Job Description

Junior Büroassistenz / Office Assistant (m/w/d) – Vollzeit

Wir sind ein etabliertes, international tätiges Vertriebsunternehmen, spezialisiert auf Traditional Chinese Medicine (TCM) und medizinische Produkte. Von unserem Standort in Oberhausen (NRW) aus arbeiten wir mit klaren Prozessen, hoher Sorgfalt und strukturierten Abläufen für professionelle Kunden in Europa.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Junior Büroassistenz (m/w/d), die zuverlässig arbeitet, lernbereit ist und administrative Aufgaben strukturiert übernimmt.

Diese Position ist eine Einstiegs- / Juniorrolle und richtet sich an Kandidaten, die langfristig Stabilität suchen und sich Schritt für Schritt entwickeln möchten.

Ihre Aufgaben

Administrative Aufgaben & Dokumentation

Vorbereitung, Organisation und Ablage von Lieferantenrechnungen und Unternehmensausgaben Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Ablage von Kundenrechnungen Monatliche Vorbereitung von Belegen, Rechnungen und Kontoauszügen für den Steuerberater Pflege und Aktualisierung von Daten in internen Systemen, insbesondere Logistik- und Auftragsdaten Sicherstellung korrekter und vollständiger Datensätze (Datenpflege & Datenqualität)

Büroorganisation & Kommunikation

Aufbau und Pflege eines strukturierten digitalen und physischen Ablagesystems Administrative Kommunikation mit Behörden, Dienstleistern und Geschäftspartnern Organisation des Büroalltags (Büromaterial, Dienstleister, Termine) Unterstützung bei telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen

Was wir bieten

Strukturiertes Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen Schritt-für-Schritt-Einarbeitung (auch für Quereinsteiger geeignet) Langfristige Perspektive in einem internationalen Unternehmen Feste Arbeitszeiten: Montag–Freitag, 08:00–17:00 Uhr (1 Stunde Mittagspause) Vergütung: ca. 2.000 – 2.200 € brutto/Monat (Junior-Niveau, Entwicklung möglich) Respektvolle, sachliche Arbeitsatmosphäre Kostenlose Parkplätze & Kaffee

Ihr Profil

Bereitschaft zur Vollzeitarbeit vor Ort (5 Tage/Woche) Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise Erste Büro- oder Administrationserfahrung von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich Gute Deutschkenntnisse für den Büroalltag (B1/B2 ausreichend) Grundkenntnisse Englisch für einfache Kommunikation Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel)
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Junior Office Assistant (m/f/d) – Full-Time

We are an established international distribution business specializing in Traditional Chinese Medicine (TCM) and medical-related products. From our location in Oberhausen (North Rhine-Westphalia), we operate with structured processes, high attention to detail and clear responsibilities, supporting professional customers across multiple markets in Europe.

We are looking for a Junior Office Assistant (m/f/d) who is reliable, detail-oriented and willing to learn administrative processes step by step.

This is an entry-level role, ideal for candidates seeking stability, structure and long-term development.

Key Responsibilities

Administrative Tasks & Documentation

Preparation, organization, and filing of supplier invoices and company expenses Support with the creation, review, and filing of customer invoices Monthly preparation of receipts, invoices, and bank statements for the external tax advisor Maintenance and updating of data in internal systems, particularly logistics and order-related data Ensuring accuracy and completeness of records (data maintenance & data quality)

Office Organization & Communication

Establishing and maintaining a structured digital and physical filing system Administrative communication with authorities, service providers, and business partners Organization of daily office operations (office supplies, service providers, scheduling) Support with telephone and written customer inquiries

Requirements

Full-time availability, on-site Monday–Friday, 08:00–17:00 (1-hour lunch break) German required for daily office work (B1/B2 sufficient) Basic English communication skills Structured, reliable and detail-focused working style Good command of MS Office (especially Word and Excel)

What We Offer

Stable, structured working environment Clear onboarding and training Long-term perspective in an international business Salary: approx. €2,000 – €2,200 gross/month (junior level)
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.000,00€ - 2.200,00€ pro Monat

Arbeitsort: Vor Ort