Job Description

Office Manager / Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

Werde das organisatorische Herz unseres Unternehmens – und gestalte die Zukunft der Energiewende an zentraler Stelle mit!

Wir suchen eine außergewöhnlich organisierte, vorausschauende und serviceorientierte Persönlichkeit, die unser Team im täglichen Büro- und Empfangsbetrieb unterstützt und dafür sorgt, dass unser Office reibungslos funktioniert.

In dieser Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle im Unternehmen – mit klarer Priorität auf Zuverlässigkeit, Struktur, professioneller Kommunikation und einem positiven Auftreten.
Du koordinierst interne Abläufe, organisierst den Empfangsbereich, unterstützt Mitarbeitende und Gäste und stellst sicher, dass im Office alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Du arbeitest eng mit unserem Team, Dienstleistern, Partnern und externen Stakeholdern zusammen und fungierst als organisatorische Schnittstelle, Informationsfilter und Beschleuniger:in für tägliche Prozesse.

Wenn du ein Ownership-Mindset mitbringst, Herausforderungen proaktiv angehst und es liebst, Struktur und Servicequalität in anspruchsvolle Umfelder zu bringen – freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

Office-, Empfangs- & Serviceorganisation

Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Partnern und Dienstleistern Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangs- und Office-Bereich Betreuung von Meetingräumen inkl. Vorbereitung, Technik und Nachhalten von Terminen Telefon-, Post- und Paketmanagement Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei sämtlichen Office-Themen

Struktur, Ordnung & Effizienz im täglichen Büroalltag

Sicherstellen eines organisierten, sauberen und gut ausgestatteten Arbeitsumfelds Verantwortung für Bürobedarf, Materialbestellungen und Lieferantenkoordination Proaktive Identifikation von Engpässen, To-dos und organisatorischen Herausforderungen Einrichtung, Optimierung und Pflege interner Office-Prozesse

Kommunikation & Koordination

Koordination und Priorisierung von Office-bezogenen Anliegen aus Team, Management und externen Stellen Sicherstellen, dass alle relevanten Stakeholder gut, klar und rechtzeitig informiert sind Informationsfilter: du sortierst, priorisierst und gibst Themen strukturiert weiter Unterstützung bei internen Abstimmungen, Organisation von Terminen und Vorbereitungen

Organisation & Teamunterstützung

Planung und Organisation interner Meetings, Workshops und Teamformate Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeitender (Arbeitsplatz, Equipment, Einführung) Buchungen und Unterstützung bei einfachen Reise- oder Terminabstimmungen Mitarbeit bei internen Events, Teamveranstaltungen oder Büroprojekten

Das bringst du mit

Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung im Office Management, Empfang oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle Herausragende Organisationsfähigkeit, klare Priorisierung und außergewöhnliche Zuverlässigkeit Ownership-Mindset: „Was ist der beste nächste Schritt – und wie sorge ich dafür, dass alles rund läuft?“ Starke Antizipationsfähigkeit: du reagierst nicht nur, du denkst voraus Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Professionalität; Ruhe und Überblick auch in intensiven Phasen Fließendes Deutsch (mind. C1) und gutes Englisch (mind. B1/B2) Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Dokumenten, Kalendern und Office-Organisation

Was wir Dir bieten

Attraktive Vergütung Flexible Arbeitszeiten Moderne, zentrale Büroräume in Berlin Laptop, Firmenhandy & moderne Arbeitsumgebung Starkes Teamgefühl, echte Zusammenarbeit und regelmäßige gemeinsame Events Die Möglichkeit, als organisatorische Schlüsselfunktion das Office und den gesamten Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung, Befristeter Vertrag

Gehalt: 2.500,00€ - 3.500,00€ pro Monat

Leistungen:

Betriebliche Weiterbildung Firmenevents Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke
Ausbildung:

Bachelor (Wünschenswert)
Berufserfahrung:

Bürotätigkeiten: 3 Jahre (Wünschenswert)
Sprache:

Deutsch (Erforderlich) Englisch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort