Job Description

Office Manager (gn)

Über uns

Hansen (ASX: HSN) ist ein globaler Anbieter von Software und Services für Energie-, Wasser- und Kommunikationsunternehmen. Mit unserer preisgekrönten Suite unterstützen wir mehr als 600 Kunden in über 80 Ländern dabei, neue Produkte und Services zu entwickeln, Kundenschnittstellen zu betreiben und kritische Abrechnungs- und Kundenprozesse zu steuern. Unsere Lösungen reichen von Abrechnungssystemen bis zu datengetriebenen und katalogbasierten Angebots- und Vertriebsprozessen – zentrale Bausteine der kommerziellen Wertschöpfung unserer Kunden.

Impact deiner Rolle

Organisieren, unterstützen, gestalten – du bist das Herzstück unserer Standorte!

Als Office Manager (gn) bist du die zentrale Anlaufstelle für alle organisatorischen und administrativen Themen an unseren Standorten. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro, unterstützt die Geschäftsleitung sowie das People & Culture-Team und trägst aktiv zu einem positiven Arbeitsumfeld bei. Mit deinem Organisationstalent, deiner Kommunikationsstärke und deinem Blick fürs Detail hältst du alle Fäden zusammen – ob bei internen Events, Reiseplanung oder der Betreuung unserer Standorte in Berlin und Leipzig.

Deine Aufgabenbereiche

Du stellst reibungslose Büroabläufe sicher und verwaltest Büromaterialien sowie -ausstattung, damit alles läuft Du bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation (Post, E-Mail, Telefon) Du organisierst Meetings, interne Events und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung Du unterstützt das People & Culture-Team bei Onboarding, Offboarding und Lunch & Learn-Sessions Du sorgst für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards im Büro, koordinierst Schulungen und stellst die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen sicher Du verwaltest die Postdienste am Standort, inklusive Versand und Empfang von Paketen und Dokumenten Du koordinierst und buchst Geschäftsreisen über TravelPerk oder ähnliche Plattformen Du unterstützt die Geschäftsleitung administrativ, z. B. bei Terminplanung und Ad-hoc-Anfragen Du wirkst bei der Planung eines Büro-Umzugs mit – von der Suche bis zur Einrichtung eines neuen Standorts in Deutschland Du arbeitest eng mit externen Dienstleistern (z. B. Reinigung, Wartung, IT-Support, Vermietung) zusammen, um den täglichen Betrieb sicherzustellen Du verwaltest das Büroinventar und das Budget für Materialien und Dienstleistungen Du pflegst relevante Unterlagen wie Sicherheitsrichtlinien, Sitzpläne und Onboarding-Materialien

Dein Profil

Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder eine gleichwertige Berufsausbildung Du bringst ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten mit und hast ein Auge fürs Detail Du kannst zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen und pflegen Du kommunizierst selbstbewusst auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich Du bist sehr sicher im Umgang mit MS Office und gängigen Bürotools (z. B. Kalendertools, digitale Ablagesysteme) Du gehst professionell und diskret mit vertraulichen Informationen um Du behältst auch unter Druck den Überblick und hältst Termine zuverlässig ein Du bist bereit, regelmäßig (ca. 1 Tag pro Woche) zwischen unseren Standorten in Berlin und Leipzig zu reisen

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit fördert. Hansen wertschätzt Vielfalt und setzt sich für ein inklusives Arbeitsumfeld ein. Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe sind ausdrücklich erwünscht — bitte informiere uns bei Bedarf, wenn wir im Bewerbungsprozess Unterstützung oder Anpassungen berücksichtigen sollen.