Job Description

Das Institut für Immundefizienz (IFI) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Direktionsassistenz

(m/w/d)

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Das Institut für Immundefizienz (IFI) ist ein klinisch-wissenschaftliches Institut mit Aufgaben in der Patientendiagnostik und der immunologischen Forschung. Ziel des Instituts ist, Immundefizienz zu verstehen und zu diagnostizieren, um Patient*innen mit seltenen angeborenen Erkrankungen des Immunsystems bestmöglich zu versorgen und neue wissenschaftliche Erkenntnisse zu gewinnen.

Wir bieten:

eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Patientenversorgung Mitarbeit in einem engagierten, kollegialen Team gründliche Einarbeitung sowie vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten hohe Arbeitsplatzsicherheit sowie attraktive Zusatzleistungen (u. a. betriebliche Altersvorsorge, Jobticket UKF, Hansefit) gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeiten und betriebliches Gesundheitsmanagement

Ihre Aufgaben:

zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen (Ärztinnen/Ärzte, Patientinnen, wissenschaftliche Kooperationspartner*innen) auf Deutsch und Englisch
eigenständige Organisation und Administration des Direktionssekretariats: Termin- und Kalenderverwaltung (inkl. Videokonferenzen), Korrespondenz, Dokumentenbearbeitung sowie Pflege der Homepage Unterstützung der IFI-Leitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, z. B. Reiseorganisation, Rechnungsbearbeitung und Betreuung von Gästen Mitarbeit und Koordination in der Schnittstelle zum Centrum für Chronische Immundefizienz in welchem das Institut für Immundefizienz mitwirkt Mitwirkung im Personalmanagement: Erstellung von Stellenausschreibungen, Koordination von Vorstellungsterminen, Kommunikation mit Bewerberinnen
Unterstützung von Forschung und Lehre: Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (z. B. klinische Konferenzen, Seminare, Retreats), Kommunikation mit Studierenden Übernahme weiterer Aufgaben nach Absprache

Sie bringen mit:

vorzugsweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Quereinsteigerinnen willkommen
mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im medizinischen Umfeld sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen, idealerweise auch Erfahrung mit SAP ausgeprägte Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Flexibilität und Teamfähigkeit selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Interesse? Dann senden Sie uns Ihre Unterlagen!

Fragen? Dann rufen Sie uns an:

Prof. Dr. Stephan Ehl
0761/270-77300
Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.