Job Description

Die VertiGIS Unternehmensgruppe ist ein führender Anbieter von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Geoinformationssysteme (GIS), Facility Management (CAFM) und Telekommunikation (Telco).


Unser Sales-Administration-Team sorgt dafür, dass alle kaufmännischen Abläufe im Vertriebsprozess zuverlässig und transparent funktionieren – in einem internationalen Umfeld mit vielfältigen Anforderungen und sich weiterentwickelnden Prozessen.

Für die Elternzeitvertretung einer Kollegin suchen wir befristet bis zum 30.09.2027 eine/n Kolleg*in im Auftragsmanagement.

Im internationalen Kontext (Region EMEA) unterstützen Sie die Head of Sales Administration EMEA sowie ein Team von 13 Kolleg*innen bei allen Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung.

Die Hauptaufgaben der Stelle

Auftragsmanagement & Datenpflege (60%)

Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vertragsdaten im ERP-System (NetSuite) Verwaltung des gesamten Auftragsprozesses von der Erfassung über die Freigabe bis zur Fakturierung Erstellung korrekter Rechnungen sowie Unterstützung im Mahnwesen

Koordination von Leistungen & interne Abstimmung (30%)

Prüfung, Beauftragung und Nachverfolgung externer Dienstleistungen und Lizenzen. Enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, insbesondere bei Vertragsvorlagen und Kundenaufträgen Termingerechte Abstimmung mit weiteren internen Abteilungen bei Rückfragen, Änderungen oder neuen Anforderungen

Serviceorientierte Unterstützung & Prozessverbesserung (10%)

Ansprechpartnerin für interne Kolleg*innen und Kunden bei Fragen zur Auftragsabwicklung
Eigenständiges Klären von Problemen und Erarbeiten pragmatischer Lösungen im Tagesgeschäft Aktive Mitwirkung an der Optimierung von Abläufen, z. B. durch Vorschläge für effizientere Prozesse Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung im administrativen Umfeld Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Erfahrung mit ERP-Systemen ist hilfreich, aber kein Muss Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie klare schriftliche und mündliche Kommunikation Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten und Abläufe aktiv mitzugestalten Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse

Unsere Rahmenbedingungen

30 Tage Urlaub & flexible Arbeitszeiten - für eine gute Work-Life-Balance Mobiles Arbeiten - flexibel von zuhause oder unterwegs innerhalb Deutschlands Internationales Arbeitsumfeld mit regelmäßigem Austausch und persönlichem Support Individuell wählbare Benefits (z. B. Gutscheine, Zuschüsse zu Internetkosten, Mahlzeiten, ÖPNV) KiTa-Zuschuss - weil uns Familienfreundlichkeit wichtig ist

Die Stelle ist an einem der folgenden Standorte in Deutschland zu besetzen:

Berlin

- Eichenstraße 3b, 12435 Berlin

Bonn

- Mallwitzstraße 1-3, 53177 Bonn

Dresden

- Wittenberger Straße 116, 01277 Dresden

München

- Carl-Wery-Straße 22, 81739 München


Eine Ausübung der Stelle als 100%ige Home-Office Position ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.