Job Description

09.09.2025

Bereich:

Geschäftsstelle

Angebotene Stelle:

Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)

Besetzungstermin:

sofort

Arbeitszeit:

Vollzeit auf Basis einer 40-Stunden-Woche
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Wer wir sind

Wir sind die Unabhängige Flugbegleiter Organisation, kurz UFO. Wir sind die Gewerkschaft für Flugbegleiter*innen in Deutschland. Mit Leidenschaft und Entschlossenheit vertreten wir die Interessen unserer Mitglieder – am Verhandlungstisch, in der Öffentlichkeit und im täglichen Gewerkschaftsalltag.


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Was wir tun

Unsere Geschäftsstelle ist das Herzstück der Organisation: Hier laufen Planung, Organisation und Umsetzung zusammen. Wir sorgen dafür, dass UFO jederzeit handlungsfähig ist – sei es in der Betreuung von Mitgliedern, in der Organisation von Tarifrunden oder bei Veranstaltungen.


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Was deine Rolle sein wird

Du hältst unserer Geschäftsstellenleitung im Tagesgeschäft den Rücken frei. In deiner Verantwortung liegen zentrale Büroprozesse: von der Aufbereitung von Unterlagen über die Organisation von Besprechungen bis hin zur Betreuung des Empfangs. Dienstreisen bereitest du optimal vor, behältst den Überblick über unser Büromaterial und kümmerst dich um Beschaffungen und Logistik. Du koordinierst, unterstützt und packst mit an. Kurz gesagt: du bist Held*in unserer Geschäftsstelle.


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Wie wir uns das vorstellen

Du bist organisiert bis in die Fingerspitzen, verlierst auch in turbulenten Phasen nicht den Überblick und weißt, dass Verlässlichkeit und Diskretion in einer Gewerkschaft unverzichtbar sind. Du trittst souverän auf, kannst mit Menschen umgehen und hast Spaß daran, Dinge möglich zu machen – ob in der Reiseplanung, bei einer Veranstaltungs-organisation oder im Tagesgeschäft. Teamarbeit liegt dir und MS Office ist für dich ein Werkzeug, kein Mysterium. Für kleinere Besorgungen rund um Veranstaltungen, Seminare oder Verhandlungen in unserer Geschäftsstelle brauchst du einen Führerschein und einen eigenen PKW, damit du flexibel und zuverlässig unterstützen kannst.


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Aufgaben-Checkliste:

Unterlagen für die Geschäftsstellenleitung aufbereiten und bereitstellen Organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen inhouse und extern (Location Recherche, Catering, Einkauf von Lebensmitteln vor Ort, etc.) Betreuung des Empfangs in der Geschäftsstelle: Postein- und ausgang bearbeiten, Post verteilen, Telefonate entgegennehmen für Dienstreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen, Bestellungen durchführen Wareneingang prüfen, Warenmängel reklamieren
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Was du mitbringen solltest:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert Strukturierte Arbeitsweise geprägt von hoher Eigenverantwortung und Organisationstalent Sicher im Umgang mit MS Office Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion Ausgeprägte Teamfähigkeit und Flexibilität Sehr gute Umgangsformen Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1) eigener PKW muss vorhanden sein
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Was wir dir bieten

Du wirst Teil eines Teams, das für das brennt, was es tut. Bei uns erwarten dich flache Hierarchien, echte Gestaltungsmöglichkeiten und ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird. Wir bieten dir interne Weiterbildungsmaßnahmen sowie Events wie Betriebsausflug und Weihnachtsfeier. Und vor allem: Bei uns hat deine Arbeit direkten Einfluss – auf unsere Organisation und auf die Arbeitsbedingungen der Kolleg*innen in der Kabine in Deutschland.


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Was du nun tun musst

Sende uns deine Bewerbungsunterlagen mit dem frühestmöglichen Eintrittsdatum und deinen Gehaltsvorstellungen an: bewerbung@ufo-online.aero