisationstalent achtest du darauf, dass nichts liegen bleibt und jede:r im Team den Kopf frei hat für die eigentliche Arbeit.
Das erwartet dich bei uns:

• Du übernimmst die Verantwortung für das Office Management: Postbearbeitung, Organisation von Fuhrpark, Meetingräumen, Küche, Reinigungsteam und die allgemeine Büroorganisation.
• Du betreust die zentrale Telefonleitung, empfängst Gäste und bist die erste Ansprechperson für Dienstleister – immer mit einem freundlichen Lächeln.
• Du sorgst für Ordnung, Sauberkeit und einen angenehmen Büroalltag, damit Kolleg:innen und Besucher sich willkommen fühlen.
• Du planst und koordinierst Termine und Besprechungen zuverlässig und achtest darauf, dass alles vorbereitet ist.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben – zum Beispiel bei Mitarbeiter- und Kundenevents oder kleineren Marketingtätigkeiten.
• Du hilfst dem Vertriebsteam im Hintergrund: Angebote nachfassen, Termine koordinieren und Kundendaten im CRM-System (HubSpot) pflegen.
• Gemeinsam mit dem Vertriebsteam sorgst du dafür, dass Prozesse rundlaufen und Kundenanfragen zuverlässig nachverfolgt werden.

Dein Profil
Du bist aufmerksam, zuverlässig und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft? Dann passt du perfekt in unser Team. Wir suchen eine Persönlichkeit mit einem ausgeprägten Sinn für Ordnung, Hilfsbereitschaft und Serviceorientierung – jemand, der Freude daran hat, das Büro zu einem Ort zu machen, an dem sich alle wohlfühlen.
Was du mitbringen solltest:

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Freude daran, Dinge zu organisieren und dafür zu sorgen, dass im Alltag nichts liegen bleibt
• Genauigkeit und Blick fürs Detail – von der Raumkoordination bis zur Terminkalenderpflege
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, herzliches Auftreten – am Empfang, am Telefon und im Team
• Eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise – du übernimmst Aufgaben gewissenhaft und packst auch kleine Dinge gerne an
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Microsoft 365, CRM-Systeme wie HubSpot, MS Teams, ChatGPT)
• Hands-on-Mentalität: Du kümmerst dich, wenn etwas fehlt, und sorgst mit kleinen Gesten für große Wirkung im Büroalltag

Warum wir?
Weil wir IT nicht nur machen – wir leben sie. Als moderner IT-Dienstleister betreuen wir unsere Kunden langfristig und zuverlässig. Bei uns arbeitest du nicht in einem anonymen Großraumbüro, sondern bist die zentrale Anlaufstelle im Herzen unseres Unternehmens – dort, wo alles zusammenläuft.
Was dich bei uns erwartet:

• Sichtbare Wirkung im Alltag: Du sorgst dafür, dass im Büro alles funktioniert – dein Beitrag wird von Kolleg:innen und Kunden sofort gespürt und wertgeschätzt.
• Klare Abläufe & moderne Tools: Wir arbeiten mit Standards und Systemen wie HubSpot, Personio und Microsoft 365 – damit du deine Aufgaben zuverlässig und einfach erledigen kannst.
• Ein Team, das zusammenhält: Offene Kommunikation, kurze Wege und gegenseitige Unterstützung gehören bei uns zum Alltag.
• Ein Arbeitsplatz mit Sicherheit: Wir wachsen gesund und suchen Menschen, die mit uns bleiben – kein Hire & Fire.
• Balance & Struktur: Deine Arbeitszeit wird transparent erfasst, gleichzeitig hast du Flexibilität, um deinen Arbeitstag passend zu gestalten.
• Raum für deine Stärken: Ob Organisation, Betreuung oder Unterstützung im Vertrieb – du kannst deine Fähigkeiten einbringen und wirst dafür geschätzt.

ITcares GmbH
ITcares ist dein IT-Partner aus Stuttgart – modern, lösungsorientiert und immer einen Schritt voraus. Wir betreuen mittelständische Unternehmen mit einem klaren Ziel: IT soll einfach laufen und echten Mehrwert bringen.
Ob Cloud, Managed Services oder vollständiges IT-Outsourcing – bei uns kommt alles aus einer Hand. Unser Support-Team ist schnell, persönlich und denkt mit – nicht nur in Tickets, sondern im Sinne unserer Kunden.
Was uns besonders macht? Wir automatisieren, wo es sinnvoll ist, und schaffen dadurch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Weiterdenken, beraten, besser machen.
Bei uns treffen Technikverstand, Prozessliebe und Teamspirit aufeinander. Wir wachsen – und suchen Menschen, die Lust haben, mit uns die Zukunft der IT zu gestalten.

Skills Required