Job Description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Kulturbetrieb der Stadt Aachen im Geschäftsbereich Suermondt-Ludwig-Museum die Stelle in der Funktion „Direktionssekretariat“ (m/w/d) in Vollzeit dauerhaft zu besetzen.


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Ihre Aufgabenschwerpunkte

allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben für die Leitung des Suermondt-Ludwig-Museums Kommunikation und Korrespondenz (Telefon, Fax und Email), Erledigung des Postverkehrs (Paketannahme, Postverteilung und -versendung) Führung der Ablage und der Akten sowie Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme Ausfertigung und Verwaltung von Verträgen (Leihverkehr, Vermächtnisse, Schenkungen, Dauerleihgaben), Nachhalten von Versicherungen Vorbereitung, Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Leitung (bspw. Bewirtung, Zusammenstellen von Sitzungsunterlagen, Protokollführung) Mitarbeit bei Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Ausstellungseröffnungen) Terminplanung und -koordination sowie Durchführung anderer adminstrativer Aufgaben (bspw. Wiedervorlagen, Kopierarbeiten, Veranstaltungskalender) Kundinnen- und Gästebetreuung sowie Mitbetreuung von Praktikant*innen
Beschwerdemanagement sowie Beantwortung von Anfragen oder Anregungen Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesen (Büromaterial) Bestandsbewirtschaftung und Versendung von Broschüren, Flyer etc. Reisemanagement (Organisation und Planung von Dienstreisen usw.) Bearbeitung und Abrechnung von Fortbildungs- und Dienstreiseanträgen Tätigkeiten im Bezug auf Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, insbesondere Kassenverwaltung und Bargeldabrechnung
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Das bringen Sie mit

die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zurzum KauffrauKaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung, idealerweise als Bürokauffrau/-mann (m/w/d), Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d)oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Sozialversicherungsfachangestellter (m/w/d)
sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift gute Kenntnisse im Umgang mit Standard MS Office Anwendungen und SAP im Kontext von Auftragsbearbeitung und -erstellung sowie dem Einpflegen von Rechnungen kompetentes und freundliches Auftreten im Umgang mit den Bürgerinnen,

Kundinnen und Partnerinnen des Kulturbetriebs
ein hohes Maß an zeitlicher Flexibilität und Bereitschaft zum Arbeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens sowie an Wochenenden und Feiertagen, zur Abdeckung von Einsatzzeiten im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeit eine sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit Loyalität und Verschwiegenheit gute Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Kundenorientierung
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Wünschenswert

Weitere Fremdsprachenkenntnisse gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
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Das bieten wir

Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeberinnen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung respektvolle und faire Arbeitsbedingungen Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung Vereinbarkeit von Beruf und Familie flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit) Jobticket für den ÖPNV Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.



Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.



Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.



Bewerbungsprozess der Stadt Aachen
Kennzeichen E 49-2025-003331


Teilzeit / Vollzeit Vollzeit


Befristung befristet


Stunden / Woche 39 Std.


Vergütung EG 6 TVöD

Kontakt

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Stellenprofil

Irit Tirtey 0241 432-4920
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Bewerbungsformalitäten

Marina Smits 0241 432-11346

Allgemeine Bewerbungshinweise

Die Stadt Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir streben an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von qualifizierten Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Kulturbetrieb der Stadt Aachen E 49

Der Kulturbetrieb betreibt und unterhält Bildungs-, Kunst- und Kultureinrichtungen der Stadt. Er gestaltet das städtische Kulturleben in kommunalen Einrichtungen, fördert und berät die freie Kulturszene.