Job Description

Office Manager:in (m/w/d)
Voll- oder Teilzeit in Köln
Als Office Manager:in bist du das organisatorische Rückgrat der Gateway Factory. Du sorgst dafür, dass alle administrativen und operativen Prozesse reibungslos laufen, unterstützt unser Team bei Governance-Themen und bist die zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen. Du behältst den Überblick, wo andere längst den Faden verloren haben.
Deine Aufgaben
Administrative Tätigkeiten & Office Management

• Übernahme und Weiterentwicklung diverser administrativer Aufgaben
• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts im Office
• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und internen Prozessen
• Unterstützung bei HR-Themen (Onboarding, Offboarding, Werkstudenten-
• Management)
• Pflege und Weiterentwicklung interner Systeme (Notion, HubSpot, CRM)

Kommunikation & Schnittstellen

• Kommunikation mit Projektträgern und Fördermittelgebern
• Koordination zwischen Team, Partnern und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und
• Events

Governance & Compliance

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen
• Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Dokumentation und Archivierung relevanter Unterlagen

Prozesse & Optimierung

• Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen Abläufen
• Aufbau und Pflege effizienter Workflows

Das bringst du mit
Muss:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren
• Position
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (Notion, HubSpot o.ä.)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Hohe Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge einfach zu machen

Nice-to-have:

• Erfahrung in Startup-Umgebungen oder innovativen Organisationen
• Kenntnisse im Bereich Governance und Compliance
• Erfahrung in der Kommunikation mit Fördermittelgebern oder
• Projektträgern

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Arbeit: Du bist Teil eines Ökosystems, das die Zukunft von Hardware und DeepTech im Rheinland mitgestaltet
• Gestaltungsspielraum: Du kannst Prozesse aktiv mitgestalten und optimieren
• Flexibilität: Mindestens 2 Tage/Woche vor Ort in Köln, Rest nach Bedarf im Home Office
• Dynamisches Team: Arbeite mit engagierten Menschen, die für Innovation brennen
• Vielfältige Aufgaben: Kein Tag ist wie der andere – von Governance über HR bis zur Projektträger-Kommunikation
• Netzwerk: Zugang zu einem starken Ökosystem aus Startups, Partnern und Investoren

Interesse geweckt?
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ebenfalls sehr willkommen. Generell schätzen wir Vielfalt und freuen uns daher über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Kontakt
Tanja Zirnstein, Managing Director
Über uns
Gateway Factory ist das führende Ökosystem für Hardware- und DeepTech-Startups im Rheinland. In enger Zusammenarbeit mit den Universitäten Aachen, Düsseldorf und Köln sowie der Start2 Group schafft sie eine Brücke zwischen Spitzenforschung, industrieller Zusammenarbeit und wirtschaftlicher Skalierung. Start-ups aus den Bereichen Gesundheit, nachhaltige Infrastruktur, Computing und Legal erhalten Zugang zu modernsten Produktionstechnologien, Finanzierung, Pilotprojekten und internationalen Märkten. Das Ziel: Visionäre Gründungen auf ihrem Weg zu globalen Scale-ups zu begleiten – mit Know-how, Netzwerk und maßgeschneiderter Unterstützung.

Skills Required