Job Description

Als Office Manager bei TBO bist du die “gute Seele” unseres Büros und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – von der Organisation des Arbeitsalltags bis hin zu besonderen Team-Events. Du schaffst eine angenehme, gut organisierte Arbeitsumgebung für das Team, kümmerst dich um administrative Aufgaben und unterstützt bei internen Abläufen, Reisen und Veranstaltungen. Dabei hast du nicht nur das große Ganze im Blick, sondern auch ein Auge fürs Detail – und dafür, dass sich alle bei TBO wohlfühlen.
Aufgaben
Zu deinen Aufgaben gehören:

• Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation: Ordnung halten in Büro und Küche, Verwaltung des Office-Equipments
• Einkäufen für Team-Meetings, Kundentermine und Bürobedarf
• Vor-/Nachbereitung der Räumlichkeiten für internen und externen Meetings
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation von Team-Events
• Koordination und Versand von Kundengeschenken sowie unserer Weihnachtskarte
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Entwicklung von Standards und Prozessen für ein reibungsloses Mitarbeiter-Onboarding
• Verantwortung für die Themen Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeit und Datenschutz
• Verwaltung von Leasing-Geräten
• Koordination von externen Dienstleistern
• Unterstützung der Geschäftsführung bei ausgewählten Themen
• Vereinzelt Unterstützung bei Marketing Maßnahmen
• Übersicht und Kontrolle von Software-Lizenzen und Zugängen
• Jubiläen und Geburtstage von Mitarbeiter:innen
• Ablagen und Dokumentenmanagement
• CRM: Kontaktdatenpflege (Kunden, Dienstleister, Mitarbeiter, …) in bestehenden System (Office 365)
• Im Vergleich zu den anderen Mitarbeitern, wird beim Office Management erwartet, dass ein Großteil der Arbeitszeit im Büro stattfindet. Bis zu 2 Home Office Tage sind nach Abstimmung pro Monat möglich.

Qualifikation
Das bringst Du mit

• Du bist ein Organisationstalent und bevorzugst eine Mischung aus Routine und Abwechslung
• Als Herz des Büros bist du aufgeschlossen, kommunikativ und gehst gerne auf Menschen zu
• Du arbeitest strukturiert und genau, bist verlässlich und bringst eine hohe Eigenmotivation mit
• Du handelst lösungsorientiert und denkst unternehmerisch
• Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Mehrere Jahre Agenturerfahrung im Office Management wären wünschenswert
• Du hast eine IT-Affinität und verfügst über einen sicheren Umgang mit MS Office Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Benefits
Bei TBO leben wir eine offene Unternehmenskultur und entspannte, aber konzentrierte Arbeitsatmosphäre. Du hast hohe Gestaltungsspielräume und arbeitest an spannenden Projekten in einem modernen Arbeitsumfeld aus eigenverantwortlichen Teams erfahrener App- und Web-Entwickler sowie UI- und UX-Designer. Du bekommst auf Dich zugeschnittene Weiterentwicklungsmöglichkeiten, die dafür sorgen, dass Du dich persönlich weiterentwickeln kannst. Als familienfreundliche Agentur bieten wir flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten. In unserem Office im Herzen Berlins gibt es guten Kaffee, Mate, Wasser und Obst für alle.
Schau dir gerne mal unseren Insta-Account an und verschaffe dir einen Eindruck:
TBO
Design & Tech Agency | Based in Berlin | ??
We create digital experiences.
Ein Team exzellenter Designer, Strategen und IT Spezialisten.
Von der Strategieberatung, über UX- & UI-Design, Prototyping, Software- und Backend-Entwicklung bis hin zur App Store Vermarktung.
Die von uns entwickelten Apps nutzen über 10 Millionen Menschen täglich. Mit mehr als 500.000 Bewertungen und durchschnittlich 4,5 Sternen schaffen wir nachhaltige Erlebnisse für Nutzer und geschäftsrelevante ‚Hero-Apps‘ für unsere Kunden.
Das machen wir seit über 14 Jahren. Erfolgreich.
Welcome @ TBO.

Skills Required