Job Description

Wir suchen Dich in Teilzeit (20-25 Stunden/Woche) als administratives Rückgrat unseres Office Centers. Während der Empfang den Tagesbetrieb regelt, sorgst du als Junior Operations Manager (m/w/d) im Hintergrund für korrekte Abläufe. Du betreust unsere Mieter von der ersten Besichtigung bis zur monatlichen Abrechnung und stellst sicher, dass vertraglich alles seine Ordnung hat.
Deine Aufgaben

• Vertrags- & Rechnungsmanagement: Du erstellst Mietverträge, pflegst Kundenstammdaten und verantwortest den monatlichen Rechnungslauf inklusive Zahlungseingangsprüfung.
• InteressentInnen-Betreuung: Du führst Besichtigungen durch, berätst potenzielle Mieter kompetent zu unseren Büros und begleitest sie bis zum Vertragsabschluss.
• Administrative Organisation: Du bearbeitest die Eingangspost (physisch & digital), erledigst den Schriftverkehr und sorgst für eine lückenlose Ablage.
• Bestellwesen: Du koordinierst den Einkauf (Büromaterial, Möbel, Technik) und behältst das Budget im Blick.
• Back-up Front Desk: Wir sind ein kleines Team – bei Urlaub oder Krankheit vertrittst du die KollegInnen am Empfang (Gästeempfang, Telefon) und sicherst die Erreichbarkeit.

Dein Profil

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach, Immobilien oder Verwaltung) oder vergleichbare Erfahrung.
• Struktur & Ordnung: Du liebst es, wenn Verträge sauber abgelegt, Rechnungen korrekt gestellt und Listen gepflegt sind. Chaos ist dein Feind.
• Beratungskompetenz: Du bist kein/e „VerkäuferIn“, der/die auf Abschlüsse drängt, sondern berätst empathisch. Du hörst InteressentInnen zu und findest die passende Bürolösung für sie.
• Digitale Routine: Du arbeitest sicher mit MS Office oder Google Workspace und hast keine Scheu vor neuer Software (Projektmanagement, Buchungssysteme). Du bist der Typ Mensch, der sich kurz einliest und dann loslegt.
• Teamplayer-Qualität: Du verstehst dich als Teil eines Ganzen. Wenn KollegInnen am Empfang ausfallen oder die Postberge wachsen, packst du selbstverständlich mit an.
• Sprache: Du bringst exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse mit.

Was wir Dir bieten

• Work-Life-Balance, die den Namen verdient: Viertagewoche oder ein Homeoffice-Tag in der Woche sind möglich.
• Steuerfreie Benefits: Attraktive steuerfreie Extras monatlich on top (z. B. 50 € Sachbezug für Tanken, Supermarkt oder Urban Sports Club) plus Zuschuss zur Altersvorsorge.
• Moderne Arbeitswelt: Ein stylisches Coworking-Umfeld in der Bahnstadt statt graues Büro.
• Mobilität: Zuschuss zum Jobticket
• Kultur: Ein kleines Team auf Augenhöhe, schnelle Entscheidungen und 30 Tage Urlaub, damit du dich wirklich erholen kannst.

Über uns
Die nikan office GmbH ist ein innovatives Start-up, das im Februar 2025 ein modernes Office Center mit 441 qm in der Leverkusener Bahnstadt eröffnet hat. Unser Ziel? Büroarbeit sorgenfrei machen! Wir bieten flexible Lösungen für Unternehmen, von Coworking über Meetingräume bis hin zu Rundum-Services wie Empfang, Postannahme & Getränkeflatrate.
Diversity & Gleichberechtigung sind für uns selbstverständlich – Wir schätzen Vielfalt in jeder Form.
Interesse? Dann bewirb Dich jetzt!
Nikan Office GmbH

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