Job Description

Übernimm Verantwortung für die Organisation unseres Büroalltags und die Betreuung unserer Personalprozesse – direkt vor Ort in Oldenburg als Teil unseres zentralen Teams.



Diese Stelle ist in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.



Dein Talent für unsere Amagno Mission.



Die Amagno GmbH ist ein führender Anbieter von innovativen Digital Workplace Lösungen im Mittelstand, die auf unseren Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien basieren. Mit über 30.000 Anwendern zählen wir zu den führenden Dokumenten-Management-Systemen in der Cloud in Deutschland. Lerne gerne einige unserer Kunden in den Referenzen kennen.



Die Gründungsmotivation bis heute ist es, ineffiziente Prozesse in und zwischen Unternehmen, vor allem durch Papier, zu beenden. Hier setzen wir auf neue Strategien, inklusive KI.



Als Office Manager (m/w/d) mit Personalaufgaben bist Du die zentrale Anlaufstelle unseres Teams und wichtige Schnittstelle zur Geschäftsführung. Du hältst die Fäden im Hintergrund zusammen, sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag und unterstützt bei allen personalrelevanten Themen – vom Onboarding neuer Kolleg: innen bis zur Pflege von Personaldaten.



Mit Deinem Organisationstalent, einem offenen Ohr und einem strukturierten Arbeitsstil trägst Du maßgeblich zu einer positiven und professionellen Arbeitsatmosphäre bei. Da Deine Rolle als Office Manager (m/w/d) eine zentrale Funktion im täglichen Bürobetrieb übernimmt, bist Du an allen Arbeitstagen vor Ort in Oldenburg.

Deine Aufgaben

Aufgaben im Personalbereich:

Bearbeitung von Personalthemen:

Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Beantwortung von Anfragen des Teams zu personalrelevanten Themen.

Pflege von Mitarbeiterdaten:

Führung und Aktualisierung von Personalakten, Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und anderen Mitarbeiterdaten.

Unterstützung beim Recruiting:

Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Sichtung/Bearbeitung von Bewerbungen und Kommunikation in den relevanten Teams.

Onboarding neuer Mitarbeitende:

Organisation der Arbeitsplatzausstattung, Einführung in Unternehmensrichtlinien, Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen.

Aufgaben im Back-Office:

Büroorganisation:

Organisation und Koordination von Arbeitsabläufen, Verwaltung von Büromaterialien und –ausstattung sowie Küchenutensilien und Getränke, Organisation von Meetings inkl. Vorbereitung der Besprechungsräume, Koordination von externen Dienstleistern wie Reinigung und Hausmeister.

Kommunikation:

Bearbeitung von eingehender Post und E-Mails, Beantwortung von Telefonaten (vorrangig unserer Kund: innen), Empfang von Besucher: innen.

Reise- und Eventorganisation:

Buchung von Geschäftsreisen, Hotelzimmern und Flügen sowie Organisation des Fuhrparkmanagements und Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen.



Dein Profil



Du hast eine kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement, Personalmanagement oder vergleichbare Erfahrungen.



Erste Erfahrungen im Personalbereich sind wünschenswert, aber kein Muss.



Du verfügst über eine hohe Kontaktfreudigkeit und hast ein sehr ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationsvermögen.



Du verfügst über einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen, vor allem Excel und weiteren gängigen Tools (DATEV Unternehmen online, ERP- und CRM-System etc.).



Du zeichnest Dich durch ein hohes Maß an Verschwiegenheit und Diskretion aus, trittst dabei souverän und durchsetzungsstark auf und behältst auch in arbeitsintensiven Phasen stets den Überblick.



Du hast ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache und idealerweise gute Englischkenntnisse.

Du bist ein flexible:

r, zuverlässige: r Teamplayer: in und arbeitest strukturiert, verantwortungsbewusst und präzise.



Freue Dich auf zahlreiche Benefits



Aufgrund Deiner Rolle bist Du an allen Tagen vor Ort im Büro in Oldenburg. Teile Dir Deine Arbeitszeit flexibel ein. Dafür haben wir Kernarbeitszeiten von 9 – 15 Uhr. Erarbeite Dir ganze freie Tage.



Attraktives Gehaltspaket und betriebliche Altersvorsorge.



Ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.



Moderne Arbeitsmittel und weitere vielfältige Zusatzleistungen, z. B. umweltfreundliche Fahrten via Jobbike oder Nahverkehrtsticket als Office Worker: in.



Eine Vielzahl an attraktiven Angeboten über Corporate Benefits.



Regelmäßige Firmen- und Teamevents, offene Kommunikation durch z. B. Town Halls und ein motiviertes Team, das sich auf Deine Unterstützung freut.



Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten besprechen wir regelmäßig – gerne auch von Beginn an, wenn Du noch nicht alle Anforderungen mitbringst. Darüber hinaus planen wir Deine fachliche Weiterentwicklung im Rahmen unserer jährlichen Feedbackgespräche.



Amagno kennenlernen

Catharina Kattenbaum, Project Management

Du hast sicher viele Fragen:

Wie sind wir organisiert? Wie findet Deine Einarbeitung statt? Mit welchen Tools arbeiten wir täglich?



Und alles Weitere erklären wir Dir sehr gerne im Vorstellungsgespräch, auf das wir uns sehr freuen.



Wir suchen nicht nur Qualifikationen, sondern Menschen, die zu uns passen. Wenn Du motiviert bist, Verantwortung zu übernehmen und Lust hast, gemeinsam mit uns zu wachsen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung – auch wenn Du noch nicht alle Anforderungen erfüllst. Was zählt, ist dein Engagement – in Deine Entwicklung investieren wir gern.



Interessiert? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin. Bitte sende Deine Unterlagen (PDF) per E-Mail an jobs@amagno.de Deine Ansprechpartnerin ist Laura Gebauer.