Job Description

Wir sind eine wachsende AI-Agentur aus Köln. Unser Antrieb: Unternehmen mit dem gezielten Einsatz von AI-Technologien dabei unterstützen, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern.
Wir suchen eine:n Office Manager:in, der/die Office-Management, Organisation und Finance sicher zusammenbringt und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen. In dieser Position hältst du die Abläufe im Unternehmen zusammen, bist erste Anlaufstelle fürs Team und unterstützt Geschäftsführung und Finance im Alltag. Du sorgst dafür, dass unser wachsendes AI-Unternehmen strukturiert, menschlich und gut organisiert bleibt.
Aufgaben

• Planung und Koordination von Retros, Teamevents und Geschäftsreisen
• Unterstützung im Recruiting und Onbaording von neuen Mitarbeitenden
• Pflege des Finanzplans und Vorbereitung des Monatsabschlusses
• Belegmanagement und Kontrolle von Buchungen
• Erstellung und Versandvorbereitung von Rechnungen an Kund*innen
• Pflege von Systemen, Tools und Zugängen
• Verantwortung des Büro-Managements

Qualifikation

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigenverantwortung
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Microsoft, Personio, Excel usw.)
• Von Vorteil: Erfahrung im Office-, HR- oder Finanzbereich
• Interesse an Zahlen, Prozessen und Teamkultur

Benefits

• Hybrides Arbeiten mit ein bis zwei Tagen pro Woche im Kölner Office, dazu die Option auf Workations und längere Remote-Phasen.
• Jeden Monat erhältst du als Steuerfreier Sachbezug 30 Euro, die du frei einsetzen kannst, zum Beispiel für eine Urban Sports Mitgliedschaft.
• Ein Arbeitsumfeld mit echtem Start-up-Spirit, kurzen Entscheidungswegen, einer agilen Arbeitsweise, regelmäßigen Feedbackrunden und einem Mentoring-Programm.
• Klare Gehaltsstrukturen, regelmäßige Anpassungen und echte Perspektiven für persönliches Wachstum.
• Ein offenes, inklusives, chancengleiches und diverses Umfeld.
• Weitere Vorteile wie Apple IT-Equipment (MacBook), regelmäßige Team-Events sowie kostenfreie Getränke, Obst und Snacks von Koro.

WEBUILDAI GmbH
WE BUILD AI ist eine wachsende AI-Beratung aus Köln. Unser Antrieb: Unternehmen mit dem gezielten Einsatz von AI-Technologien dabei unterstützen, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern.
Unser Ansatz ist nahbar, pragmatisch und hands-on. Wir sehen uns weniger als klassische (Management-)Beratung, sondern mehr als Partner mit Agentur-Mentalität.
Direkt, kreativ, schnell und mit klarem Fokus auf Wirkung.
Was uns ausmacht? Wir verbinden technologische Exzellenz mit echter Begeisterung und Offenheit. Dabei schaffen wir ein Umfeld, in dem Verantwortung, Teamgeist und neue Ideen selbstverständlich sind. Unsere Werte Begeisterung, Authentizität, Vertrauen und Exzellenz prägen nicht nur unsere Projekte, sondern auch die Art, wie wir zusammenarbeiten.
Wenn du Lust hast, AI nicht nur zu diskutieren, sondern wirklich umzusetzen und Teil eines Teams sein willst, das gemeinsam etwas aufbaut, dann bist du bei uns richtig.

Skills Required