Job Description

Zur Unterstützung unseres Office Management Teams suchen wir einen Managament Assistant (w/m/d) für unser Büro in München.
WAS DU TUN WIRST
1. Executive Support (50%)

• Strategisches Kalendermanagement: Verwaltung eines äußerst komplexen Terminkalenders; Sicherstellung, dass die Agenda des CEOs mit den strategischen Prioritäten übereinstimmt und die Zeit optimal genutzt wird
• Gatekeeping & Repräsentation: Hauptansprechpartner:in für interne und externe Stakeholder. Agiere als „Gatekeeper“ und „Gateway“ für den CEO und stelle sicher, dass der Zugang effektiv gesteuert wird
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Erstellung von Agenden, Briefing-Unterlagen und Präsentationen für Führungstermine
• Reisen & Logistik: Planung und Organisation komplexer nationaler und internationaler Reisen, einschließlich detaillierter Reisepläne, Terminabstimmungen und relevanter Unterlagen für Meetings

2. Teamführung & Operations (50%)

• Teamleitung: Rekrutierung, Einarbeitung, Training und Führung eines kleinen Teams von Administrativen Assistent:innen. Durchführung regelmäßiger 1:1-Gespräche und Leistungsbeurteilungen
• Kapazitäts- & Ressourcenplanung: Überwachung der Arbeitsauslastung des Admin-Teams, um eine reibungslose Abdeckung in Spitzenzeiten, während Urlaubsphasen oder bei Krankheit sicherzustellen. Bedarfsgerechte Umverteilung von Aufgaben
• Mentoring: Förderung einer Kultur der Exzellenz; Bereitstellung von professioneller Entwicklung, Coaching und Konfliktlösung für das Support-Team
• Sonderprojekte: Selbstständige Bearbeitung vertraulicher und sensibler Projekte, einschließlich Budgetplanung, Eventkoordination und funktionsübergreifender Initiativen

WAS DU MITBRINGST

• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften, idealerweise erste Erfahrung in der Leitung oder Betreuung administrativer Mitarbeitender
• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium wünschenswert
• Technologiekompetenz: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 und Google Workspace, Erfahrung mit Videokonferenz-Tools (z. B. Zoom) sowie Kollaborationstools (z. B. Slack)
• Kommunikation: Englisch auf muttersprachlichem Niveau (schriftlich und mündlich). Französischkenntnisse sind ein Plus in der Zusammenarbeit mit dem Executive Management
• Strategisches Denken: Fähigkeit, über das Tagesgeschäft hinauszublicken und die „großen Zusammenhänge“ der Unternehmensziele zu verstehen
• Leadership: Natürliches Talent, ein Team zu motivieren und zu führen, bei gleichzeitigem „Hands-on“-Ansatz
• Emotionale Intelligenz: Hohe soziale Kompetenz und die Fähigkeit, unterschiedliche Persönlichkeiten zu managen sowie sensible Situationen mit Fingerspitzengefühl zu behandeln
• Diskretion: Höchste Integrität und absolute Vertraulichkeit in allen Belangen
• Resilienz: Fähigkeit, unter Druck in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und sich schnell an wechselnde Prioritäten anzupassen

WAS WIR BIETEN

• Bis zu 32 Urlaubstage, abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit, beginnend mit 28 Tagen
• Mobiles Arbeiten mit bis zu 20% der vertraglichen Arbeitszeit (abhängig von Stelle und Position)
• 10 Tage pro Jahr mobiles Arbeiten aus dem europäischen Ausland (abhängig von Stelle und Position)
• Sprach- und E-Learning Kurse
• Mitarbeiterrabatt von bis zu 30%
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vergünstigte Mitgliedschaft bei ausgewählten Sport-Plattformen & Fitnessstudios
• Ermäßigte Fahrkarten für den öffentlichen Verkehr
• Zugang zu LinkedIn Learning
• Individuelle Unterstützung für Gesundheit und Wohlbefinden (z. B. Vereinbarkeit von Beruf und Familie)
• Social Day
• Aktienprogramm für Mitarbeitende

Bei Mytheresa sind unsere Mitarbeiter unser Erfolg. Bewirb dich jetzt: Werde Teil unserer aufregenden Mission und entwickle dich mit uns in einem modernen Arbeitsumfeld weiter.
Wir behandeln alle Bewerber_innen, Partner_innen und Kund_innen gleich, unabhängig von ihrer kulturellen oder ethnischen Herkunft, ihrer Nationalität, ihrer Religion oder Weltanschauung, ihres Geschlechts oder sexuellen Orientierung, ihres Alters, ihres Familienstatus und der Pflege von Angehörigen oder einer Behinderung.
Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unsere Karriereseite.

Skills Required