Job Description

Fachkraft für Büromanagement für die Freiwilligendienste (m/w/d)


Freiwilligendienste/Schulbegleitung
01.11.2025, unbefristet
22083 Hamburg
Teilzeit, 30 Wochenstunden
Wir sind der Internationale Bund e.V. – ein großer gemeinnütziger Träger der Jugend-, Sozial und Bildungsarbeit. Wir unterstützen Menschen dabei, ein selbstbestimmtes Leben zu führen, unabhängig von ihrer Religion, Herkunft und Weltanschauung. Vielfalt und Individualität sind uns wichtig.




Wir packen an und treffen mutig Entscheidungen. Wir entfalten Potenziale, unsere eigenen und die der Kinder, Jugendlichen und Erwachsenen, die wir täglich unterstützen. Wir halten fest zusammen und unterstützen uns gegenseitig. Wir sind viele: bundesweit ca. 14.000.


Hierfür ist Gestaltungsfreiheit für unsere Kollegen*Kolleginnen wichtig und notwendig. Gestaltungsfreiheit, die wir mit professioneller Menschlichkeit füllen – mit freien Händen, freien Köpfen und freien Herzen.



Zusammen erreichen, was wir am besten können: Menschsein stärken.



Mehr Informationen sind unter www.ib-nord.de zu finden.



Das klingt gut? Dann freuen wir uns auf deine/Ihre Bewerbung!



Unser Team der Freiwilligendienste in Hamburg sucht pädagogische Verstärkung. Wir sind seit 2002 anerkannter Träger für das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ) und seit 2010 Zentralstelle für den Bundesfreiwilligendienst (BFD). Unser pädagogisches Team begleitet monatlich ca. 400 junge Menschen und Erwachsene im Rahmen ihres FSJ oder BFD in den verschiedensten Einsatzstellen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Verwaltungskraft (m/w/d), die unsere pädagogische Arbeit durch zuverlässige organisatorische und administrative Unterstützung ergänzt. Sie haben Lust, Teil unseres Teams zu werden und die Freiwilligendienste in Hamburg mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben:

Unterstützung im Büromanagement und bei administrativen Prozessen Pflege und Ablage von Dokumenten im Rahmen des Dokumentenmanagements Verwaltung von Teilnehmendendaten und -akten Erstellen von Auswertungen und Übersichten (z. B. mit Excel) Arbeiten mit SAP/CRM-basierten Anwendungen (z. B. Teilnehmendensachbearbeitung, zur Vertragsverwaltung, Datenpflege) Kommunikation mit Einsatzstellen, Freiwilligen und internen Ansprechpartnerinnen
Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und Schulungen Verantwortung für die Telefonzentrale und professionelle Kommunikation mit Anruferinnen

Profil:

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung Erfahrung in der Unterstützung in der Konzept- und Projektentwicklung wären wünschenswert Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) Erfahrung mit Datenbanken und idealerweise SAP/CRM-Anwendungen Teamfähigkeit, ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Spaß an der Zusammenarbeit mit heranwachsenden Menschen

Besondere Vorteile

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Finanzielle Vorteile

Eigener Mantel- und Entgelttarifvertrag inklusive Weihnachtsgeld Tarifliche Zuschläge für besondere Arbeitszeiten (z.B. Feiertag/Sonntag/Nacht) Corporate Benefits-Rabatte für Mitarbeitende "Mitarbeitende werben Mitarbeitende"-Prämie Zuschuss zum Deutschland-Ticket Krankengeldzuschuss und Jubiläumsgeld Jobrad: Wunsch-Fahrrad als Leasing-Fahrrad Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge

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Work-Life Balance

30 Tage Jahresurlaub - Zusätzlich 24. und 31.12. frei Gesundheitsprävention und -förderung Umfangreiche betriebsärztliche Betreuung und betriebliches Eingliederungsmanagement Urban Sports Club (bezuschusste Mitgliedschaft)

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Talentmanagement

Individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote Jahresgespräche zur persönlichen Entwicklung Begleitete Einarbeitung

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Unternehmenskultur

Über 75 Jahre gemeinnützig für eine gute Sache Gestaltungsspielraum und wertschätzender Umgang Kooperativer Führungsstil mit direktem Dialog und kurzen Entscheidungswegen Unternehmensveranstaltungen wie z.B. Sommerfest Willkommenstag Konzepte zum Schutz von Kindern und Jugendlichen

Wenn es möglich ist, kommen wir den Wünschen nach flexibler Arbeitszeit und Teilzeitbeschäftigung nach.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht. Wir fördern aktiv die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden. Wir freuen uns daher über alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Behinderung, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität.


Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung. Zur Zuordnung der Bewerbung bitten wir um die Angabe unserer Stellennummer: 13818