Job Description

Du möchtest mit deiner Verwaltungs- und Organisationsexpertise zu mehr Gerechtigkeit und nachhaltiger Veränderung beitragen? Dann werde Teil unseres neuen Projekts "Navigationskurs Zukunft: Leitung stärken, Strukturen klären, diskriminierungssensibel agieren" und unterstütze uns als Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit. Der Kölner Flüchtlingsrat e.V. setzt sich seit vielen Jahren engagiert für die Rechte und Teilhabe geflüchteter Menschen in Köln und NRW ein. Im Rahmen des Bundesprogramms rückenwind3 (ESF+) gestalten wir einen umfassenden Organisationsentwicklungsprozess, der unsere Leitungskräfte stärkt, diskriminierungssensible Strukturen fördert und eine vielfältige, resiliente Arbeitskultur weiterentwickelt. Für dieses Projekt – laufend vom 01.11.2025 bis 31.10.2028, mit der Aussicht auf Weiterbeschäftigung – suchen wir eine zuverlässige, freundliche und eigenverantwortlich arbeitende Person, die unser Team in der Projekt- und Verwaltungsarbeit professionell unterstützt und Lust hat, gemeinsam mit uns Zukunft zu gestalten. Im Arbeitsalltag erwartet dich eine enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Geschäftsführung und verschiedenen Fachbereichen, in die du Einblick erhälst. Hierzu gehören die Rechtsberatung für Geflüchtete, das interkulturelle Zentrum FliehKraft, die Jugend- und Bildungsarbeit u.v.m. Du bist in regelmäßige Teammeetings eingebunden, tauschst dich mit Kolleg*innen aus Organisationsentwicklung, Beratung und Verwaltung aus und bist ein wichtiger Ankerpunkt für Struktur, Transparenz und Verlässlichkeit im Projektgeschehen. Unsere Arbeitsatmosphäre ist geprägt von Offenheit, kollegialem Miteinander und der gemeinsamen Motivation, die Organisation weiterzuentwickeln und diskriminierungssensibel auszurichten. Du arbeitest in unserer Geschäftstelle, wo dich ein sehr gut eingerichteter Arbeitsplatz, eine Küche und die hohe Motivation zu gemeinsamen Mittagessen erwartet. Die Atmosphäre ist fehlerfreundlich, zielorientiert, oft auch heiter und hochprofessionell. Fachkraft (gn) für Verwaltung & Projektmanagement im Projekt "Navigationskurs Zukunft" gesucht Dein zukünftiges Jobprofil wäre Finanz- und Projektverwaltung: Abwicklung der projektbezogenen Finanzprozesse ( Mittelabrufe, Zahlungsverkehr, Abrechnungen, Verwendungsnachweise) unter Beachtung der ESF+ Förderrichtlinien. Intensive Auseinandersetzung mit der Förderrichtlinie und den Abrechnungsmodalitäten Vertrags- und Auftragsmanagement: Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Kontrolle der Vergabeunterlagen, Beachtung vergaberechtlicher Vorgaben. Prozess- und Datenmanagement: Pflege und Dokumentation der projektbezogenen Daten im Förderportal Z-EU-S, Aufbereitung für Monitoring, Evaluation und Berichte. Organisation: Koordination von Projektsitzungen, Erstellung von Protokollen, Unterstützung bei der Termin- und Veranstaltungsplanung. Schnittstellenfunktion: enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Geschäftsführung, Bereichsleitungen sowie externen Beratungs- und Förderstellen. Qualitätssicherung: Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Verwaltungsprozesse, Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Teilnahme an Treffen der Geschäftsstelle und des Großteams Das bringst du ein Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltungswissenschaften, Public Management, Nonprofit- Management, Sozialmanagement, BWL mit Verwaltungsbezug) oder eine vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung in der Projekt- oder Verwaltungsarbeit, idealerweise im gemeinnützigen Bereich oder in der Umsetzung von Förderprogrammen (z. B. EU-, Bund- oder Landesmittel). Kenntnisse in Arbeitsrecht, Datenschutz, Vertrags- und Finanzwesen. Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, digitale Affinität (z. B. MS Office, digitale Projekttools, Förderportalen). Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise; Fähigkeit, komplexe Anforderungen verständlich zu dokumentieren. Teamfähigkeit, hohe Kommunikationskompetenz und Freude an der Zusammenarbeit in einem kollegialen und wertschätzenden Umfeld. Bereitschaft, sich in die spezifischen Anforderungen des ESF+ Programms einzuarbeiten. Sinnstiftende Aufgabe: Eine vielseitige, verantwortungsvolle Rolle in einem wichtigen Verein mit hoher Relevanz für Köln Ein herausforderndes Organisationsentwicklungsprojekt, das nachhaltige Veränderungen ermöglicht. Faire Vergütung: Eingruppierung nach BAT-KF, Anlage 4a, Entgeltgruppe 9 entsprechend der Fördergrundsätze inkl. Jahressonderzahlung. Planbare Perspektive: Eine Teilzeitstelle mit 19,5 Std./Woche, zunächst befristet bis 31.10.2028, mit klarer Absicht zur Verlängerung. Wachstum & Entwicklung: Umfangreiche Fort- und Weiterbildungen sowie gezielte Unterstützung auf deinem fachlichen Weg. Wertschätzende Teamkultur: Ein freundliches, unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Vertrauen, Respekt und kollegiale Zusammenarbeit wirklich gelebt werden. Flexibles Arbeiten: Individuell abstimmbare Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Mobilität fördern wir auch: Du erhältst einen Zuschuss zum Deutschlandticket. Unser Recruitingprozess ist klar, transparent und unkompliziert. Nachdem die Bewerbungsunterlagen bei uns eingegangen sind, sichten wir sie sorgfältig im Team und prüfen, ob eine glaubhafte fachliche Vorerfahrung sowie eine eindeutige Eignung für die jeweilige Aufgabe erkennbar sind. Ebenso wichtig ist für uns, dass die Person zu unserem wertebasierten Vereinsverständnis passt und sich mit unserem Engagement für die Rechte von Geflüchteten identifizieren kann. Am Prozess beteiligt sind in der Regel die zukünftigen Teamkolleg*innen sowie eine verantwortliche Person aus der Geschäftsführung oder Koordination. Wir möchten, dass alle, die später eng zusammenarbeiten, von Anfang an ein Gefühl dafür entwickeln können, ob die Chemie stimmt und ob sich eine vertrauensvolle Zusammenarbeit abzeichnet. Es gibt keine Assessment-Center, Tests oder Aufgaben, die gelöst werden müssen. Es ist alles sehr basic und oldschool. Unser Fokus liegt auf einem offenen Gespräch, in dem wir sowohl fachliche Kompetenzen als auch persönliche Motivation und Haltung kennenlernen möchten. Meistens handelt es sich um eine einzelne Gesprächsrunde; nur in Ausnahmefällen kann ein zweites Gespräch sinnvoll sein – etwa wenn mehrere Personen im Team einbezogen werden sollen. Probearbeiten ist bei uns nicht vorgesehen. Stattdessen setzen wir auf ein wertschätzendes, ehrliches Kennenlerngespräch, in dem beide Seiten prüfen können, ob die Erwartungen und Rahmenbedingungen zusammenpassen. Im Anschluss an das Gespräch melden wir uns zeitnah zurück – in der Regel innerhalb einer Woche –, damit der Prozess für alle Beteiligten verlässlich und planbar bleibt.

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